Phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất không thể bỏ lỡ

Quản lý kho hàng là một công việc vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp. Việc thiếu hụt hay dư thừa hàng tồn kho đều có ảnh hưởng lớn đến chi phí và chiến lược phát triển của mỗi doanh nghiệp.

Để giải quyết vấn đề nan giải liên quan đến kho hàng, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời. Sau đây hãy cùng mình tìm hiểu những phần mềm quản lý kho miễn phí được nhiều người quan tâm hiện nay nhé.

• Công ty phần mềm uy tín, tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý kho là một hệ thống phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các tổ chức và doanh nghiệp quản lý, theo dõi và kiểm soát các sản phẩm trong kho. Phần mềm này giúp các công ty theo dõi chặt chẽ tất cả các quy trình liên quan đến quản lý hàng hóa, từ khi nhập kho, lưu trữ, xuất kho đến việc theo dõi tồn kho trong thời gian thực.

Các chức năng của phần mềm quản lý kho?

Quản lý tồn kho:

• Theo dõi số lượng hàng hóa hiện có trong kho giúp công ty biết được mặt hàng nào thiếu hoặc dư thừa.
• Giúp các doanh nghiệp lên kế hoạch mua hàng và xuất hàng hợp lý bằng cách giảm rủi ro hết hàng hoặc tồn kho quá mức.

Quản lý nhập kho:

• Khi nhập hàng, ghi lại tất cả thông tin về hàng hóa, bao gồm số lượng, nhà cung cấp, thời gian, giá, v.v.
• Tránh nhầm lẫn bằng cách đảm bảo rằng hàng hóa được ghi nhận đúng từ khi nhập kho.

Quản lý xuất kho:

• Quản lý số lượng, đối tượng và lý do xuất hàng của hàng hóa khi xuất kho
• Theo dõi các chi tiết xuất hàng để đối chiếu khi cần thiết.

Theo dõi lô hàng và hạn sử dụng:

• Phần mềm quản lý kho có thể hỗ trợ theo dõi thông tin liên quan đến các sản phẩm hoặc số lô sản xuất có hạn sử dụng, ngăn ngừa lưu trữ quá lâu hoặc hỏng hàng hóa.

Tích hợp với hệ thống kế toán hoặc bán hàng

• Phần mềm quản lý kho thường được kết hợp với các hệ thống ERP (Quản lý nguồn lực doanh nghiệp), phần mềm bán hàng hoặc kế toán để tự động hóa các công việc như mua hàng, bán hàng và theo dõi tài chính.
  Báo cáo và đánh giá:
• Phần mềm cung cấp nhiều chỉ số, bao gồm lịch sử nhập xuất hàng, xu hướng hàng tồn và báo cáo về tồn kho, giúp các công ty đưa ra các quyết định chiến lược và tối ưu hóa quản lý kho.

Theo dõi tình trạng kho trong thời gian thực

• Cho phép cập nhật thông tin về hàng hóa trong kho một cách nhanh chóng và chính xác, cho phép các nhà quản lý luôn có cái nhìn tổng quan về tình hình kho hàng.

Kiểm soát hàng lỗi, hàng hư hỏng

• Khi phát hiện hàng lỗi hoặc hư hỏng, dễ dàng lập phiếu trả hàng.
• Phiếu trả hàng bao gồm toàn bộ thông tin từ phiếu đặt hàng, kho trả và sản phẩm trả.

Quản lý kiểm hàng

• Khi tích hợp thiết bị đọc mã vạch, bạn có thể quét số lượng từng sản phẩm trong vài giây.
• Sau khi phát hiện ra sự khác biệt trong quá trình kiểm kho, hệ thống giúp bạn dễ dàng cân bằng kho, đảm bảo số lượng tồn trên hệ thống bằng với số lượng thực kiểm.
• Dùng bộ lọc thông minh để theo dõi trạng thái của phiếu kiểm hàng. Bạn có thể lọc chi tiết về trạng thái phiếu kiểm, ngày tạo, ngày kiểm hàng và chi nhánh trong phần mềm xuất nhập kho.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý kho

Các doanh nghiệp nhận được rất nhiều lợi ích từ việc sử dụng phần mềm quản lý kho, bao gồm cải thiện hiệu quả quản lý, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành. Lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý kho là:

Tăng cường độ chính xác trong quản lý hàng tồn kho

Phần mềm quản lý kho giúp theo dõi số lượng hàng hóa trong kho chính xác, giảm sai sót trong dữ liệu. Điều này giúp giảm thiểu lãng phí tài nguyên bằng cách ngăn chặn tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt không cần thiết.

Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý

Khi các quy trình quản lý kho được tự động hóa, công việc thủ công như nhập liệu, ghi sổ và kiểm kho bằng tay được giảm thiểu. Thời gian xử lý thông tin nhanh hơn giúp tối ưu hóa nguồn lực và chi phí nhân sự.

Cải thiện hiệu suất làm việc

Các tác vụ như nhập kho, xuất kho, kiểm kê và theo dõi hàng hóa có thể được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng với phần mềm quản lý kho. Nhân viên có thể sử dụng dữ liệu nhanh chóng để quản lý vận hành kho, bán hàng và giao hàng.

Theo dõi hàng hóa theo thời gian thực

Phần mềm cung cấp thông tin về hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp công ty có cái nhìn tổng quan nhanh chóng và chính xác về tình hình kho hàng của họ. Điều này thúc đẩy quá trình ra quyết định nhanh hơn và ngăn chặn các sai sót không đáng có.

Giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa

Phần mềm quản lý kho hỗ trợ kiểm soát chặt chẽ tất cả các hoạt động trong kho, từ khi nhập hàng đến khi lưu trữ và xuất kho. Các bất thường như thất thoát, hỏng hóc hoặc mất mát có thể được xác định nhanh chóng bằng cách theo dõi cẩn thận hàng hóa và tồn kho.

Tích hợp với các hệ thống kế toán và bán hàng

Phần mềm quản lý kho thường được kết hợp với hệ thống bán hàng hoặc phần mềm kế toán, điều này cho phép đồng bộ hóa dữ liệu và tự động hóa các hoạt động liên quan như tính toán lợi nhuận, kiểm tra tài chính và xuất hóa đơn.

Cảnh báo nhanh về tồn kho

Phần mềm tự động cảnh báo khi số lượng hàng hóa đạt mức tối thiểu hoặc tối đa. Các công ty có thể ngăn chặn tồn kho hoặc thiếu hàng bằng cách sử dụng điều này để đặt hàng mới hoặc ngừng nhập hàng ngay lập tức.

Xem thêm: Phần mềm quản lý phòng khám đông y uy tín, chất lượng

Cách chọn phần mềm quản lý kho

Khi chọn phần mềm quản lý tồn kho, bạn phải xem xét nhiều điều để đảm bảo rằng nó đáp ứng nhu cầu của công ty và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. Đây là một số bước cần thiết:

Xác định nhu cầu

Để bắt đầu, hãy đánh giá quy mô và loại hình doanh nghiệp của bạn. Công ty hoạt động trong lĩnh vực lẻ hay bán sỉ? Tìm hiểu các tính năng cần thiết của phần mềm bằng cách xem xét quy trình quản lý kho hiện tại của bạn. Đồng thời, xem xét chi phí mà công ty có thể chi cho phần mềm quản lý kho.

Nghiên cứu thị trường

Khám phá các ứng dụng phần mềm có sẵn sau khi bạn biết yêu cầu của mình. Tìm hiểu về các phần mềm có tính năng giống nhau và đọc các đánh giá từ các nguồn uy tín. Để có được cái nhìn khách quan hơn, bạn nên tham khảo ý kiến của những người đã sử dụng phần mềm đó.

Quyết định lựa chọn

Sau khi xem xét và so sánh các lựa chọn khác nhau, hãy chọn phần mềm quản lý kho phù hợp nhất với công ty của bạn. Đọc kỹ các điều khoản dịch vụ và chi phí trước khi sử dụng.

Lưu ý thêm

Chọn phần mềm quản lý kho từ các nhà cung cấp có danh tiếng tốt và đáng tin cậy. Phần mềm phải có giao diện trực quan, dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng hiệu quả, bất kể bạn lựa chọn nó theo các tiêu chí nào.

Giới thiệu Phần mềm quản lý kho CIT Software

Phần mềm quản lý kho CIT Software được phát triển bởi Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ CIT, phần mềm quản lý kinh doanh rộng rãi với khả năng quản lý bán hàng và kiểm kho. Phần mềm quản lý kho CIT Software đã tạo ra tính năng này với nhiều lợi ích nổi bật, bao gồm việc giúp các doanh nghiệp theo dõi và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Các tính năng nổi bật của Phần mềm quản lý kho CIT Software

• Quản lý đơn hàng trên nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như Shopee, Tiki, Lazada, TikTok và các sàn tập trung khác trên Bán hàng
• Thống kê và báo cáo tình trạng đơn hàng trong thời gian thực
• Thông báo về việc các đơn hàng đang được giao nhưng không thành công và việc vận chuyển bị trễ
• Cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian và người xử lý
• Phân quyền cho nhân viên tùy thuộc vào chức năng của họ và cửa hàng
• Xử lý đơn hàng bằng mã QR dễ dàng và nhanh chóng trên thiết bị di động
• Tạo đơn hàng trực tuyến và kết nối với đơn vị vận chuyển

>>>Dịch vụ  viết phần mềm theo yêu cầu chuyên nghiệp

Quy trình thiết kế Phần mềm quản lý kho CIT Software

Phân tích yêu cầu

Thu thập yêu cầu của khách hàng: Trong giai đoạn này, các nhà phát triển sẽ hợp tác với công ty để xác định nhu cầu và nhu cầu về phần mềm quản lý kho. Các nhiệm vụ chính cần được xác định, chẳng hạn như quản lý nhập kho, xuất kho, tồn kho, kiểm kê, báo cáo và kết hợp với các hệ thống như bán hàng, kế toán và ERP.

Xác định vấn đề cần giải quyết: Bạn phải biết các vấn đề quản lý kho mà công ty đang gặp phải và những tính năng nào cần thiết để giải quyết những vấn đề này.

Xây dựng tài liệu yêu cầu: Tài liệu này sẽ liệt kê tất cả các yêu cầu chức năng và phi chức năng mà phần mềm phải đáp ứng, chẳng hạn như bảo mật và tốc độ.

Thiết kế kiến trúc phần mềm

Ở bước này, các nhà phát triển sẽ thiết kế kiến trúc tổng quan của phần mềm. xác định xem phần mềm sẽ là ứng dụng web hay desktop, công nghệ nền tảng (ví dụ: Java,.NET, Python, v.v.) và cách triển khai (ví dụ: máy chủ nội bộ hay cloud).

Xác định cơ sở dữ liệu: Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp (MySQL, SQL Server, PostgreSQL và MongoDB) và thiết kế cơ sở dữ liệu với các bảng, quan hệ và khóa ngoại để lưu trữ thông tin về giao dịch, hàng tồn kho và sản phẩm.

Giao diện người dùng và giao diện người dùng (UI/UX): Thiết kế giao diện dựa trên nguyên tắc dễ sử dụng và thân thiện với người dùng đảm bảo rằng người quản lý và nhân viên kho dễ dàng thao tác và truy cập thông tin. Nếu phần mềm có phiên bản di động, giao diện phải được tối ưu hóa cho thiết bị di động.

Phát triển và lập trình

Phân loại các phần và chức năng của chúng: Các nhiệm vụ chính của quá trình phát triển sẽ được chia thành các phần khác nhau dựa trên thiết kế và yêu cầu. Chúng bao gồm quản lý tồn kho, quản lý nhập xuất, báo cáo, kiểm kê, quản lý vị trí kho và mã vạch.
Lập trình front-end và back-end:

• Logic quản lý dữ liệu, kiểm soát giao dịch nhập, xuất kho và các quy tắc nghiệp vụ (business logic) được xây dựng ở phía sau.
• Frontend: Tạo giao diện người dùng và tính năng tương tác để người dùng dễ dàng quản lý kho.

Tích hợp mã vạch và QR code: Các tính năng phải tương thích với các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch nếu phần mềm có thể quét mã vạch hoặc QR code.

Tích hợp với các hệ thống khác: Bạn cần lập trình các API để đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống ERP, kế toán hoặc bán hàng.

Kiểm thử (Testing)

Kiểm thử đơn vị (Unit Testing): Tất cả các chức năng và module nhỏ sẽ được kiểm tra để đảm bảo rằng chúng hoạt động chính xác.

Kiểm thử tích hợp (Integration Testing): Kiểm thử tích hợp được thực hiện sau khi các module được phát triển để đảm bảo rằng các module hoạt động liền mạch với nhau và không xảy ra xung đột.

Kiểm thử hệ thống(System Testing): Kiểm tra toàn bộ hệ thống để đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định trên mọi thiết bị và người dùng

Kiểm thử hiệu năng (Performane Testing): đánh giá khả năng chịu tải của phần mềm và đảm bảo rằng hệ thống vẫn hoạt động tốt ngay cả khi số lượng người dùng và dữ liệu tăng lên.

Kiểm thử bảo mật (Security Testing): Đảm bảo rằng hệ thống quản lý kho không bị xâm nhập trái phép, mất dữ liệu hoặc các lỗ hổng bảo mật khác.

Triển khai (Deployment)

Cài đặt phần mềm: Phần mềm quản lý kho được sử dụng trên máy chủ nội bộ hoặc trên nền tảng đám mây

Đào tạo người dùng: Các công ty cần được đào tạo về cách sử dụng phần mềm, từ các bước cơ bản đến việc quản lý toàn bộ kho hàng. Cung cấp tài liệu hướng dẫn cho nhân viên kho hoặc tổ chức các buổi đào tạo cho họ.

Chuyển đổi dữ liệu (nếu cần): Nếu công ty từng sử dụng một hệ thống quản lý kho khác, hãy cẩn thận chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới để đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất.

Bảo trì và hỗ trợ (Maintenance & Support)

Bảo trì định kỳ: Sau khi phần mềm quản lý kho được sử dụng, nó phải được bảo trì thường xuyên để tối ưu hóa hiệu suất, khắc phục lỗi và cập nhật các tính năng mới.

Hỗ trợ kỹ thuật: Giúp doanh nghiệp sử dụng, giải quyết thắc mắc và xử lý sự cố nhanh chóng.

Cải tiến và nâng cấp

Cập nhật phiên bản mới: Phần mềm quản lý kho cần được cải tiến và cập nhật các tính năng mới dựa trên ý kiến của người dùng và nhu cầu của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa hiệu suất: Cải thiện tốc độ xử lý và khả năng mở rộng hệ thống khi số lượng người dùng và dữ liệu tăng lên.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bất động sản tốt nhất thị trường hiện nay

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp hoặc viết phần mềm theo yêu cầu thì đừng chần chờ thêm nữa, hãy liên hệ ngay với CIT- Chúng sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!