Bạn đã bao giờ nghe về một ứng dụng giúp tối ưu hóa kế hoạch chưa? Điều đó hoàn toàn có thể được thực hiện bằng phần mềm Trello để quản lý dự án phần mềm. Thao tác dễ dàng, nhanh chóng và giao diện đơn giản để sử dụng. Thật tuyệt vời khi ứng dụng Trello miễn phí, phải không?

Hãy cùng CIT Group tìm hiểu thêm về phần mềm Trello và các tính năng nổi bật của nó trong việc quản lý dự án phần mềm nhé!

Trello là gì?

Trello là một công cụ trực quan dành cho quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ các nhóm và cá nhân theo dõi và hoàn thành các nhiệm vụ. Phương pháp Kanban, nổi tiếng với tính linh hoạt và đơn giản, là nền tảng cho quy trình này.

Trello rất phổ biến trong các doanh nghiệp ở Việt Nam, được coi là một trong những công cụ tốt nhất để quản lý công việc. Phần mềm Trello có thể rất hữu ích cho cả cuộc sống công việc và cá nhân. Trello có thể được sử dụng để:

Theo dõi và kiểm soát các dự án hiệu quả. Để quản lý tốt hơn các dự án của bạn trong các lĩnh vực bán hàng và quảng cáo, hãy sử dụng Trello. và nhiều hơn nữa.
Trello là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch kiểm soát kho hàng, theo dõi hàng tồn kho và thậm chí thực hiện chuyển nhà.
Hơn nữa, ứng dụng Trello phù hợp với những công việc cần sự cộng tác của nhiều người, chẳng hạn như tham quan, du lịch và xây dựng đội ngũ.

Tại sao Trello lại phổ biến?

Giao diện trực quan: Trello cho phép bạn tạo một giao diện trực quan dễ hiểu sử dụng các thẻ, cột và bảng. Bạn có thể dễ dàng hình dung các bước khác nhau của một dự án và cách từng bước được hoàn thành.
Linh hoạt và tùy chỉnh: Trello cho phép bạn tùy chỉnh các thẻ, cột và bảng theo quy trình làm việc của mình. Để theo dõi chi tiết hơn, bạn có thể thêm nhãn, hạn chót, người thực hiện và các thông tin khác vào thẻ.
Dễ sử dụng: Giao diện của Trello rất dễ sử dụng, ngay cả đối với người mới. Bạn có thể sử dụng Trello ngay lập tức mà không cần đào tạo nhiều.
Tích hợp Trello với nhiều ứng dụng: Để tăng hiệu quả làm việc, bạn có thể tích hợp Trello với các ứng dụng khác như Dropbox, Slack, Google Drive và khác.

Các tính năng nổi bật của Trello app?

Từng vị trí và trạng thái của công việc được phân chia và quản lý rõ ràng. Ví dụ: công việc đang thực hiện, đã hoàn thành, đã hủy,…
Tổng hợp phân chia công việc cho từng thành viên trong nhóm, bao gồm mô tả công việc, thời gian và tình trạng hoàn thành.
Trello là một công cụ hỗ trợ làm việc theo nhóm, cho phép các thành viên trong nhóm yêu cầu giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Trello có giao diện rõ ràng, dễ sử dụng, linh hoạt và hoàn toàn miễn phí. Với những tính năng cao cấp, bạn phải trả phí. Tuy nhiên, chỉ sử dụng phiên bản miễn phí là đủ cho phần lớn các công việc.

Tại sao nên sử dụng Trello cho quản lý dự án phần mềm?

Linh hoạt và linh hoạt: Trello cho phép bạn tạo các bảng, cột và thẻ theo nhu cầu của dự án phần mềm.
Dễ sử dụng: Giao diện trực quan đơn giản giúp các thành viên trong nhóm làm quen nhanh chóng.
Cộng tác hiệu quả: Các tính năng như bình luận, nhãn và gán nhiệm vụ cho phép các thành viên giao tiếp và làm việc dễ dàng.
Theo dõi tiến độ rõ ràng: Bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ và toàn bộ dự án bằng cách di chuyển các thẻ giữa các cột.
Tích hợp Trello với các công cụ khác: Trello cho phép bạn sử dụng các công cụ như GitHub, Bitbucket và Slack để hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình phát triển phần mềm.

Cách sử dụng Trello trong quản lý dự án phần mềm

Tạo bảng: Mỗi bảng có thể là một dự án, tính năng hoặc module phần mềm.
Tạo cột: Các giai đoạn trong quy trình phát triển phần mềm thường được mô tả bằng các cột như:

To do: Các nhiệm vụ vẫn chưa bắt đầu.
In Progress: Các nhiệm vụ đang được thực hiện.
Review: Các nhiệm vụ đã hoàn thành và hiện đang chờ kiểm tra.
Done: Các nhiệm vụ đã được thực hiện và kiểm tra.

Tạo thẻ: Mỗi thẻ đại diện cho một nhiệm vụ cụ thể. Ví dụ, “Thiết kế giao diện đăng nhập” hoặc “Viết code backend cho tính năng thanh toán” là những ví dụ về các nhiệm vụ này.

Thêm chi tiết vào thẻ: Bạn có thể thêm các chi tiết như:

Mô tả chi tiết nhiệm vụ.
Người thực hiện.
Hạn chót.
Các nhãn để phân loại (ví dụ: bug, feature, hotfix).
Các tập tin đính kèm (ví dụ: tài liệu thiết kế, code).

Sử dụng các tính năng được cải thiện:

Labeling: Phân loại các thẻ theo ưu tiên, loại công việc, v.v.
Checklists: Tạo danh sách các công việc con trong một thẻ để tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ hơn.
Due Dates: Đặt hạn chót cho các nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ của chúng.
Attachments: Các tệp liên quan đến nhiệm vụ được đính kèm.
Comments: Thảo luận với các thành viên khác trong nhóm về nhiệm vụ.

Dùng Trello để quản lý dự án

Khi bắt đầu sử dụng Trello, đây là phương pháp thông dụng và dễ hiểu nhất. Đặc biệt, phần hướng dẫn sử dụng ban đầu của Trello giúp bạn tạo một bảng với ba danh sách cơ bản nhất cho mọi dự án: To Do, Doing, and Done.

Dùng template có sẵn của Trello

Đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng Trello để gắn các công việc của mình vào các card khác nhau và sau đó đưa chúng vào danh sách tương ứng với từng giai đoạn của card đó. Mức độ hoàn thành công việc sẽ tăng dần từ trái qua phải theo các mẫu To Do (những công việc sẽ làm), Doing (những công việc đang làm) và Done (những công việc đã xong).

Cải tiến thêm

Mức độ yêu cầu chi tiết sẽ phức tạp hơn nhiều trong các dự án thực tế. Khi đó, Trello board cần được tùy chỉnh để phù hợp với nhiều loại công việc khác nhau.

Trước khi bạn chuyển card từ Doing sang Done, bạn sẽ phải thực hiện bước kiểm tra lại. Đây có thể là một phần của quá trình kiểm tra chất lượng trước khi hoàn thành. Nó cũng có thể là một bước mà khách hàng có thể sử dụng để đánh giá xem công việc đã được hoàn thành đúng như yêu cầu.

Do đó, trong một dự án thực tế, có thể có những “công đoạn” ở giữa để hỗ trợ quản lý và theo dõi.

Đảm bảo thông tin của Thẻ luôn đầy đủ

Ngoài ra, để cung cấp thêm thông tin cần thiết, bạn có thể sử dụng các tính năng khác của một card Trello:

Assign: giao cho những thành viên tham gia chịu trách nhiệm về card đó. Các thành viên khác nhau có thể chịu trách nhiệm cho mỗi giai đoạn. Nếu bạn đã hoàn thành phần của mình, hãy chuyển card đó sang danh sách tiếp theo bên phải và tiếp tục gán “assign” cho thành viên khác.

Label: dán nhãn trên card để đánh dấu thông tin kèm theo, chẳng hạn như mức độ quan trọng hoặc cần thiết của nó. Ví dụ: Urgent, Important, Critical, Nice to have…

Date of Due là thời hạn của thẻ. Đồng hồ trên thẻ sẽ đỏ lên để nhắc nhở bạn khi thời hạn tới. Một thói quen tốt để giao tiếp và kiểm soát công việc là đặt Due Date cho nhân viên.

Attachment: Bạn có thể kết hợp tất cả các tài liệu khác vào thẻ, chẳng hạn như các file và liên kết, để giúp tổng hợp các thông tin liên quan vào một nơi thay vì gửi email qua lại, khiến việc tra cứu sau này trở nên khó khăn hơn.
Ví dụ: Sau khi thiết kế hoàn thành, bạn phải kết hợp file PSD của mình vào để nhà phát triển có thể tải về và cắt HTML. Khi bạn QA phát hiện ra lỗi, hãy liên kết cái screenshot có đánh dấu để Dev có thể tìm thấy nó.

Checklist: một danh sách các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện bởi card đó. Đối với những thẻ có nhiều nhiệm vụ, tốt nhất là bạn nên tạo một checklist đầy đủ liệt kê tất cả những việc cần làm để tránh sai sót và để đánh dấu từng nhiệm vụ nhỏ khi đã hoàn thành.

Comments: Đây là lợi thế của Trello so với các công cụ To-Do khác. Do có nhiều người làm việc cùng nhau, phần bình luận hỗ trợ trao đổi hiệu quả và tập trung giữa các thành viên. Bất kỳ thông tin nào xuất hiện cũng cần được thảo luận lại để quản lý và khách hàng có thể theo dõi các bình luận để nắm bắt quá trình thực hiện để điều chỉnh phù hợp.