Với xu hướng làm việc từ xa và sự kết hợp của mô hình làm việc linh hoạt còn được gọi là hybrid working các yếu tố cần thiết cho quản lý dự án đã được nâng cao. Các nhân viên cùng dự án có thể không còn làm việc cùng một văn phòng nữa.

Chính vì vậy, việc sử dụng các công cụ quản lý dự án phù hợp sẽ giúp đội nhóm dễ dàng thống nhất lộ trình phát triển dự án, thực hiện các nhiệm vụ và trao đổi thông tin.

Jira là một công cụ được sử dụng phổ biến đến nay. Bài viết này CIT Group sẽ giúp bạn hiểu Jira là gì, những lợi ích mà doanh nghiệp có thể tận dụng và các chức năng phổ biến của nó.

JIRA là gì?

JIRA là một công cụ do Atlassian phát triển để quản lý dự án và theo dõi vấn đề. Nó thường được sử dụng để lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý công việc trong môi trường phát triển phần mềm, nhưng nó cũng có thể được sử dụng trong quản lý sản phẩm, dịch vụ khách hàng và nhiều lĩnh vực khác.

Báo cáo năm 2017 của Gartner cho thấy JIRA là một trong những công cụ tốt nhất để quản lý dự án. “Ở vị trí người đứng đầu, Bạn nên cân nhắc việc sử dụng JIRA như một giải pháp cho việc vận hành cả các dự án thông thường lẫn các dự án phát triển phần mềm linh hoạt (còn được gọi là các dự án Agile) và có nhu cầu hạn chế về chức năng quản lý danh mục

Phương pháp luận Agile có trong JIRA. Trong trường hợp bạn chưa biết, đây là một khuôn khổ dành cho việc phát triển phần mềm hoạt động theo bốn nguyên tắc

Đặt cá nhân và tương tác trên công cụ và quy trình
Phần mềm tốt hơn tài liệu tổng quan
Việc làm việc cùng với khách hàng có giá trị hơn việc đàm phán một hợp đồng.
phản hồi để thay đổi quan trọng hơn được thực hiện đúng cách.

Những nguyên tắc này là nền tảng cho hệ thống quản lý dự án của Atlassian, trong đó sự tùy biến và linh hoạt là yếu tố quan trọng nhất.

Chức năng chính của JIRA

Quản lý dự án: Với JIRA, người dùng có thể tạo và quản lý nhiều dự án, theo dõi tiến độ của chúng và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm.
Theo dõi vấn đề: Người dùng có thể tạo và quản lý các vấn đề, chẳng hạn như lỗi, yêu cầu tính năng, nhiệm vụ và các công việc khác từ khởi tạo đến hoàn thành.
Tùy chỉnh quy trình làm việc: JIRA cho phép tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với nhu cầu riêng của từng tổ chức, cho phép điều chỉnh các bước trong quy trình phát triển dễ dàng.

Phương pháp Agile

JIRA hỗ trợ các phương pháp Agile như Scrum và Kanban, cho phép người dùng theo dõi backlog, tổ chức sprint và quản lý tiến độ một cách hiệu quả. Các bảng Kanban và Scrum có thể được tùy chỉnh để phản ánh quy trình làm việc của nhóm.

Báo cáo và Phân tích

Để theo dõi tiến độ của dự án và hiệu suất của nhóm, JIRA cung cấp nhiều loại báo cáo và biểu đồ. Các báo cáo này có thể bao gồm số lượng vấn đề đã được giải quyết, thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ và các chỉ số khác

Tích hợp

JIRA có thể kết hợp với nhiều công cụ khác của Atlassian, chẳng hạn như Confluence (quản lý tài liệu) và Bitbucket (quản lý mã nguồn), cũng như các ứng dụng bên ngoài, chẳng hạn như GitHub, Slack và một số công cụ CI/CD. Điều này hỗ trợ trong việc xây dựng một môi trường quản lý dự án liền mạch.

Giao diện Người dùng

Giao diện JIRA dễ sử dụng cho phép người dùng tạo và quản lý các vấn đề nhanh chóng. Tính năng tìm kiếm và lọc mạnh mẽ làm cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý Người dùng

JIRA giúp quản lý vai trò và quyền truy cập của từng thành viên trong nhóm, giúp bảo vệ thông tin an toàn và kiểm soát người dùng hiệu quả.

Đặc biệt trong lĩnh vực phát triển phần mềm, JIRA là một công cụ linh hoạt và hiệu quả giúp các tổ chức quản lý dự án, theo dõi tiến độ và cải thiện quy trình làm việc. JIRA có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau của các nhóm làm việc nhờ sự đa dạng và khả năng tùy chỉnh của nó.

Ai cần sử dụng JARA?

JIRA ban đầu chỉ dành cho các lập trình viên chuyên phát triển phần mềm. Tuy nhiên, về sau đó, nó có thể được sử dụng bởi bất kỳ bộ phận nào để quản lý các dự án một cách hiệu quả, đặc biệt hữu ích đối với các nhóm cần cộng tác và xử lý các vấn đề theo một cách nhất định. Đây là một số ví dụ về cách các nhóm làm việc không liên quan đến lập trình có thể sử dụng JIRA để quản lý dự án:

Bộ phận Marketing: Khi một công ty cần xây dựng một dự án, bạn có thể sử dụng JIRA để truyền định hướng thông điệp cho những người viết lời quảng cáo, cung cấp yêu cầu về đồ họa cho thiết kế và cho phép trưởng bộ phận đánh dấu hoàn thành và báo hiệu hoàn thành dự án.
Bộ phận hỗ trợ: Các ngân hàng, công ty thương mại và phần lớn các doanh nghiệp nhỏ đều cần theo dõi quy trình làm việc. JIRA có thể đáp ứng các yêu cầu hướng dẫn hoặc kiểm toán của bộ phận hỗ trợ của bạn.
Các đội ngũ làm việc theo Agile: Jira cung cấp các tính năng hỗ trợ mạnh mẽ cho các phương pháp Agile như Scrum và Kanban, giúp các đội ngũ làm việc linh hoạt, thích ứng với thay đổi và giao hàng sản phẩm nhanh chóng.
Các đội ngũ quản lý dự án: Jira không chỉ dành riêng cho các dự án phần mềm. Nó cũng có thể được sử dụng để quản lý các dự án khác như marketing, thiết kế, hoặc bất kỳ dự án nào yêu cầu sự phối hợp làm việc của nhiều người.
Các tổ chức muốn cải thiện quy trình làm việc của họ vì Jira giúp các tổ chức minh bạch hơn, tăng hiệu quả làm việc và giảm rủi ro dự án.

Các doanh nghiệp và đội ngũ hoạt động từ xa: Khả năng tổ chức đội ngũ của JIRA sẽ hữu ích nếu công ty của bạn chuyên làm việc từ xa hoặc sử dụng các freelancer, cộng tác viên. Công cụ này cung cấp một hệ thống trung tâm cho phép nhân viên và đồng nghiệp kiểm tra các nhiệm vụ được giao. Các công cụ có khả năng báo cáo tiến độ công việc như JIRA sẽ được các nhà quản lý đánh giá cao.

Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng Jira

Các thuật ngữ cơ bản:

Issue: Một đơn vị công việc trong Jira có thể là một nhiệm vụ, lỗi, câu chuyện hoặc epic. Nó đại diện cho một yêu cầu hoặc vấn đề cần được giải quyết.
Project: Một tập hợp các vấn đề có liên quan, thường là một dự án hoặc một sản phẩm.
Status là trạng thái của một vấn đề, cho biết tiến độ của vấn đề đó. Ví dụ: Đang làm, Đang tiến hành, Đã hoàn thành.
Priority: Mức độ ưu tiên của một vấn đề, cho biết sự cấp bách của việc giải quyết vấn đề đó.
Assignee: người chịu trách nhiệm thực hiện vấn đề.
Reporter: Người đưa ra vấn đề.
Label: Nhãn được sử dụng để phân loại các vấn đề dựa trên các chủ đề hoặc đặc điểm chính.
Component: Thành phần của một sản phẩm, được sử dụng để tập hợp các vấn đề liên quan đến một phần cụ thể của sản phẩm.
Version: Phiên bản của sản phẩm, được sử dụng để liệt kê các vấn đề liên quan đến một phiên bản nhất định.

Các thuật ngữ liên quan đến quy trình làm việc Agile

Sprint: Một khoảng thời gian ngắn, thường là hai tuần, trong đó một nhóm làm việc để thực hiện một tập hợp các vấn đề đã được lên kế hoạch.
Backlog: Danh sách các vấn đề cần thực hiện trong dự án.
Product Backlog: Danh sách các vấn đề được coi là quan trọng nhất sẽ được hoàn thành trong các sprint tiếp theo.
Sprint Backlog: Danh sách các vấn đề đã được chọn để hoàn thành trong một sprint nhất định.
Scrum là một hệ thống quản lý dự án Agile phổ biến với Jira.
Burndown: Chart hiển thị số lượng tổng số công việc phải hoàn thành trong một sprint và số lượng ước tính.
Daily stand-up: là một cuộc họp nhỏ 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc, giúp mọi người hiểu toàn bộ công việc của ngày hôm qua.

Các thuật ngữ khác:

Workflow: Quy trình làm việc của một vấn đề, bao gồm các trạng thái nó đi qua và các điều kiện chuyển đổi giữa chúng.
Transition: Việc chuyển đổi một issue từ trạng thái này sang trạng thái khác.
Epic: Một tập hợp các câu chuyện liên quan đến một mục tiêu chung.
Subtask: Một nhiệm vụ nhỏ hơn bao gồm một vấn đề lớn hơn.
Attachment: Tệp đính kèm với một issue, chẳng hạn như hình ảnh, tài liệu hoặc mã nguồn.
Custom field: Trường tùy chỉnh được tạo ra để lưu trữ các thông tin bổ sung về issue.
JQL (Jira Query Language): Ngôn ngữ truy vấn để tìm kiếm các issue dựa trên các tiêu chí cụ thể.

Khởi Động Một Dự Án Mới Với JIRA

Để bắt đầu làm việc với JIRA, bạn sẽ cần thực hiện một số bước, nhưng đây vốn là một ứng dụng tuyệt vời để hỗ trợ bạn thực hiện các bước tiến hành. Bạn có thể dễ dàng thiết lập một dự án mới chỉ bằng cách tải phần mềm quản lý dự án JIRA về.

Hướng dẫn sử dụng Jira có người mới bắt đầu

Sau đó, chọn loại hình dự án mà bạn thích. Bạn có thể chọn từ ba loại:

Scrum dành cho các nhóm làm việc với các dự án lặp đi lặp lại. Thông thường, các dự án này sẽ phát hành các phiên bản mới hoặc bản cập nhật theo thời gian. Scrum cũng là một phương pháp tuyệt vời để quản lý dự án.)
Kanban phù hợp với các nhóm có nền tảng hỗ trợ vì họ thực hiện các dự án với các quy trình liên tục. Loại này giúp người dùng giảm sự quá tải công việc của họ.
Kết hợp những đặc điểm tốt nhất của hai phương pháp trên, Kanplan có thể được sử dụng để quản lý dự án. Nó cũng có một backlog có thể được quy hoạch theo kiểu Kanban, chứa những thứ chưa được hoàn thành.

Ta sẽ đi vào chi tiết sau khi bạn chọn loại hình tổ chức phù hợp. Bạn nên chọn một cái tên bao gồm cả tên của những người tham gia và tên của dự án. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tiến hành dự án của mình.

Thiết lập team

Mỗi thành viên của nhóm sẽ được thiết lập là người dùng JIRA. Bạn có thể thiết lập bảng quản trị viên (administrators) để xử lý nhiệm vụ này nếu đội bạn có nhiều người hoặc bạn thuê nhiều cộng tác viên thời vụ. Bạn có thể tự quản trị một mình nếu công ty hoặc đội bạn nhỏ.

Để thiết lập đội, hãy vào Cài đặt (cài đặt), chọn biểu tượng răng cưa và chọn Quản lý người dùng. Sau đó, nhập tên và địa chỉ email của tất cả các cá nhân. Những cá nhân này sẽ nhận được email mời tham gia.

Chọn đối tượng bạn muốn chọn rồi click vào “Thêm nhóm” để cho phép người dùng hoặc quản trị viên thêm người khác. Thêm họ vào nhóm quản lý chuyên môn. Ngoài ra, sau đó, họ sẽ có khả năng quản lý các người dùng khác thay mặt bạn.

Quyền quản trị

Nếu bạn làm việc với một đội hoặc có nhiều cộng tác viên thời vụ, các quyền quản trị rất hữu ích. Các quyền quản trị cho mỗi dự án sẽ mất nhiều thời gian.

May mắn thay, các kế hoạch phân quyền quản trị—cách bán tốt hơn—có sẵn với JIRA.

Tính năng lập kế hoạch phân quyền quản trị cho phép bạn tạo ra nhiều loại quyền phù hợp với nhiều loại dự án. Sau khi lập một kế hoạch, bạn chỉ cần áp dụng nó cho bất kỳ dự án nào bạn thích. Về lâu dài, điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Để thiết lập một kế hoạch phân quyền quản trị, bạn phải:

Mở Cài đặt. Chọn Các vấn đề (cần xử lý).
Chọn các kế hoạch phân quyền quản trị
Thêm kế hoạch phân quyền bổ sung.
Đặt tên cho bản kế hoạch và một vài dòng mô tả ngắn.

Bước tiếp theo, bạn đưa kế hoạch đã được thiết lập vào dự án trước đó bằng cách:

Mở cài đặt Chọn các dự án (Dự án).
Tìm phần Tổng hợp dự án trên trang quản trị sau khi chọn dự án.
Để xem bản kế hoạch phân quyền quản trị cho dự án này, hãy chọn tên kế hoạch trong khu vực Permission (Phân quyền) ở dưới góc phải.
Bên dưới thanh menu, chọn mục “Hành động”. Sau đó, chọn “Sử dụng một kế hoạch khác”. (Sử dụng một chiến lược khác)
Chọn kế hoạch bạn muốn liên kết với dự án bạn đang làm trên trang Associate Permission Scheme to Project.
Để liên kết với kế hoạch, hãy chọn nút Associate.

Ước tính & theo dõi

Phần tiếp theo trong việc tùy chỉnh là xác định số lượng công việc ước tính trong backlog và khoảng thời gian cần tối thiểu. Điều này sẽ giúp bạn quản lý thời gian hoàn thành dự án, tải trọng công việc và tốc độ hoàn thành. Để ước tính và theo dõi các chỉ số này, bạn có thể sử dụng điểm sự kiện trong phần Story points hoặc sử dụng các tiêu chuẩn khác.

Tiến hành các bước sau:

Trong bảng giao diện dự án mà bạn đang thực hiện
Chọn Board > Configure
Chọn mục Estimation (đánh giá)
Trong trường Estimation Statistic chọn Story Points, Business Value, Original Estimate, Issue Count, hoặc <Custom Field>