Việc sử dụng phần mềm quản lý giao nhận trong kinh doanh đem lại nhiều lợi ích thiết thực, chẳng hạn như kiểm soát quy trình, tiết kiệm thời gian giao hàng, và tối ưu hóa nhân lực. Tuy nhiên, sự đa dạng của các ứng dụng trên thị trường hiện nay có thể gây khó khăn cho người bán khi phải lựa chọn.

Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa là gì?

Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa là một hệ thống phần mềm được thiết kế để giúp các công ty quản lý và tối ưu hóa các quy trình vận chuyển, giao nhận và phân phối hàng hóa. Để đảm bảo rằng hàng hóa được giao đúng thời gian và đúng địa điểm, phần mềm này giúp các công ty vận chuyển, nhà vận chuyển và doanh nghiệp thương mại điện tử quản lý các hoạt động liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.

Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa

Quản lý đơn hàng

Nhận và xử lý đơn hàng: Phần mềm cho phép ghi nhận và xử lý các đơn hàng bao gồm loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng và các yêu cầu khác.
Lịch sử và trạng thái đơn hàng: Tình trạng đơn hàng được cập nhật kể từ khi tiếp nhận, xử lý và vận chuyển cho đến khi giao hàng thành công.

Theo dõi và giám sát vận chuyển

Theo dõi tình trạng giao hàng: Cung cấp thông tin nhanh chóng về vị trí của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
Cập nhật trạng thái tự động: Khi trạng thái của một đơn hàng thay đổi (ví dụ: đã giao, đang vận chuyển hoặc bị trì hoãn), nó sẽ thông báo cho khách hàng và các bộ phận liên quan.

Tối ưu hóa lộ trình giao hàng

Tính toán tuyến đường tối ưu: Phần mềm này sử dụng thuật toán tối ưu để lập kế hoạch lộ trình tốt nhất, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển.
Điều chỉnh phù hợp với tình huống thực tế: Phần mềm có thể điều chỉnh lộ trình để đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hiệu quả dựa trên tình hình giao thông, thời tiết và các yếu tố khác.

Quản lý kho và hàng tồn kho

Kiểm tra tồn kho: Quản lý tình trạng kho và theo dõi hàng hóa còn lại để đảm bảo số lượng đủ cho các đơn hàng tiếp theo.
Phần mềm có thể thông báo cho công ty về sự thiếu hàng để họ có thể nhanh chóng mua thêm hoặc thay thế.

Quản lý đội ngũ vận chuyển

Quản lý tài xế và phương tiện: Theo dõi thông tin về tài xế và phương tiện, lịch trình làm việc và tình trạng phương tiện.
Phân công công việc: Phân bổ các đơn hàng và giao cho tài xế hoặc nhân viên vận chuyển dựa trên lịch trình và tuyến đường.

Quản lý chi phí và thanh toán

Theo dõi chi phí vận chuyển: Giúp bạn tính toán các chi phí liên quan đến vận chuyển, chẳng hạn như chi phí xăng, chi phí bảo trì xe, chi phí cầu đường và các chi phí khác.
Thanh toán và hóa đơn: Ghi nhận các giao dịch và tạo hóa đơn tự động cho khách hàng.

Quản lý phản hồi khách hàng

Theo dõi phản hồi: Phần mềm có thể tích hợp hệ thống phản hồi sau khi giao hàng để thu thập ý kiến của khách hàng và hỗ trợ cải thiện dịch vụ.
Giải quyết khiếu nại: Hỗ trợ trong việc giải quyết các khiếu nại và vấn đề liên quan đến giao nhận hàng hóa.

Tích hợp với các hệ thống khác

Tích hợp với các hệ thống ERP và CRM: Phần mềm có thể kết nối với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) và quản lý khách hàng (CRM), giúp chia sẻ thông tin và tăng hiệu quả hoạt động.
API và kết nối với các đối tác vận chuyển: API cho phép kết nối với các công ty vận chuyển bên ngoài, làm cho việc giao hàng trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý các loại hàng hóa và dịch vụ vận chuyển

Phân loại hàng hóa: Hỗ trợ phân loại hàng hóa theo các nhóm, chẳng hạn như hàng hóa dễ vỡ, hàng hóa nguy hiểm hoặc hàng hóa thực phẩm, điều này giúp chọn phương thức vận chuyển phù hợp.
Dịch vụ tùy chọn: Có thể cung cấp các dịch vụ khác như giao hàng vào cuối tuần, giao hàng hỏa tốc, bảo hiểm hàng hóa hoặc giao hàng có xác nhận chữ ký.

Hỗ trợ đa kênh giao nhận

Giao nhận qua nhiều phương thức: cho phép vận chuyển hàng hóa bằng cách sử dụng vận chuyển liên kết, đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không.
Hỗ trợ giao nhận quốc tế: Quản lý các đơn hàng giao nhận trên toàn cầu với các yêu cầu đặc biệt như hải quan, thuế hoặc vận chuyển xuyên biên giới.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa

Tăng hiệu quả quản lý: Phần mềm giúp quản lý lộ trình giao nhận, kho hàng và đơn hàng một cách dễ dàng và chính xác. Nó giảm thiểu các vấn đề có thể xảy ra do nhập liệu thủ công.
Tiết kiệm thời gian: Phần mềm tự động hóa nhiều quá trình, chẳng hạn như cập nhật thông tin đơn hàng, theo dõi lộ trình và thông báo tình trạng giao hàng, giúp giảm thời gian xử lý và theo dõi.
Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Phần mềm cung cấp cho khách hàng thông tin giao hàng minh bạch và chính xác hơn, chẳng hạn như thời gian giao hàng dự kiến và tình trạng đơn hàng, tăng sự hài lòng và lòng tin của khách hàng.
Giảm chi phí: Phần mềm tối ưu hóa tuyến đường giao nhận giúp tiết kiệm nhiên liệu và thời gian vận hành. Đồng thời, các quy trình tự động hóa giảm thiểu sai sót và chi phí nhân sự.
Theo dõi và báo cáo: Các báo cáo chi tiết về tình trạng giao nhận, hiệu quả công việc và chi phí có thể được tạo ra và phân tích dễ dàng, giúp công ty cải thiện chiến lược và quản lý tài chính.
Quản lý kho hàng hiệu quả: Phần mềm cho phép theo dõi lịch sử giao nhận và tình trạng hàng hóa tồn kho, giúp các công ty kiểm soát lượng hàng tồn kho, giảm thiểu thừa hàng hoặc thiếu hàng.
Dễ dàng mở rộng quy mô: Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp mà không cần đầu tư thêm nguồn lực hoặc thay đổi quy trình.
Tính bảo mật cao: Phần mềm bảo vệ thông tin liên quan đến đơn hàng, khách hàng và quá trình giao nhận, đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ an toàn và giảm khả năng rò rỉ.

Điểm qua top 5 phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa được nhiều chủ shop tin dùng

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý giao hàng phù hợp, hãy tham khảo các lựa chọn dưới đây:

4.1. Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa CIT Delivery

CIT Delivery là phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa được phát triển bởi CIT Group, một trong những công ty phần mềm phổ biến. Phần mềm này tập trung vào tối ưu hoá quá trình giao nhận lẫn trải nghiệm của khách hàng.

Ưu điểm của phần mềm:

Tích hợp sẵn: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với nhiều nền tảng thương mại điện tử phổ biến tại Việt Nam như Shopee, Lazada, Tiki.
Quản lý công việc: Có các công cụ để phân công, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ liên quan đến giao nhận.
Theo dõi thời gian thực: Cung cấp khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng và vị trí shipper theo thời gian thực.
Quản lý kho hàng: Cập nhật tự động tồn kho khi đơn hàng được tạo và giao, giúp kiểm soát hàng hóa chính xác.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về tình trạng đơn hàng, hiệu suất giao hàng, doanh thu theo kênh bán hàng.
Tích hợp thanh toán: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm cả COD (Cash on Delivery).
Tích hợp bên thứ ba: Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba khác.

4.2. Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa GHN Express

GHN Express là một phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa được phát triển bởi Giao Hàng Nhanh (GHN), một trong những công ty logistics hàng đầu tại Việt Nam. Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp, đặc biệt là các cửa hàng trực tuyến, trong việc quản lý và theo dõi quá trình giao hàng.

Ưu điểm phần mềm:

Tích hợp sẵn: Phần mềm có thể tích hợp dễ dàng với nhiều nền tảng thương mại điện tử phổ biến tại Việt Nam như Shopee, Lazada, Tiki.
Mạng lưới rộng khắp: Tận dụng mạng lưới giao hàng rộng khắp của GHN trên toàn quốc.
Theo dõi thời gian thực: Cho phép người bán và người mua theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
Quản lý đơn hàng hiệu quả: Cung cấp giao diện quản lý đơn hàng trực quan, giúp dễ dàng tạo và quản lý đơn hàng hàng loạt.
Tính năng in ấn: Cho phép in mã vận đơn và hóa đơn trực tiếp từ hệ thống.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về hiệu suất giao hàng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình.
Hỗ trợ COD: Hỗ trợ giao hàng thu tiền hộ (COD) và quản lý dòng tiền hiệu quả.
API linh hoạt: Cung cấp API để tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp.

4.3. Nền tảng quản lý tổng hợp Bitrix24

Bitrix24 là một nền tảng quản lý doanh nghiệp tổng hợp, bao gồm cả chức năng quản lý giao nhận hàng hóa. Mặc dù không chuyên biệt về logistics như một số giải pháp khác, Bitrix24 cung cấp các công cụ đa dạng cho quản lý dự án, giao tiếp nội bộ, CRM, và quản lý công việc, trong đó có thể áp dụng cho quản lý giao nhận hàng hóa.

Ưu điểm:

Đa chức năng: Cung cấp nhiều công cụ trong một nền tảng duy nhất, từ quản lý khách hàng đến quản lý dự án và giao tiếp nội bộ.
Quản lý công việc: Có các công cụ để phân công, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ liên quan đến giao nhận.
Giao tiếp nhóm: Cung cấp các công cụ giao tiếp nội bộ giúp các nhóm logistics phối hợp tốt hơn.
Tùy chỉnh linh hoạt: Có thể tùy chỉnh để phù hợp với 4. trình giao nhận cụ thể của doanh nghiệp.
Báo cáo và phân tích: Cung cấp các công cụ báo cáo để theo dõi hiệu suất giao nhận.
Truy cập đa nền tảng: Có thể truy cập từ máy tính để bàn hoặc thiết bị di động.
Lựa chọn triển khai: Có cả phiên bản đám mây và phiên bản cài đặt tại chỗ.
Tích hợp bên thứ ba: Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ bên thứ ba khác.

4.4. Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóaFast Delivery

Fast Delivery là một phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa được phát triển tại Việt Nam, nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý quá trình giao hàng. Phần mềm này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình giao nhận và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa Fast Delivery

Ưu điểm phần mềm:

Giao diện thân thiện: Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với người dùng không chuyên về công nghệ.
Quản lý đơn hàng: Cho phép tạo và quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, bao gồm cả việc gán đơn hàng cho shipper.
Theo dõi thời gian thực: Cung cấp khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng và vị trí shipper theo thời gian thực.
Tối ưu hóa tuyến đường: Có tính năng gợi ý tuyến đường tối ưu cho shipper, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Báo cáo chi tiết: Tạo các báo cáo về hiệu suất giao hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tích hợp thanh toán: Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán, bao gồm cả COD (Cash on Delivery).
Ứng dụng di động: Cung cấp ứng dụng di động cho cả quản lý và shipper, giúp quản lý giao hàng mọi lúc, mọi nơi.
Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Giao diện có sẵn bằng tiếng Việt và tiếng Anh, phù hợp với các doanh nghiệp đa quốc gia.
Tích hợp API: Cho phép tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp thông qua API.
Quản lý kho: Cung cấp tính năng quản lý kho hàng cơ bản, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng tồn kho.

4.5. Nền tảng bán hàng và quản lý kho KiotViet

KiotViet là một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng và kho hàng tổng thể, phát triển bởi Citigo Software. Mặc dù KiotViet không phải là một phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa chuyên biệt, nó cung cấp các tính năng quản lý đơn hàng và giao hàng như một phần của hệ sinh thái quản lý bán lẻ của mình.

Ưu điểm của KiotViet trong quản lý giao nhận:

Tích hợp toàn diện: KiotViet tích hợp quản lý giao nhận vào hệ thống quản lý bán hàng và kho hàng, tạo ra một quy trình liền mạch từ đặt hàng đến giao hàng.
Quản lý đơn hàng: Cho phép tạo và theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, bao gồm cả đơn hàng online và offline.
Kết nối với đối tác vận chuyển: Tích hợp sẵn với nhiều đơn vị vận chuyển lớn tại Việt Nam như Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, Viettel Post.
Quản lý kho hàng: Cập nhật tự động tồn kho khi đơn hàng được tạo và giao, giúp kiểm soát hàng hóa chính xác.
Báo cáo chi tiết: Cung cấp các báo cáo về tình trạng đơn hàng, hiệu suất giao hàng, doanh thu theo kênh bán hàng.
Hỗ trợ đa kênh: Quản lý đơn hàng từ nhiều kênh bán hàng khác nhau (cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử) trong một hệ thống duy nhất.
Xử lý COD: Hỗ trợ quản lý giao hàng thu tiền hộ (COD) và đối soát với đơn vị vận chuyển.
Giao diện thân thiện: Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với người dùng không chuyên về công nghệ.
Ứng dụng di động: Cung cấp ứng dụng di động cho phép quản lý đơn hàng và giao hàng mọi lúc, mọi nơi.
Hỗ trợ in ấn: Cho phép in hóa đơn, phiếu giao hàng trực tiếp từ hệ thống.

Kết luận

Qua việc tìm hiểu các phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa phổ biến tại Việt Nam, chúng ta có thể thấy rằng mỗi giải pháp đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.

Khi lựa chọn phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về quy mô hoạt động, đặc thù ngành nghề, và mục tiêu phát triển của mình. Một số yếu tố quan trọng cần xem xét bao gồm:

Khả năng tích hợp với hệ thống hiện có
Tính năng tối ưu hóa tuyến đường và quản lý đơn hàng
Khả năng mở rộng và linh hoạt trong việc tùy chỉnh
Chất lượng hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo
Chi phí đầu tư và vận hành

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường thương mại điện tử và logistics, việc lựa chọn đúng giải pháp phần mềm quản lý giao nhận hàng hóa có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể cho doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm khách hàng, các doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động giao nhận, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững trong dài hạn.