Bạn đang kinh doanh văn phòng phẩm và muốn sở hữu một phần mềm quản lý văn phòng phẩm giúp giải quyết tối ưu nhất vấn đề quản lý bán hàng?

Hiện nay, trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý, điều này có thể khiến bạn bối rối khi không biết công cụ nào là phù hợp nhất cho mình. Vì vậy, hãy cùng CIT Group khám phá Top 12 phần mềm bán hàng văn phòng phẩm miễn phí tốt nhất hiện nay, đặc biệt phù hợp cho ngành bán lẻ sách và văn phòng phẩm.

Một cửa hàng sách, văn phòng phẩm thì cần quản lý những gì?

Một cửa hàng sách và văn phòng phẩm cần quản lý nhiều yếu tố khác nhau. Giống như quản lý một cửa hàng tiện lợi hay cửa hàng đồ gia dụng, việc quản lý cửa hàng sách bao gồm các nghiệp vụ như quản lý số lượng sản phẩm, quản lý nhập-xuất tồn, và quản lý khách hàng. Tuy nhiên, cửa hàng sách cũng có những đặc thù riêng biệt. Dưới đây là một số nghiệp vụ cụ thể giải thích sự khác biệt này:

Nghiệp vụ quản lý khách hàng:

Theo dõi số lượng khách hàng đến xem và mua sản phẩm, cùng với thông tin cá nhân như tên, số điện thoại, và ngày sinh.
Cấp thẻ thành viên cho khách hàng thường xuyên.
Lập phiếu tích điểm cho từng đầu sách và khách hàng.

Nghiệp vụ quản lý nhân viên:

Phân quyền theo cấp bậc của nhân viên.
Quản lý lịch trình làm việc của nhân viên.
Quản lý điểm thưởng và bảng lương hàng tháng/năm.

Nghiệp vụ quản lý quy trình bán hàng:

Ghi nhận thông tin về sản phẩm bán ra.
Tích lũy điểm cho khách hàng.
Theo dõi số lượng sản phẩm bán ra theo ngày, tuần, tháng.
Quản lý hàng trả lại và số tiền hoàn lại cho khách hàng.
Quản lý quy trình quét mã vạch bởi nhân viên.
Cảnh báo lỗi khi có sai sót trong quá trình bán hàng.

Nghiệp vụ quản lý kho sách:

Theo dõi số lượng sách còn trong kho theo đề mục, tác giả, giá cả, chất lượng và tình trạng.
Thống kê số lượng sách bán ra.
Thống kê sách bán chạy và tồn kho.
Thống kê số lượng sách nhập kho theo từng kỳ.

Dùng Excel để quản lý bán hàng nhà sách, văn phòng phẩm có thật sự hiệu quả?

Việc sử dụng Excel để quản lý bán hàng có thể không hiệu quả cho các cửa hàng lớn với nhiều mặt hàng và mẫu mã khác nhau, đặc biệt khi không có công cụ hỗ trợ khác. Chủ cửa hàng có thể sử dụng Excel hoặc ghi chép tay để lưu trữ thông tin, nhưng có thể gặp khó khăn trong quản lý.

Dưới đây là top 12 phần mềm quản lý văn phòng phẩm miễn phí hiệu quả nhất dành cho bạn

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm MAYBANHANG.NET

Được thành lập vào năm 2014, Nhanh.vn là một trong những công ty chuyên cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng đa kênh tiên phong và phổ biến tại Việt Nam. Nhanh.vn hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây như phần mềm quản lý bán hàng online, dịch vụ thiết kế website, kết nối người bán với vận chuyển, phần mềm hỗ trợ bán hàng trên các nền tảng như mạng xã hội, sàn thương mại điện tử. Hiện nay đã có hơn 80.000 cửa hàng, thương hiệu lớn tại Việt Nam tin chọn Nhanh.vn.

Với những tính năng vượt trội, chi phí hợp lý và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn chính là giải pháp tối ưu giúp shop giải quyết mọi bài toán trong kinh doanh. Qua đó shop có thể tập trung vào việc mở rộng kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Phần mềm quản lý sách, văn phòng phẩm TPos

TPos là một phần mềm bán hàng văn phòng phẩm miễn phí luôn mang tới cho người dùng những trải nghiệm rất tốt với những tính năng giúp người dùng tiết kiệm nhiều công sức thời gian và chi phí. Với những ưu điểm đáng nhắc tới như sau:

Giúp người dùng xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp từ khâu bán hàng tới khâu hậu mãi và quản lý thông tin. Phần mềm quản lý cửa hàng sách giúp bảo mật thông tin khách hàng, quản lý và chăm sóc khách hàng giúp tăng sự tương tác giữa cửa hàng và khách.
Phần mềm giúp thiết lập, quản lý ngân sách những chương trình khuyến mại và triển khai đồng bộ giúp thu hút khách hàng và gia tăng đáng kể lượng bán.
Chức năng phân quyền nhân viên và quản lý chặt chẽ quy trình làm việc giúp giảm thiểu tối đa sự thất thoát trong quá trình làm việc.
Phần mềm quản lý cửa hàng Tpos giúp giải quyết những vấn đề nan giải cho người sử dụng về những yếu tố thời gian như: kiểm tra hàng hoá, theo dõi tình hình của cửa hàng, quản lý hàng hoá xuất nhập tồn… Ngay trên thiết bị di động của mình, chỉ cần kết nối với phần mềm.
Tính năng quản lý kho, quản lý nhân viên, phần mềm quản lý cửa hàng sách giúp chủ cửa hàng tiết kiệm khoản chi phí đáng kể cho nhân viên thu chi và quản lý kho khi có thể kiểm soát hoạt động doanh thu và kho hàng chặt chẽ và theo dõi tình hình kinh doanh sát sao ngay khi ở nhà hoặc đi du lịch.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm KiotViet

KiotViet phần mềm bán hàng văn phòng phẩm là ứng dụng Thu ngân được thiết kế để cài đặt dành riêng trên máy POS cảm ứng. Ứng dụng hỗ trợ người dùng thực hiện các thao tác nhanh chóng, tiện lợi:

Bán hàng.
Trả hàng.
Quản lý thông tin khách hàng.
Quản lý lịch sử đơn hàng.
Xem báo cáo cuối ngày.
Thanh toán đơn offline và đồng bộ đơn.
Thiết lập máy in.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Mento

Mento.vn là phần mềm quản lý bán hàng đa kênh với tiêu chí thuận lợi, tập trung và tiết kiệm được đánh giá là phần mềm hữu ích trong việc quản lý cửa hàng sách dành cho những cửa hàng có quy mô lớn hoặc nhiều chi nhánh với những ưu điểm như sau:

Việc nhập dữ liệu và phân loại sách theo tên, tiêu đề, thể loại và tác giả trở nên dễ dàng hơn nhờ sự hỗ trợ của phần mềm Mento. Công cụ này cho phép bạn lưu trữ thông tin không giới hạn và nhập xuất dữ liệu bằng Excel.
Phần mềm quản lý văn phòng phẩm miễn phí tại cửa hàng sách thường là một nhiệm vụ khó khăn vì sự đa dạng về mặt hàng, chủng loại, mẫu mã và màu sắc. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ từ Mento bạn có thể dễ dàng quản lý theo các thuộc tính của sản phẩm và tra cứu thông tin một cách thuận tiện.
Giao diện thân thiện là công cụ giúp chủ cửa hàng quản lý kho hàng một cách thông minh. Quản lý xuất nhập – tồn hàng hóa là một yếu tố quan trọng đối với cửa hàng sách. Với lợi ích tiềm năng từ các đơn hàng có lợi nhuận thấp và chiết khấu cao, việc quản lý kho hàng một cách khoa học và cẩn thận trở thành điều cần thiết. Chủ cửa hàng cần nắm bắt thông tin về số lượng hàng nhập kho, số lượng hàng bán ra, số lượng sách còn tồn kho, và những sách đã hết hàng.
Điều này giúp chủ cửa hàng hiểu rõ thị hiếu và nhu cầu của khách hàng, từ đó có thể đưa ra quyết định về việc nhập thêm hàng hoặc điều chỉnh để phù hợp với tình hình kinh doanh. Việc quản lý kho cũng trở nên dễ dàng hơn nhiều nhờ tích hợp máy quét mã vạch trong Mento. Bằng cách in tem mã vạch cho từng sản phẩm và sử dụng máy quét, bạn có thể nhanh chóng biết được số lượng sách còn lại trong kho.
Phần mềm Mento cung cấp tính năng đếm số lượng khách hàng đến cửa hàng và tính toán tỷ lệ người mua so với số lượng khách hàng. Điều này giúp bạn kiểm soát chính xác tiến độ bán hàng và linh hoạt áp dụng các chương trình khuyến mãi và quà tặng để thúc đẩy việc mua hàng. Ngoài ra, Mento tự động tính toán chiết khấu theo các chương trình khuyến mại, chiết khấu cho khách

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Facework

Facework là một phần mềm văn phòng phẩm của Công ty cổ phần và Dịch vụ TiT đã được thiết kế nhằm giải quyết những vấn đề khó khăn mà các cửa hàng sách đang gặp phải. Mục tiêu của phần mềm là giúp các cửa hàng sách kiểm soát số lượng sách hiện có một cách chính xác, đồng thời giải quyết các khó khăn trong quá trình nhập kho và xuất sách.

Phần mềm này được phát triển để hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý của các đối tác trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó cung cấp các công cụ và tính năng đáng tin cậy để quản lý số lượng sách trong cửa hàng, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hàng tồn kho và lượng sách đã bán. Đồng thời, phần mềm cung cấp giao diện trực quan và dễ sử dụng, giúp quá trình nhập kho và xuất sách trở nên thuận tiện và nhanh chóng.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Timesoft

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm, TimeSoft đã tạo ra một phần mềm quản lý văn phòng phẩm miễn phí, giúp giải quyết các khó khăn trong việc quản lý cửa hàng sách. Trước đây, việc quản lý cửa hàng sách đã gặp nhiều thách thức do sự đa dạng của các loại sách và đồ dùng văn phòng phẩm. Tuy nhiên, nhờ phần mềm này, quá trình quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với những ưu điểm dưới đây, Timesoft đã thu hút sự quan tâm của nhiều người:

Phân loại sách: Phần mềm cho phép bạn phân loại các loại sách theo chủ đề, ngôn ngữ, lứa tuổi, tác giả, nhà xuất bản và nhiều tiêu chí khác. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý sách trong kho.
Theo dõi thông tin sách: Phần mềm cung cấp thông tin chi tiết về các sách, bao gồm sách bán chạy, số lượng còn lại và lượng sách tồn kho. Điều này giúp bạn nắm bắt tình hình tồn kho và quản lý sách một cách hiệu quả.
Quản lý sách hỏng và mất: Bạn có thể khai báo chi tiết về sách bị hỏng hoặc mất trong phần mềm, giúp bạn theo dõi và xử lý tình trạng này một cách thuận tiện.
Tích hợp máy quét mã vạch và máy in hóa đơn: Phần mềm tích hợp với máy quét mã vạch và máy in hóa đơn, cho phép nhân viên bán hàng in nhiều đơn hàng cùng lúc, tạo sự thuận tiện và chuyên nghiệp cho khách hàng và cửa hàng.
Quản lý thông tin khách hàng: Để kinh doanh thuận lợi hơn, phần mềm cung cấp tính năng lưu trữ thông tin khách hàng, bao gồm số điện thoại, ngày sinh, tên tuổi và các thông tin khác. Ngoài ra, nó cũng tích hợp mã giảm giá ứng với từng nhóm khách hàng khác nhau và tự động tích điểm và áp dụng mã giảm giá theo cấp độ khách hàng.
Quản lý kho sách thông minh: Phần mềm cho phép bạn tự động điều chỉnh nhập hàng và lập kế hoạch phát triển cửa hàng nhanh chóng và phù hợp.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Mona Media

Mona Media là phần mềm được thiết kế và phát triển bởi công ty Mona Media – doanh nghiệp chuyên nghiệp thiết kế website, lập trình các phần mềm, ứng dụng thuộc đa dạng lĩnh vực khác nhau. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Mona Media có giao diện bắt mắt, thân thiện, đơn giản, dễ sử dụng. Khi sử dụng công cụ này, các đầu sách, vật dụng văn phòng phẩm được phân công việc của mình.

Đặc biệt, phần mềm này cũng cho phép thống kế chi tiết, cụ thể số lượng, thời gian hàng hoá xuất hoặc nhập kho, hiển thị và tính toán chính xác từng đơn hàng. Thông qua các tính năng của Mona Media, bạn cũng có thể theo dõi công việc của từng nhân viên, sắp xếp nhiệm vụ cho từng người để tối ưu năng suất công việc, tương tự như phần mềm quản lý công việc.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Sapo

Sapo là một phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm, nhà sách phổ biến, tiện lợi và hữu ích. Với phần mềm này, người dùng có thể phân loại sách theo chủ đề, hình thức và nội dung. Ngoài ra, cũng có thể phân loại và sắp xếp các vật dụng văn phòng phẩm như bút, thước… một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý hàng hóa và tối ưu hóa quá trình làm việc.

Sapo tự động cập nhật và lưu trữ mọi thông tin về lịch sử nhập xuất hàng hóa, đổi trả hàng từ nhà sản xuất. Điều này giúp chủ cửa hàng dễ dàng theo dõi công nợ từ khách hàng và nhà cung cấp một cách chính xác, từ đó có thể lập kế hoạch thanh toán hoặc thu hồi công nợ kịp thời.

Một số tính năng của phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Sapo bao gồm quản lý đầu sách và văn phòng phẩm, quản lý xuất nhập hàng, quản lý kho sách, quản lý chương trình khuyến mãi, tích điểm khách hàng và nhiều tính năng khác.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm VsoftBMS Bookstore

VsoftBMS Bookstore là một phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm miễn phí được thiết kế bởi công ty Vsoft. Phần mềm này ra mắt khá lâu, đã trải qua nhiều phiên bản cập nhật và hiện giờ được khách hàng đánh giá cao. VsoftBMS Bookstore có nhiều tính năng nổi bật, hỗ trợ điều khiển từ xa, do đó bạn không cần có mặt tại cửa hàng vẫn nắm bắt được chi tiết hoạt động kinh doanh tại cửa hàng của mình.

Các tính năng của phần mềm VsoftBMS Bookstore bao gồm: Quản lý sách theo từng mục, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi đơn hàng, hỗ trợ xuất hóa đơn, báo giá, trả hàng hoặc ký gửi,…

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Misa eShop

Misa eShop là phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với nhiều ngành nghề, loại hình kinh doanh, từ quy mô nhỏ lẻ đến các chuỗi cửa hàng lớn. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Misa eshop mang đến cho người dùng giải pháp quản lý toàn diện, thông minh, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Các tính năng của phần mềm Misa eShop bao gồm: Hỗ trợ quản lý số lượng đầu sách, thiết bị văn phòng phẩm; Cho phép người dùng kiểm tra hàng hóa thông qua mã vạch; Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho chính xác, nhanh chóng; Cho phép kiểm tra hàng hóa thông qua mã vạch; Quản lý chương trình khuyến mãi; Cho phép xuất file báo cáo chi tiết, đầy đủ đến từng kênh hoặc từng chi nhánh.

Phần mềm bán hàng văn phòng phẩm Loyverse

Loyverse là phần mềm mang đến giải pháp công nghệ tối ưu cho đa dạng các mô hình kinh doanh, trong đó bao gồm cửa hàng văn phòng phẩm, nhà sách. Phần mềm Loyverse được thiết kế thông minh có khả năng tương thích với nhiều thiết bị máy tính, điện thoại, máy tính bảng, giúp người dùng thuận tiện trong việc theo dõi mọi hoạt động của cửa hàng mình.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm Loyverse bao gồm: Quản lý hoạt động bán hàng, quản lý lượng hàng hóa trong kho, quản lý nhân sự, cho phép quản lý nhiều chi nhánh và hỗ trợ thanh toán đa dạng hình thức.

Phần mềm quản lý văn phòng phẩm Softpro

Một trong những phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm thông minh không thể bỏ qua đó là Sofpro. Đây là công cụ có khả năng kết nối nhiều cửa hàng với nhau, đồng thời hỗ trợ phân nhóm, phân quyền, thiết lập bảng giá và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Đặc biệt những tính năng của phần mềm này được cập nhật, cải tiến liên tục để phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh.

Bên cạnh đó, phần mềm Softpro cũng cho phép người dùng kết nối với nhiều loại máy in, mã vạch, máy tính tiền, thiết bị đọc mã vạch để hỗ trợ hoạt động thanh toán nhanh chóng và chính xác hơn. Softpro cũng cung cấp tính năng quản lý từ xa, do đó dù bạn không có mặt trực tiếp tại cửa hàng cũng dễ dàng theo sát mọi hoạt động của nhân viên.

Tóm lại

Thông qua bài viết trên đây, chúng tôi đã tổng hợp Top 12 phần mềm bán hàng văn phòng phẩm miễn phí, có ích và tốt nhất với đội ngũ chăm sóc khách hàng cực thân thiết, quan kết quả đánh giá của sử dụng của nhiều đơn vị.

Ngoài ra, CIT Group đã và đang cung cấp rất nhiều dịch vụ trong lĩnh vực giải pháp công nghệ, chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế website, thiết kế app, SEO, lập trình phần mềm theo yêu cầu, và tư vấn thương hiệu với mức chi phí hợp lý!