Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty theo dõi và quản lý thông tin, lịch sử mua hàng từ các nhà cung cấp và tình trạng giao nhận.

Phần mềm quản lý mua hàng là gì?

Phần mềm quản lý mua hàng là giải pháp ERP giúp hỗ trợ doanh nghiệp, là một công cụ công nghệ thông tin được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình mua hàng, từ việc tạo yêu cầu mua hàng, so sánh báo giá, đặt hàng, theo dõi đơn hàng đến thanh toán và quản lý nhà cung cấp.

Ngoài ra, thông qua các quy trình kiểm tra nghiêm ngặt, phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty kiểm soát chặt chẽ tất cả các khâu trong quy trình mua hàng. Giúp quản lý toàn bộ quy trình mua hàng, từ khi có yêu cầu mua hàng, lập đơn hàng và thanh toán.

Lợi ích phần mềm quản lý mua hàng

Các phần mềm quản lý mua hàng không chỉ là công cụ; chúng còn là những đối tác chiến lược có lợi cho doanh nghiệp bằng nhiều cách.

Sự phát triển của quy trình mua sắm bằng cách sử dụng các phần mềm này không chỉ là một bước tiến quan trọng mà còn là điều quan trọng để mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cao hơn cho quá trình quản lý doanh nghiệp.

Phần mèm quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

Tự động hóa việc mua hàng: Phần mềm hỗ trợ các công ty trong việc tự động hóa các công việc liên quan đến mua hàng, từ việc lập kế hoạch mua hàng đến việc theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa. Bởi vì điều này, các công ty có thể tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời nâng cao hiệu quả mua hàng.
Giảm thiểu sai sót: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty tránh sai sót trong quá trình mua hàng, chẳng hạn như lỗi nhập liệu, tính toán và chi phí.
Nâng cao hiệu quả quản lý: Phần mềm hỗ trợ quản lý mua hàng bằng cách cung cấp các báo cáo chi tiết về các hoạt động mua hàng. Các báo cáo này giúp các công ty phân tích và đưa ra quyết định mua hàng hợp lý.
Hạn chế gián đoạn quy trình sản xuất – kinh doanh: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty lập kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu thực tế của sản xuất và bán hàng, ngăn chặn dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
Lựa chọn những nhà cung cấp có chất lượng: Phần mềm quản lý mua hàng hỗ trợ các công ty quản lý báo giá và lựa chọn nhà cung cấp, cho phép so sánh giá và chọn nhà cung cấp tốt. Hỗ trợ lưu trữ dữ liệu liên lạc, lịch sử giao dịch và đánh giá chất lượng nhà cung cấp
Hỗ trợ tối ưu lượng hàng hóa tồn kho, giảm chi phí lưu kho và cải thiện hiệu quả quản lý kho bãi: Phần mềm quản lý mua hàng giúp các công ty quản lý hàng hóa tồn kho của họ theo từng loại hàng hóa, nhóm hàng hóa, nhà cung cấp, v.v.
Phần mềm quản lý mua hàng cũng giúp các công ty dự đoán nhu cầu mua hàng, đưa ra lựa chọn tồn kho tối ưu và cảnh báo khi hàng hóa hết hạn, quá tải hoặc thiếu hụt.
Quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào hiệu quả, tránh tình trạng hàng hóa hỏng hóc, lỗi thời, mất giá trị
Theo dõi quá trình mua hàng của doanh nghiệp theo thời gian thực, cập nhật nhanh chóng các thông tin về đơn hàng, nhà cung cấp hàng hóa, chi phí, thanh toán,…
Tạo ra các báo cáo, thống kế và phân tích dữ liệu về hoạt động mua hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả mua hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.

Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay – CIT Software

CIT Software là Phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất hiện nay, được phần lớn các doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng quản lý quy trình mua hàng, các đơn hàng cũng như các nhà cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu sau khi cài đặt và triển khai phần mềm CIT Software.

Điều này sẽ cho phép chúng tôi nâng cao đáng kể hiệu quả vận hành của chuỗi cung ứng hàng hóa và nguyên vật liệu. Chúng tôi sẽ tối ưu hóa chi phí, tăng doanh thu bán hàng và cải thiện hiệu quả chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và kho bãi.

Tính năng nổi bật Phần mềm quản lý bán hàng CIT Software

Tự động hóa yêu cầu báo giá

Phần mềm quản lý mua hàng của CIT Software cung cấp tính năng quản lý yêu cầu báo giá để cải thiện trải nghiệm người dùng. Theo đó, người dùng có thể tự động gửi yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp dựa trên các thông số đã định trước. Đặc biệt là:

Tự động gửi yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp dựa trên mức độ tồn kho, cho phép các bộ phận thực hiện các yêu cầu mua hàng trực tiếp
Với các quy tắc cung ứng linh hoạt dựa trên đơn đặt hàng, dự báo lệnh sản xuất, mức độ tồn kho tối thiểu và các quy tắc vận chuyển, bạn có thể tăng hiệu suất quản lý kho và mua hàng.
Tùy thuộc vào chiến lược sản xuất và phân phối của doanh nghiệp, người tiêu dùng có thể lựa chọn các phương thức mua hàng bổ sung khác nhau cho từng sản phẩm.

Quản lý đơn hàng mua

Người dùng ứng dụng quản lý mua hàng của CIT Software có thể thực hiện các thao tác sau:

Thêm mới/sửa/hủy đơn hàng mua
Theo dõi luồng trạng thái của từng đơn hàng
Theo dõi lịch sử mua hàng theo từng nhà cung cấp

Người dùng sẽ tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu tối đa trong khi vẫn đảm bảo hiệu suất.

Quản lý nhà cung cấp và bảng giá nhà cung cấp

Tính năng này sẽ giúp người dùng tốt hơn trong quá trình mua hàng, giảm thiểu các thao tác thủ công, hỗ trợ quá trình tìm kiếm và đưa ra các quyết định mua thông minh dựa trên thông tin họ có.

Quản lý nhà cung cấp: cho phép người dùng thay đổi, sửa đổi, xóa hoặc cập nhật thông tin về nhà cung cấp; tra cứu; quản lý danh mục hàng hóa theo nhà cung cấp; và đánh giá nhà cung cấp theo lịch sử cung cấp.
Quản lý bảng giá nhà cung cấp: dễ dàng tạo bảng giá và công thức giá cho mỗi nhà cung cấp. Theo đó, người dùng có thể tạo và lưu trữ nhiều bảng giá khác nhau, làm cho quá trình mua hàng trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý sản phẩm & biến thể sản phẩm

Phần mềm quản lý mua hàng giúp người dùng theo dõi và thao tác trên hệ thống bằng cách hỗ trợ quản lý các sản phẩm và biến thể sản phẩm chi tiết:

Thao mới, sửa chữa, xóa sản phẩm dễ dàng với bộ lọc tiện ích
Mở rộng, thay đổi hoặc loại bỏ các biến thể sản phẩm, tra cứu các biến thể thông qua bộ lọc tiện ích

Điều này cho phép người dùng, đặc biệt là các nhà quản trị, dễ dàng kiểm soát số lượng sản phẩm và các biến thể sản phẩm.

Quản lý hàng sắp về & hóa đơn nhà cung cấp

Ứng dụng quản lý mua hàng cung cấp hai tính năng quan trọng để theo dõi hàng về và hóa đơn của nhà cung cấp:

Quản lý hàng sắp về: cho phép nhân viên mua hàng theo dõi các mặt hàng sắp về, số lượng còn lại và lịch sử giao nhận hàng của nhà cung cấp.
Quản lý hóa đơn nhà cung cấp: cho phép người dùng tra cứu nhanh trạng thái hóa đơn của các nhà cung cấp cụ thể

Báo cáo & cấu hình

Người dùng có thể dễ dàng xem và theo dõi các thông tin chính xác khi đưa ra quyết định mua hàng với báo cáo mua hàng được tổng hợp tự động theo thời gian thực.

Ngoài ra, người dùng có thể tự cấu hình các thông tin cần thiết để thực hiện tốt các giao dịch mua hàng từ nhà cung cấp. Sau đó, người dùng có thể đặt các thông số sau đây:

Đơn hàng bao gồm thỏa ước mua hàng, cảnh báo, v.v.
Lên hóa đơn (bao gồm kiểm soát thanh toán và hóa đơn mua – nhận – nhà cung cấp ba chiều)
Bảng giá nhà cung cấp cho sản phẩm
Kho vận (giao hàng)