5 phần mềm quản lý giao nhận dễ dùng và chính xác

Việc sử dụng phần mềm quản lý giao nhận trong kinh doanh đem lại nhiều lợi ích thiết thực, chẳng hạn như kiểm soát quy trình, tiết kiệm thời gian giao hàng, và tối ưu hóa nhân lực. Tuy nhiên, sự đa dạng của các ứng dụng trên thị trường hiện nay có thể gây khó khăn cho người bán khi phải lựa chọn.

1. Phần mềm quản lý giao nhận là gì?

Phần mềm quản lý giao nhận (hay còn gọi là ứng dụng quản lý shipper) là công cụ giúp các chủ cửa hàng theo dõi và quản lý quy trình giao nhận hàng hóa. Thay vì sử dụng phương pháp quản lý thủ công, phần mềm này tự động kết nối với các đơn vị vận chuyển và giúp theo dõi quá trình giao – nhận một cách trực quan và hiệu quả. Nhờ đó, việc giao hàng trở nên mượt mà, giảm thiểu rủi ro, đồng thời nâng cao sự hài lòng và độ tin cậy từ khách hàng.

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý giao nhận

Các ứng dụng quản lý giao hàng hiện đại mang lại nhiều lợi ích cho người dùng, bao gồm:

2.1. Kiểm soát chặt chẽ quá trình và thời gian giao hàng

Phần mềm cung cấp các tính năng theo dõi vị trí phương tiện và lộ trình vận chuyển, giúp đảm bảo quá trình giao hàng đúng tiến độ. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tốc độ giao hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

2.2. Giảm chi phí vận hành

Sử dụng phần mềm quản lý giao hàng tự động hóa nhiều công đoạn, từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân công. Việc tự động hóa còn giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giảm chi phí vận tải, mang lại lợi ích trực tiếp cho doanh nghiệp.

2.3. Giảm thiểu sai sót và tăng uy tín

Nhờ vào việc cập nhật thông tin minh bạch về tình trạng hàng hóa và lộ trình giao hàng, sai sót trong quá trình vận chuyển sẽ được hạn chế tối đa. Điều này giúp gia tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng.

2.4. Tiết kiệm nhân lực

Tự động hóa quy trình giao hàng giúp doanh nghiệp cắt giảm bớt các thủ tục không cần thiết và giảm thiểu số lượng nhân sự cần thiết cho việc vận hành, từ đó tiết kiệm chi phí đáng kể.

2.5. Tăng cường hiệu quả kinh doanh

Việc kiểm soát tốt quy trình giao nhận giúp cửa hàng xây dựng các chiến lược tối ưu hóa vận hành, từ đó tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Ngoài ra, khách hàng cũng sẽ hài lòng hơn khi đơn hàng được giao đúng thời hạn.

3. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý giao nhận

Dưới đây là những tính năng phổ biến thường có trong các phần mềm quản lý giao nhận:

3.1. Quản lý người dùng

Chỉ những người có quyền admin mới có thể cấp quyền sử dụng và cập nhật thông tin giao hàng. Điều này đảm bảo tính bảo mật và sự chính xác trong việc quản lý đơn hàng.

3.2. Quản lý danh sách đơn vị vận chuyển

Phần mềm cho phép tạo danh sách các công ty vận chuyển, giúp chủ cửa hàng dễ dàng lựa chọn đối tác phù hợp cho từng đơn hàng cụ thể.

3.3. Quản lý danh sách khách hàng

Phần mềm cũng hỗ trợ các công ty vận chuyển quản lý danh sách đối tác, bao gồm thông tin hợp đồng, thời gian giao nhận và giá cả, giúp theo dõi chi tiết quá trình vận đơn.

3.4. Quản lý đơn hàng chi tiết

Toàn bộ thông tin liên quan đến đơn hàng như sản phẩm, số lượng, giá cước và trạng thái đơn hàng đều được hiển thị trên một giao diện duy nhất, giúp người dùng dễ dàng theo dõi.

3.5. Quản lý quá trình giao nhận

Nhân viên có thể theo dõi tình trạng giao hàng, từ thời gian nhận đơn, đến chi tiết về đơn vị vận chuyển, số tiền cước, đảm bảo mọi thông tin liên quan đến đơn hàng đều được minh bạch.

3.6. Quản lý hoá đơn

Admin có thể cấp số hóa đơn cho từng đơn hàng, giúp theo dõi độ chính xác và phát hiện các đơn có thông tin không khớp.

4. Điểm qua top 5 phần mềm quản lý giao nhận được nhiều chủ shop tin dùng

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý giao hàng phù hợp, hãy tham khảo các lựa chọn dưới đây:

4.1. Phần mềm quản lý giao nhận CIT Delivery

CIT Delivery là phần mềm quản lý giao nhận được phát triển bởi CIT Group, một trong những công ty phần mềm phổ biến. Phần mềm này tập trung vào tối ưu hoá quá trình giao nhận lẫn trải nghiệm của khách hàng.

Ưu điểm của phần mềm:

Tích hợp sẵn: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với nhiều nền tảng thương mại điện tử phổ biến tại Việt Nam như Shopee, Lazada, Tiki.
Quản lý công việc: Có các công cụ để phân công, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ liên quan đến giao nhận.
Theo dõi thời gian thực: Cung cấp khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng và vị trí shipper theo thời gian thực.
Quản lý kho hàng: Cập nhật tự động tồn kho khi đơn hàng được tạo và giao, giúp kiểm soát hàng hóa chính xác.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về tình trạng đơn hàng, hiệu suất giao hàng, doanh thu theo kênh bán hàng.
Tích hợp thanh toán: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm cả COD (Cash on Delivery).
Tích hợp bên thứ ba: Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba khác.

4.2. Phần mềm quản lý giao nhận GHN Express

GHN Express là một phần mềm quản lý giao nhận được phát triển bởi Giao Hàng Nhanh (GHN), một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp, đặc biệt là các cửa hàng trực tuyến, trong việc quản lý và theo dõi quá trình giao hàng.

Ưu điểm phần mềm:

Tích hợp sẵn: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với nhiều nền tảng thương mại điện tử phổ biến tại Việt Nam như Shopee, Lazada, Tiki.
Mạng lưới rộng khắp: Tận dụng mạng lưới giao hàng rộng khắp của GHN trên toàn quốc.
Theo dõi thời gian thực: Cho phép người bán và người mua theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
Quản lý đơn hàng hiệu quả: Cung cấp giao diện quản lý đơn hàng trực quan, giúp dễ dàng tạo và quản lý đơn hàng hàng loạt.
Tính năng in ấn: Cho phép in mã vận đơn và hóa đơn trực tiếp từ hệ thống.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về hiệu suất giao hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình.
Hỗ trợ COD: Hỗ trợ giao hàng thu tiền hộ (COD) và quản lý dòng tiền hiệu quả.
API linh hoạt: Cung cấp API để tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp.

4.3. Nền tảng quản lý tổng hợp Bitrix24

Bitrix24 là một nền tảng quản lý doanh nghiệp tổng hợp, bao gồm cả chức năng quản lý giao nhận. Mặc dù không chuyên biệt về logistics như một số giải pháp khác, Bitrix24 cung cấp các công cụ đa dạng cho quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, CRM, và quản lý công việc, trong đó có thể áp dụng cho quản lý giao nhận.

Ưu điểm:

Đa chức năng: Cung cấp nhiều công cụ trong một nền tảng duy nhất, từ quản lý khách hàng đến quản lý dự án và giao tiếp nội bộ.
Quản lý công việc: Có các công cụ để phân công, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ liên quan đến giao nhận.
Giao tiếp nhóm: Cung cấp các công cụ giao tiếp nội bộ giúp các nhóm logistics phối hợp tốt hơn.
Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tùy chỉnh để phù hợp với 4. trình giao nhận cụ thể của doanh nghiệp.
Báo cáo và phân tích: Cung cấp các công cụ báo cáo để theo dõi hiệu suất giao nhận.
Truy cập đa nền tảng: Có thể truy cập từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.
Lựa chọn triển khai: Có cả phiên bản đám mây và phiên bản cài đặt tại chỗ.
Tích hợp bên thứ ba: Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba khác.

4.4. Phần mềm quản lý giao nhận Fast Delivery

Fast Delivery là một phần mềm quản lý giao nhận được phát triển tại Việt Nam, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý quá trình giao hàng. Phần mềm này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình giao nhận và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Phần mềm quản lý giao nhận Fast Delivery

Ưu điểm phần mềm:

Giao diện thân thiện: Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với người dùng không chuyên về công nghệ.
Quản lý đơn hàng: Cho phép tạo và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, bao gồm cả việc gán đơn hàng cho shipper.
Theo dõi thời gian thực: Cung cấp khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng và vị trí shipper theo thời gian thực.
Tối ưu hóa tuyến đường: Có tính năng gợi ý tuyến đường tối ưu cho shipper, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Báo cáo chi tiết: Tạo các báo cáo về hiệu suất giao hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tích hợp thanh toán: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm cả COD (Cash on Delivery).
Ứng dụng di động: Cung cấp ứng dụng di động cho cả quản lý và shipper, giúp quản lý giao hàng mọi lúc, mọi nơi.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Giao diện có sẵn bằng tiếng Việt và tiếng Anh, phù hợp với các doanh nghiệp đa quốc gia.
Tích hợp API: Cho phép tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp thông qua API.
Quản lý kho: Cung cấp tính năng quản lý kho hàng cơ bản, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho.

4.5. Nền tảng bán hàng và quản lý kho KiotViet

KiotViet là một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng và kho hàng tổng thể, phát triển bởi Citigo Software. Mặc dù KiotViet không phải là một phần mềm quản lý giao nhận chuyên biệt, nó cung cấp các tính năng quản lý đơn hàng và giao hàng như một phần của hệ sinh thái quản lý bán lẻ của mình.

Ưu điểm của KiotViet trong quản lý giao nhận:

Tích hợp toàn diện: KiotViet tích hợp quản lý giao nhận vào hệ thống quản lý bán hàng và kho hàng, tạo ra một quy trình liền mạch từ đặt hàng đến giao hàng.
Quản lý đơn hàng: Cho phép tạo và theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, bao gồm cả đơn hàng online và offline.
Kết nối với đối tác vận chuyển: Tích hợp sẵn với nhiều đơn vị vận chuyển lớn tại Việt Nam như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post.
Quản lý kho hàng: Cập nhật tự động tồn kho khi đơn hàng được tạo và giao, giúp kiểm soát hàng hóa chính xác.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về tình trạng đơn hàng, hiệu suất giao hàng, doanh thu theo kênh bán hàng.
Hỗ trợ đa kênh: Quản lý đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau (cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử) trong một hệ thống duy nhất.
Xử lý COD: Hỗ trợ quản lý giao hàng thu tiền hộ (COD) và đối soát với đơn vị vận chuyển.
Giao diện thân thiện: Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với người dùng không chuyên về công nghệ.
Ứng dụng di động: Cung cấp ứng dụng di động cho phép quản lý đơn hàng và giao hàng mọi lúc, mọi nơi.
Hỗ trợ in ấn: Cho phép in hóa đơn, phiếu giao hàng trực tiếp từ hệ thống.

Kết luận

Qua việc tìm hiểu các phần mềm quản lý giao nhận phổ biến tại Việt Nam, chúng ta có thể thấy rằng mỗi giải pháp đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Khi lựa chọn phần mềm quản lý giao nhận, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô hoạt động, đặc thù ngành nghề, và mục tiêu phát triển của mình. Một số yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm:

Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có
Tính năng tối ưu hóa tuyến đường và quản lý đơn hàng
Khả năng mở rộng và linh hoạt trong việc tùy chỉnh
Chất lượng hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo
Chi phí đầu tư và vận hành

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường thương mại điện tử và logistics, việc lựa chọn đúng giải pháp phần mềm quản lý giao nhận có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng, các doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động giao nhận, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong dài hạn.