Ngành kế toán đang trải qua cuộc cách mạng thầm lặng từ ứng dụng AI trong kế toán, nhưng ít doanh nghiệp nhận ra những tiềm năng đột phá đằng sau công nghệ này. Theo Deloitte, 87% CFO tin rằng AI sẽ thay đổi toàn diện ngành kế toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đang bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm 40% thời gian xử lý số liệu và giảm 90% sai sót bằng cách sử dụng các giải pháp AI ít được biết đến. Bài viết này của CIT sẽ giúp bạn khám phá hệ thống AI trong kế toán nhé!
Ứng dụng AI trong kế toán là gì?
Ứng dụng AI trong kế toán là việc tích hợp các công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI – Artificial Intelligence) vào các quy trình kế toán để tự động hóa, phân tích dữ liệu, dự báo tài chính và hỗ trợ ra quyết định trong các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính và kế toán.
Thay vì hoàn toàn phụ thuộc vào con người để xử lý chứng từ, nhập liệu hoặc lập báo cáo, các phần mềm kế toán có tích hợp AI có thể:
- Tự động xác định, phân loại và nhập hóa đơn chứng từ
- Phân tích dữ liệu kế toán: tài chính để tìm xu hướng, sai sót hoặc bất thường
- Tính toán dòng tiền, chi phí và lợi nhuận dựa trên dữ liệu trước đây
- Đưa ra lời khuyên hoặc tư vấn tài chính dựa trên mô hình học máy
- Hỗ trợ kiểm toán nội bộ và xác định gian lận kế toán thông qua hành vi
Các công nghệ AI thường được ứng dụng trong kế toán bao gồm:
- Machine Learning (Học máy): Giúp hệ thống “học” từ dữ liệu kế toán trong quá khứ để đưa ra dự báo hoặc nhận diện bất thường.
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP): Dùng để trích xuất thông tin từ hóa đơn, email, hợp đồng…
- RPA (Robotic Process Automation): Tự động hóa các thao tác lặp lại như nhập số liệu, gửi báo cáo, đối chiếu dữ liệu.
- Generative AI: Tạo báo cáo tài chính, tóm tắt dữ liệu hoặc soạn email/biên bản kế toán tự động.
Lợi ích của việc ứng dụng AI trong kế toán
Tự động hóa các quy trình kế toán thủ công
Ứng dụng AI trong kế toán giúp giải quyết các vấn đề lặp đi lặp lại, chẳng hạn như nhập liệu, đối chiếu hóa đơn, tổng hợp báo cáo và kiểm tra chứng từ. Hệ thống có thể tự động xử lý hàng trăm chứng từ với độ chính xác cao trong thời gian ngắn nhờ công nghệ như RPA (Robotic Process Automation) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Điều này giúp giảm số lượng công việc cần thiết cho kế toán viên và giảm sai sót do con người gây ra.
Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự
Thay vì cần một đội ngũ lớn để xử lý sổ sách kế toán, ứng dụng AI trong kế toán cho phép một nhóm nhỏ hơn hoàn thành khối lượng công việc lớn hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nâng cao độ chính xác và giảm thiểu rủi ro sai sót
AI không bị mệt mỏi hay mất tập trung như con người. Các hệ thống AI có thể phát hiện lỗi sai, phân tích sự khác biệt trong dữ liệu kế toán và cảnh báo rủi ro tài chính khi chúng được lập trình và huấn luyện đúng cách. Điều này giúp công ty giảm nguy cơ pháp lý liên quan đến số liệu sai hoặc khai báo thuế sai.
Hỗ trợ phân tích và dự báo tài chính chính xác hơn
AI có khả năng xử lý lượng lớn dữ liệu và phát hiện xu hướng mà con người có thể bỏ lỡ. Điều này cho phép doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thực tế để dự đoán dòng tiền, chi phí và doanh thu trong tương lai, giúp họ lập kế hoạch tài chính hiệu quả hơn. Trong lĩnh vực kế toán quản trị, đây là một trong những ứng dụng tốt nhất của học máy.
Phát hiện gian lận tài chính và kiểm soát nội bộ hiệu quả
Việc ứng dụng AI trong kế toán có thể phát hiện các mô hình gian lận và cảnh báo cho bộ phận kế toán hoặc kiểm toán nội bộ bằng cách phân tích các giao dịch không giống nhau. Thay vì phải lo lắng về hậu quả, việc này giúp doanh nghiệp chủ động giảm rủi ro. Thay vì chỉ phụ thuộc vào con người, các tập đoàn lớn hiện nay đang sử dụng AI để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ thông minh.
Ứng dụng của AI trong kế toán
Tự động xử lý hóa đơn và nhập liệu kế toán
Hệ thống có thể quét và trích xuất thông tin như tên nhà cung cấp, số tiền, mã số thuế và nội dung hàng hóa từ hóa đơn giấy, PDF hoặc email với sự hỗ trợ của công nghệ OCR kết hợp xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP). Sau đó, trí tuệ nhân tạo tự động đưa các bút toán kế toán vào phần mềm. Điều này giúp kế toán viên tối ưu hóa hiệu suất, giảm thời gian nhập liệu thủ công và giảm sai sót.
Tự động phân loại giao dịch và ghi sổ kế toán
Nếu một giao dịch được xác định là chi phí quảng cáo, hệ thống sẽ tự động ghi nhận vào tài khoản 641 hoặc 642 tương ứng. Qua thời gian, AI sẽ ngày càng trở nên “thông minh” hơn và xử lý phân loại một cách chính xác, đồng nhất. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế việc phân loại sai tài khoản – một lỗi rất phổ biến trong kế toán thủ công.
Phân tích báo cáo tài chính và dự đoán dòng tiền
AI giúp các công ty xây dựng các báo cáo chi tiết, trực quan và hỗ trợ dự báo tài chính trong tương lai bằng cách phân tích nhiều dữ liệu tài chính kế toán. Các phần mềm tích hợp Machine Learning có thể đưa ra các dự báo như: doanh thu theo mùa vụ, chi phí vận hành, biến động lợi nhuận, hoặc tình hình dòng tiền trong 3 – 6 tháng tới. Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể chủ động lập kế hoạch tài chính, điều chỉnh ngân sách hoặc chuẩn bị ứng phó với các tình huống bất lợi.
Cải thiện khả năng tuân thủ và báo cáo đúng hạn
AI giúp hệ thống kế toán tự động kiểm tra các quy định pháp lý, so sánh dữ liệu và cảnh báo nếu có vấn đề phát sinh, chẳng hạn như sai lệch thuế hoặc thời hạn nộp báo cáo. Việc này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị phạt hoặc truy thu tiền vì nó giúp họ đáp ứng đúng các yêu cầu từ cơ quan thuế và kiểm toán.
Tạo báo cáo tài chính bằng ngôn ngữ tự nhiên (NLG)
AI cũng có thể sử dụng công nghệ tạo ra ngôn ngữ tự nhiên (NLG) để tự động viết các báo cáo tài chính mô tả. Hệ thống AI có thể tự động viết các đoạn văn như “Chi phí hoạt động quý 1 tăng 15% so với quý trước, chủ yếu do tăng chi phí marketing” thay vì kế toán viên phải viết phần thuyết minh thủ công. Điều này giúp người lãnh đạo hoặc không chuyên về kế toán dễ dàng hiểu báo cáo mà không cần đọc nhiều con số.
Tối ưu hóa nghĩa vụ thuế
Ứng dụng AI trong kế toán có thể giúp các công ty tự động tính toán thuế, đối chiếu giữa hóa đơn và báo cáo thuế và xác định các sai lệch trước khi cơ quan thuế kiểm tra chúng. Một số phần mềm còn sử dụng AI để liên tục cập nhật luật thuế và cảnh báo các công ty vi phạm. Điều này làm giảm đáng kể nguy cơ sai sót thuế, chậm kê khai hoặc bị phạt hành chính.
Trợ lý ảo và chatbot hỗ trợ nghiệp vụ kế toán
Trong môi trường làm việc hiện đại, các AI chatbot hoặc trợ lý ảo kế toán đang dần phổ biến. Những công cụ này có thể giúp nhân viên kinh doanh kiểm tra tình trạng hóa đơn, tra cứu công nợ hoặc hỏi nhanh các thông tin kế toán thường gặp. Ngoài ra, chatbot có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân kinh doanh quản lý sổ sách, nhắc nhở các thời hạn nộp thuế hoặc gửi báo cáo hàng tháng qua ứng dụng hoặc email.
>>> Xem thêm: Xu hướng ứng dụng AI trong báo cáo tài chính
Những ứng dụng AI trong kế toán đột phá nhưng ít người biết đến
Generative AI tạo báo cáo tài chính tự động
Generative AI (AI tạo sinh) không chỉ được dùng để viết nội dung marketing hay tạo hình ảnh – mà còn có khả năng tự động tạo ra các bản báo cáo tài chính có nội dung thuyết minh chi tiết. AI có thể sử dụng ngôn ngữ tự nhiên để mô tả các sự kiện kinh doanh thay vì chỉ hiển thị số liệu khô khan trên bảng Excel. Ví dụ: “Chi phí vận hành tăng đột biến trong tháng 3 do tăng giá nguyên vật liệu và chi phí logistics”.
AI hỗ trợ phát hiện gian lận kế toán tinh vi qua hành vi
AI hiện đại có thể phân tích hành vi của người dùng trong hệ thống kế toán để phát hiện các dấu hiệu gian lận tinh vi, khác với các công cụ kiểm toán truyền thống chỉ phát hiện lỗi dựa trên số liệu cụ thể.
Ví dụ: một nhân viên kế toán thường xuyên thao tác trên dữ liệu ngoài giờ làm việc, hay truy cập nhiều tài khoản không thuộc phân quyền. Để cảnh báo sớm các rủi ro, AI sẽ so sánh các hành vi này với mô hình gian lận đã học. Đây là một bước tiến mới giúp nâng cao kiểm soát nội bộ, điều mà các phần mềm kế toán thông thường không có khả năng thực hiện.
AI phân tích cảm xúc từ email nội bộ để cảnh báo rủi ro tài chính
Việc AI sử dụng công nghệ phân tích cảm xúc (sentiment analysis) để đọc – hiểu – đánh giá nội dung các email nội bộ, đặc biệt là trong các phòng ban tài chính, kế toán, mua hàng, và bán hàng.
AI có thể cảnh báo hệ thống về rủi ro như sai lệch sổ sách, thao túng doanh thu hoặc rủi ro về dòng tiền khi hệ thống phát hiện ra các dấu hiệu như sự lo lắng, mâu thuẫn hoặc hoài nghi trong cách nhân viên nói chuyện. Đây là một ứng dụng mạnh mẽ giúp các công ty chủ động ngăn chặn khủng hoảng tài chính ngay từ đầu.
AI tích hợp với Blockchain để tạo hệ thống sổ cái “không thể sửa đổi”
Khi AI được tích hợp với công nghệ Blockchain, hệ thống kế toán có thể tạo ra một sổ cái phân tán với tính bất biến cao, nơi mọi giao dịch đều được ghi nhận minh bạch và không thể chỉnh sửa sau khi đã ghi sổ.
AI sẽ tự động ghi nhận, kiểm tra và xác minh các giao dịch. Điều này sẽ giúp các công ty xây dựng một hệ thống kế toán an toàn, minh bạch và khó bị thao túng. Kiểm toán, quản lý tài sản lớn và các doanh nghiệp tài chính đầu tư sẽ thích ứng với ứng dụng này.
Cá nhân hóa tư vấn tài chính cho từng bộ phận trong doanh nghiệp
Ngày nay, AI có thể cá nhân hóa thông tin tài chính cho từng bộ phận, chẳng hạn như tiếp thị, bán hàng, sản xuất và nhân sự, thay vì chỉ cung cấp một báo cáo tài chính chung. Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh có thể nhận được một bảng tóm tắt về doanh thu theo khu vực và phòng nhân sự có thể được thông báo về chi phí lương vượt ngân sách.
AI phân tích dữ liệu theo từng mục tiêu cụ thể và đưa ra gợi ý điều chỉnh ngân sách, giúp tất cả các bộ phận trong công ty quản lý tài chính một cách chủ động hơn, giúp họ không phụ thuộc hoàn toàn vào phòng kế toán.
AI có thể thay thế kế toán viên không?
Việc ứng dụng AI trong kế toán hiện đã và đang thay thế các tác vụ mang tính lặp lại và xử lý dữ liệu lớn như nhập số liệu chứng từ, hóa đơn, phiếu thu – chi, đối chiếu sổ sách, kiểm tra hóa đơn đầu vào, ra, phân loại giao dịch tài chính, tự động lập báo cáo tài chính theo mẫu,…
Dù rất mạnh về kỹ thuật, AI vẫn là một công cụ – nó không thể hiểu ngữ cảnh kinh doanh, không thể phán đoán trong tình huống phức tạp, cũng như không có khả năng xử lý linh hoạt như con người.
AI chỉ hỗ trợ về mặt công cụ, còn kế toán viên là người đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm pháp lý. AI sẽ không thay thế kế toán viên, nhưng sẽ thay thế những kế toán viên không biết ứng dụng AI. Kế toán viên trong tương lai cần biết cách kết hợp giữa chuyên môn và công nghệ, để nâng cao giá trị và không bị tụt lại phía sau.
Những thách thức của việc ứng dụng AI trong kế toán
Chi phí đầu tư ban đầu cao
Chi phí ban đầu là một trong những trở ngại lớn nhất khi triển khai AI trong kế toán. Ngân sách đáng kể cần thiết để xây dựng hệ thống AI, lựa chọn phần mềm phù hợp và tích hợp công nghệ mới vào hệ thống hiện có của doanh nghiệp. Chi phí liên quan đến việc mua phần mềm cũng bao gồm chi phí đào tạo nhân viên, bảo trì và tối ưu hóa hệ thống AI trong suốt quá trình hoạt động của nó.
Khả năng tương thích với hệ thống kế toán hiện tại
Nhiều doanh nghiệp đã có hệ thống kế toán truyền thống đang hoạt động ổn định. Nhưng tích hợp AI có thể gây ra những vấn đề liên quan đến các hệ thống kế toán hiện tại. Không phải lúc nào cũng dễ dàng để đồng bộ hóa dữ liệu giữa AI và các phần mềm kế toán cũ; nó có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.
Thiếu hụt nguồn nhân lực có chuyên môn AI
Mặc dù AI có khả năng tự động hóa nhiều nhiệm vụ, nhưng việc triển khai và vận hành các hệ thống AI yêu cầu nhân lực có chuyên môn cao trong cả công nghệ và kế toán. Kế toán viên truyền thống khó vận hành hoặc giám sát các công cụ AI. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi tối ưu hóa các công cụ AI nếu không có chuyên gia AI trong đội ngũ.
Rủi ro về bảo mật và quyền riêng tư
AI có thể gây nguy hiểm cho bảo mật khi xử lý nhiều dữ liệu tài chính nhạy cảm. AI cần thu thập, phân tích và lưu trữ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Điều này có thể gây nguy hiểm cho quyền riêng tư và bảo mật dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu nhạy cảm như thông tin ngân hàng, thông tin thuế và các giao dịch ngân hàng.
Thiếu sự tin tưởng vào kết quả của AI
Một thách thức lớn khác là sự thiếu tin tưởng của người sử dụng vào các quyết định do AI đưa ra. Các kế toán viên và nhà quản lý có thể cảm thấy không an tâm khi giao phó các công việc quan trọng cho một hệ thống tự động. Họ có thể nghi ngờ về độ chính xác và khả năng phán đoán của AI, đặc biệt là trong những tình huống phức tạp hoặc chưa từng gặp.
Mặc dù việc ứng dụng AI trong kế toán có thể mang lại nhiều lợi ích tiềm năng cho việc tối ưu hóa quy trình kế toán, nhưng không thể phủ nhận rằng việc áp dụng AI trong ngành kế toán vẫn đối mặt với một số vấn đề quan trọng.
Các công ty cần chuẩn bị kỹ lưỡng cho mọi thứ, từ chi phí đầu tư đến việc đảm bảo tương thích với hệ thống hiện tại và bảo mật dữ liệu. Hơn nữa, công việc của kế toán viên sẽ không bao giờ bị loại bỏ hoàn toàn. Tuy nhiên, họ sẽ trở thành những chuyên gia phân tích chiến lược, làm việc cùng với công nghệ để tối ưu hóa hiệu quả của họ.
