Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, quản trị khách hàng trở thành yếu tố quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị khách hàng (Customer Relationship Management – CRM). Vậy phần mềm quản trị khách hàng có vai trò gì trong hoạt động kinh doanh, và tại sao nó lại trở nên phổ biến như vậy?

1. Phần mềm quản trị khách hàng là gì?

Phần mềm quản trị khách hàng tại CIT Software

Phần mềm Quản lý Khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) là một hệ thống công nghệ được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý, theo dõi, và phân tích tất cả các tương tác, mối quan hệ và dữ liệu của khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại.

Mục tiêu chính của CRM là cải thiện mối quan hệ kinh doanh, giúp công ty giữ chân khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng mới, điều này dẫn đến việc tăng doanh số và lợi nhuận. Nói một cách đơn giản, CRM là một “bộ não” chứa tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, từ lần tiếp xúc đầu tiên cho đến giao dịch cuối cùng.

Các chức năng cốt lõi của phần mềm quản trị khách hàng CRM

Quản Lý Thông Tin Khách Hàng (Contact Management)

Hồ sơ tập trung: Lưu trữ tất cả thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, số điện thoại, email) và lịch sử tương tác (cuộc gọi, email, họp, khiếu nại) tại một nơi duy nhất.
Phân loại Khách hàng: Phân nhóm khách hàng tiềm năng (Leads) và khách hàng hiện tại theo các tiêu chí khác nhau (ngành nghề, khu vực, mức độ tiềm năng).

Quản Lý Bán Hàng (Sales Force Automation – SFA)

Quản lý Cơ hội/Tiềm năng (Leads & Opportunities): Theo dõi toàn bộ hành trình của một khách hàng tiềm năng từ khi họ bày tỏ sự quan tâm đến khi họ chốt đơn hàng (Sales Pipeline).
Dự báo Bán hàng: Dựa trên dữ liệu trong Pipeline, hệ thống giúp dự báo doanh thu sẽ đạt được trong tương lai.
Quản lý Công việc/Lịch trình: Hỗ trợ đội ngũ bán hàng lên lịch các cuộc hẹn, cuộc gọi, và các công việc cần làm.

Quản Lý Marketing

Quản lý Chiến dịch: Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch Marketing (Email Marketing, Quảng cáo, Sự kiện) đã dẫn đến bao nhiêu khách hàng tiềm năng.
Phân khúc Khách hàng: Dựa trên dữ liệu hành vi để chia nhóm khách hàng mục tiêu cho các chiến dịch quảng cáo hoặc chăm sóc cá nhân hóa.

Quản Lý Dịch Vụ Khách Hàng (Customer Service)

Hệ thống Ticket/Yêu cầu: Ghi nhận và theo dõi các yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại hoặc sự cố của khách hàng cho đến khi được giải quyết (Case Management).
Kho kiến thức (Knowledge Base): Cung cấp tài liệu, hướng dẫn để nhân viên dịch vụ có thể nhanh chóng giải quyết vấn đề.

3. Lợi ích khi doanh nghiệp dùng phần mềm quản trị khách hàng CRM

Quản lý tốt thông tin khách hàng

Hệ thống CRM giúp doanh nghiệp theo dõi thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Hệ thống cho phép lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, ghi chú và tương tác cá nhân, giúp doanh nghiệp cải thiện việc quản lý mối quan hệ khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung vào các khách hàng tiềm năng, xác định nhu cầu của khách hàng và cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu

Hệ thống CRM cung cấp các công cụ để tạo báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện ra xu hướng và thị trường mới, đưa ra các chiến lược tiếp thị hiệu quả hơn và tăng doanh số bán hàng.

Đảm bảo bảo mật thông tin

Hệ thống CRM đảm bảo rằng dữ liệu khách hàng được lưu trữ an toàn tại trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp và được bảo vệ an toàn. Doanh nghiệp có thể yên tâm về việc bảo mật thông tin khách hàng và tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu.

Tối ưu hóa quy trình bán hàng

Hệ thống CRM cung cấp các công cụ để quản lý quy trình bán hàng, từ việc tạo cơ hội bán hàng, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ và đánh giá hiệu suất giúp tăng cường hiệu quả bán hàng, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi và tăng doanh số bán hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình bán hàng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Tăng tính linh hoạt và cải thiện năng suất làm việc

Hệ thống CRM có thể truy cập thông tin khách hàng từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet, từ các thiết bị di động và máy tính. Điều này giúp tăng tính linh hoạt và cải thiện năng suất làm việc của nhân viên, đồng thời tăng khả năng tiếp cận khách hàng và tạo ra kết nối tốt hơn.

4. Top phần mềm quản trị khách hàng cho doanh nghiệp

Phần mềm quản trị khách hàng tốt nhất hiện nay Kaizen SME của CIT Software

Kaizen SME là hệ thống Phần mềm Quản lý Khách hàng (CRM) được CIT Software thiết kế đặc biệt, tập trung vào nhu cầu của các Doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (SME). Với tên gọi lấy cảm hứng từ triết lý “Kaizen” của Nhật Bản (cải tiến liên tục), phần mềm này cam kết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng để đạt được sự tăng trưởng bền vững.

Khác biệt với các giải pháp CRM cồng kềnh và phức tạp, Kaizen SME cung cấp một nền tảng đơn giản, dễ triển khai, nhưng vẫn mạnh mẽ và đầy đủ các tính năng cốt lõi.

>>>>> Khám phá ngay: Phần mềm quản lý khách hàng CRM hiệu quả cho doanh nghiệp nhất hiện nay

Kaizen SME cung cấp nhiều module và tính năng phong phú, phù hợp để quản lý toàn diện:

Quản lý khách hàng / CRM: lưu trữ thông tin khách hàng (liên hệ, lịch sử giao dịch, tương tác), phân loại khách hàng, theo dõi lead → khách → hợp đồng/deal.
Tự động hóa marketing và chăm sóc khách hàng: gửi thông báo tự động, email và SMS để hỗ trợ chăm sóc, giữ liên lạc và chăm sóc khách hàng tiềm năng.
Quản lý bán hàng và đơn hàng bao gồm việc lập báo giá, hợp đồng, đơn đặt hàng, thanh toán và xuất hóa đơn.
Quản lý kho và hàng hóa: giám sát tồn kho, nhập và xuất, hàng hóa, đơn đặt hàng và tồn kho bán hàng.
Quản lý tài chính & kế toán: ghi lại doanh thu, chi phí, công nợ, báo cáo tài chính và sổ sách giúp công ty nắm bắt dòng tiền của họ một cách rõ ràng và hiệu quả.
Quản lý nhân sự và công việc: theo dõi hồ sơ nhân viên, chấm công, lương, nhiệm vụ, dự án và phân quyền truy cập. Điều này là tốt cho các công ty có nhiều nhân viên.
Phân tích & báo cáo dữ liệu: Đánh giá và đưa ra quyết định dễ dàng hơn khi tổng hợp dữ liệu từ các nguồn như kho, khách hàng, bán hàng và tài chính thành báo cáo.

Ai nên dùng Kaizen SME?

Doanh nghiệp vừa & nhỏ cần quản lý khách hàng + bán hàng + kho + tài chính trên cùng một hệ thống.
Hộ, shop, doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm, nhiều khách hàng, cần CRM + quản lý kho + quản lý đơn hàng.
Công ty có nhân sự, bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng, cần đồng bộ dữ liệu & phân quyền chi tiết.
Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình, số hóa nghiệp vụ để vận hành chuyên nghiệp, tối ưu chi phí.

Phần mềm quản trị khách hàng Salesforce CRM

Phần mềm CRM nổi tiếng toàn cầu, phù hợp cho các doanh nghiệp lớn nhờ tính năng mở rộng và tích hợp linh hoạt.

Salesforce là phần mềm quản lý thông tin (data) khách hàng miễn phí, hỗ trợ việc tổng hợp nhanh chóng các thông tin cơ bản về từng khách hàng. Ngoài ra, nó còn hỗ trợ bạn tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn, cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng doanh số bán hàng đồng thời duy trì chế độ bán hàng nghiêm ngặt.

Một số tính năng của phần mềm CRM miễn phí:

Quản lý thông tin khách hàng cụ thể bao gồm tên, số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh…
Bạn có thể truy cập thông tin doanh thu theo khách hàng hoặc theo nhóm khách hàng hoặc bạn có thể truy cập thông tin bán hàng cụ thể theo khách hàng.
Dễ dàng giao tiếp với khách hàng trên phần mềm
Phần mềm có thể được sử dụng từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng.

Phần mềm quản trị khách hàng Sapo

Sapo là phần mềm quản lý khách hàng dành riêng cho các chủ cửa hàng giúp hỗ trợ các hoạt động quản lý từ khách hàng, nhân viên, tồn kho, hàng hóa,… để bạn có thể tiết kiệm 80% thời gian và chi phí nhân sự, khiến việc quản lý khách hàng trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

Quản lý thông tin khách hàng chi tiết bao gồm: tên, số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh,…
Dễ dàng lọc và phân loại khách hàng để tạo các chương trình khuyến mãi sinh nhật hoặc các dịp đặc biệt khác.
Thiết lập chính sách giá hoặc chiết khấu trên giá bán riêng theo từng nhóm khách hàng như nhóm khách lẻ, khách hàng thân thiết, khách VIP,…
Dễ dàng tạo các chương trình khách hàng thân thiết bằng hình thức thiết lập tích điểm với các mức thẻ vàng, bạc, đồng,…
Gửi tin nhắn và email tự động với ứng dụng gửi SMS được tích hợp sẵn trong phần mềm.
Hỗ trợ báo cáo doanh thu, lợi nhuận,… theo khách hàng chi tiết.
Hỗ trợ quản lý khách hàng từ nhiều kênh bán hàng như Facebook, website,…

Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng GetFly

Đây là phần mềm quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, chuyên nghiệp. Quản lý khép kín quy trình Trước – Trong – Sau bán hệ thống và bài bản, hỗ trợ quản lý tương tác giữa các phòng ban Marketing – Sales – Chăm sóc khách hàng trên một nền tảng. Ứng dụng thống nhất quy trình, tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực, đột phá doanh thu.

Phần mềm cung cấp cho khách hàng trải nghiệm 30 ngày miễn phí, giúp doanh nghiệp hiểu được quy trình hoạt động mà phần mềm mang lại.

Phần mềm quản trị khách hàng CRM Zoho

ZOHO CRM Plus là gói phần mềm hỗ trợ việc quản lý thông tin khách hàng hàng ngày, gói phần mềm chăm sóc khách hàng này giúp phát triển mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Một số tính năng của phần mềm:

Quản lý thông tin khách hàng cụ thể bao gồm tên, số điện thoại, email, địa chỉ, ngày sinh…
Cung cấp giải pháp quản lý khách hàng tiên tiến.
Phần mềm có thể được sử dụng từ máy tính hoặc thiết bị di động.
Dễ dàng giao tiếp với khách hàng trên phần mềm.
Bộ tài nguyên phân tích dữ liệu mạnh mẽ.

Kết luận

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm quản trị khách hàng chuyên nghiệp hoặc viết phần mềm theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!