Trong môi trường kinh doanh hiện đại, quản lý mua hàng hiệu quả là rất quan trọng để doanh nghiệp đạt được lợi nhuận tối ưu và hoạt động suôn sẻ. Tuy nhiên, quy trình mua hàng truyền thống đôi khi gặp phải một số vấn đề, chẳng hạn như khó theo dõi nhà cung cấp, mất kiểm soát tồn kho hoặc sai sót trong đơn hàng.
Do đó, phần mềm quản lý mua hàng đã được phát triển để giúp các công ty giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa việc quản lý đơn hàng và tự động hóa quy trình mua sắm. Bài viết này của CIT sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các tính năng của phần mềm quản lý mua hàng
Phần mềm quản lý mua hàng là gì?
Phần mềm Quản lý Mua hàng (Procurement Management Software) là một hệ thống ứng dụng được thiết kế để tự động hóa, kiểm soát và tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ và vật tư cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp, từ khâu khởi tạo yêu cầu đến khâu thanh toán cuối cùng.
Ngoài ra, thông qua các quy trình kiểm tra nghiêm ngặt, phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty kiểm soát chặt chẽ tất cả các khâu trong quy trình mua hàng. Giúp quản lý toàn bộ quy trình mua hàng, từ khi có yêu cầu mua hàng, lập đơn hàng và thanh toán.
Lợi ích của phần mềm quản lý mua hàng
Các phần mềm quản lý mua hàng không chỉ là công cụ; chúng còn là những đối tác chiến lược có lợi cho doanh nghiệp bằng nhiều cách.
Sự phát triển của quy trình mua sắm bằng cách sử dụng các phần mềm này không chỉ là một bước tiến quan trọng mà còn là điều quan trọng để mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cao hơn cho quá trình quản lý doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Tự động hóa việc mua hàng: Phần mềm hỗ trợ các công ty trong việc tự động hóa các công việc liên quan đến mua hàng, từ việc lập kế hoạch mua hàng đến việc theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa. Bởi vì điều này, các công ty có thể tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời nâng cao hiệu quả mua hàng.
- Giảm thiểu sai sót: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty tránh sai sót trong quá trình mua hàng, chẳng hạn như lỗi nhập liệu, tính toán và chi phí.
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Phần mềm hỗ trợ quản lý mua hàng bằng cách cung cấp các báo cáo chi tiết về các hoạt động mua hàng. Các báo cáo này giúp các công ty phân tích và đưa ra quyết định mua hàng hợp lý.
- Hạn chế gián đoạn quy trình sản xuất – kinh doanh: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty lập kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu thực tế của sản xuất và bán hàng, ngăn chặn dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
- Lựa chọn những nhà cung cấp có chất lượng: Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ các công ty quản lý báo giá và lựa chọn nhà cung cấp, cho phép so sánh giá và chọn nhà cung cấp tốt. Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu liên lạc, lịch sử giao dịch và đánh giá chất lượng nhà cung cấp
- Hỗ trợ tối ưu lượng hàng hóa tồn kho, giảm chi phí lưu kho và cải thiện hiệu quả quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty quản lý hàng hóa tồn kho của họ theo từng loại hàng hóa, nhóm hàng hóa, nhà cung cấp, v.v.
- Phần mềm quản lý mua hàng cũng giúp các công ty dự đoán nhu cầu mua hàng, đưa ra lựa chọn tồn kho tối ưu và cảnh báo khi hàng hóa hết hạn, quá tải hoặc thiếu hụt.
- Quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào hiệu quả, tránh tình trạng hàng hóa hỏng hóc, lỗi thời, mất giá trị
- Theo dõi quá trình mua hàng của doanh nghiệp theo thời gian thực, cập nhật nhanh chóng các thông tin về đơn hàng, nhà cung cấp hàng hóa, chi phí, thanh toán,…
- Tạo ra các báo cáo, thống kế và phân tích dữ liệu về hoạt động mua hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả mua hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay – CIT Software
Phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất hiện nay – CIT được phần lớn các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý quy trình mua hàng, các đơn hàng cũng như các nhà cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu sau khi cài đặt và triển khai phần mềm CIT Software.
Điều này sẽ cho phép nâng cao đáng kể hiệu quả vận hành của chuỗi cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu. Chúng tôi sẽ tối ưu hóa chi phí, tăng doanh thu bán hàng và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và kho bãi.
Tính năng nổi bật Phần mềm quản lý bán hàng CIT Software
Tự động hóa yêu cầu báo giá
Phần mềm quản lý mua hàng của CIT Software cung cấp tính năng quản lý yêu cầu báo giá để cải thiện trải nghiệm người dùng. Theo đó, người dùng có thể tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp dựa trên các thông số đã định trước. Đặc biệt là:
- Tự động gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp dựa trên mức độ tồn kho, cho phép các bộ phận thực hiện các yêu cầu mua hàng trực tiếp
- Với các quy tắc cung ứng linh hoạt dựa trên đơn đặt hàng, dự báo lệnh sản xuất, mức độ tồn kho tối thiểu và các quy tắc vận chuyển, bạn có thể tăng hiệu suất quản lý kho và mua hàng.
- Tùy thuộc vào chiến lược sản xuất và phân phối của doanh nghiệp, người tiêu dùng có thể lựa chọn các phương thức mua hàng bổ sung khác nhau cho từng sản phẩm.
Quản lý đơn hàng mua
Người dùng ứng dụng quản lý mua hàng của CIT Software có thể thực hiện các thao tác sau:
- Thêm mới/sửa/hủy đơn hàng mua
- Theo dõi luồng trạng thái của từng đơn hàng
- Theo dõi lịch sử mua hàng theo từng nhà cung cấp
Người dùng sẽ tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu tối đa trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất.
Quản lý nhà cung cấp và bảng giá nhà cung cấp
Tính năng này sẽ giúp người dùng tốt hơn trong quá trình mua hàng, giảm thiểu các thao tác thủ công, hỗ trợ quá trình tìm kiếm và đưa ra các quyết định mua thông minh dựa trên thông tin họ có.
- Quản lý nhà cung cấp: cho phép người dùng thay đổi, sửa đổi, xóa hoặc cập nhật thông tin về nhà cung cấp; tra cứu; quản lý danh mục hàng hóa theo nhà cung cấp; và đánh giá nhà cung cấp theo lịch sử cung cấp.
- Quản lý bảng giá nhà cung cấp: dễ dàng tạo bảng giá và công thức giá cho mỗi nhà cung cấp. Theo đó, người dùng có thể tạo và lưu trữ nhiều bảng giá khác nhau, làm cho quá trình mua hàng trở nên dễ dàng hơn.
Quản lý sản phẩm & biến thể sản phẩm
Phần mềm quản lý mua hàng giúp người dùng theo dõi và thao tác trên hệ thống bằng cách hỗ trợ quản lý các sản phẩm và biến thể sản phẩm chi tiết:
- Thao mới, sửa chữa, xóa sản phẩm dễ dàng với bộ lọc tiện ích
- Mở rộng, thay đổi hoặc loại bỏ các biến thể sản phẩm, tra cứu các biến thể thông qua bộ lọc tiện ích
Điều này cho phép người dùng, đặc biệt là các nhà quản trị, dễ dàng kiểm soát số lượng sản phẩm và các biến thể sản phẩm.
Quản lý hàng sắp về & hóa đơn nhà cung cấp
Ứng dụng quản lý mua hàng cung cấp hai tính năng quan trọng để theo dõi hàng về và hóa đơn của nhà cung cấp:
- Quản lý hàng sắp về: cho phép nhân viên mua hàng theo dõi các mặt hàng sắp về, số lượng còn lại và lịch sử giao nhận hàng của nhà cung cấp.
- Quản lý hóa đơn nhà cung cấp: cho phép người dùng tra cứu nhanh trạng thái hóa đơn của các nhà cung cấp cụ thể
Báo cáo & cấu hình
Người dùng có thể dễ dàng xem và theo dõi các thông tin chính xác khi đưa ra quyết định mua hàng với báo cáo mua hàng được tổng hợp tự động theo thời gian thực.
Ngoài ra, người dùng có thể tự cấu hình các thông tin cần thiết để thực hiện tốt các giao dịch mua hàng từ nhà cung cấp. Sau đó, người dùng có thể đặt các thông số sau đây:
- Đơn hàng bao gồm thỏa ước mua hàng, cảnh báo, v.v.
- Lên hóa đơn (bao gồm kiểm soát thanh toán và hóa đơn mua – nhận – nhà cung cấp ba chiều)
- Bảng giá nhà cung cấp cho sản phẩm
- Kho vận (giao hàng)
Tại sao nên lựa chọn phần mềm quản lý mua hàng của CIT Software
Giải pháp thiết kế theo yêu cầu (Customized Procurement System)
Khác biệt lớn nhất của CIT Software là khả năng cung cấp giải pháp thiết kế riêng biệt, thay vì chỉ bán phần mềm đóng gói:
- Khớp 100% Quy Trình: Hệ thống được xây dựng để hỗ trợ chính xác quy trình mua hàng độc quyền, phức tạp và đặc thù của doanh nghiệp bạn (ví dụ: quy trình phê duyệt đa cấp độ, quy tắc chi tiêu đặc biệt).
- Tích hợp Sâu: Đảm bảo phần mềm mua hàng tích hợp liền mạch và hiệu quả với các hệ thống hiện có của bạn (như ERP, Kế toán, Quản lý Kho) để đồng bộ dữ liệu hoàn hảo.
Tối Ưu Hóa Kiểm Soát Chi Tiêu và Giảm Gian Lận
- Mở rộng quy tắc Trình duyệt: Thiết lập các quy tắc phê duyệt tự động dựa trên giá trị đơn hàng, phòng ban hoặc loại hàng hóa giúp đảm bảo rằng tất cả các mua hàng đều tuân thủ ngân sách ngay từ đầu.
- Tăng cường Kiểm soát 3 Chiều: Hệ thống được lập trình để thực hiện quy trình Đối chiếu 3 Chiều (PO, Phiếu giao hàng, Hóa đơn) một cách chính xác và chặt chẽ nhất theo tiêu chuẩn kế toán của doanh nghiệp.
Thiết Kế Linh Hoạt, Hướng Tới Người Dùng
Phần mềm được thiết kế để giúp đội ngũ mua hàng làm việc hiệu quả hơn và dễ sử dụng hơn:
- Giao diện trực quan/giao diện người dùng (UI/UX): Giao diện được thiết kế thân thiện, dễ học và dễ sử dụng giúp các phòng ban và nhóm mua hàng nhanh chóng làm quen và sử dụng.
- Quản lý di động: Ứng dụng di động cho phép quản lý và phê duyệt yêu cầu mua hàng, cho phép các nhà quản lý cấp cao làm việc từ bất kỳ nơi nào, đẩy nhanh tốc độ mua hàng.
Nền Tảng Công Nghệ Hiện Đại và Bảo Mật
- Khả năng mở rộng (Scalability): Hệ thống dựa trên công nghệ mới có thể dễ dàng mở rộng khi nhu cầu mua sắm hoặc quy mô doanh nghiệp tăng lên.
- Bảo mật Dữ liệu Cao: CIT Software tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt để bảo vệ thông tin nhạy cảm liên quan đến giá cả, hợp đồng và nhà cung cấp của bạn.
>>>> Thiết kế phần mềm chuyển phát nhanh giao hàng nhanh, hiệu quả nhất hiện nay
Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý mua hàng hoặc viết phần mềm theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!
