Phần mềm quản lý báo giá không chỉ tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh mà còn giúp quản lý khách hàng, ra quyết định và đơn hàng. Thiết kế phần mềm quản lý báo giá, cho phép các doanh nghiệp theo dõi và điều chỉnh báo giá một cách đơn giản, giúp họ cạnh tranh hơn, tạo ra cơ hội mới và định hình thành công trong thời đại số hóa.

Phần mềm quản lý báo giá là gì? Xu hướng thiết kế phần mềm quản lý báo giá trong thời đại số?

Công ty có thể sử dụng phần mềm quản lý báo giá để tạo, quản lý, theo dõi và lưu trữ các báo giá cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Phần mềm quản lý báo giá hỗ trợ tự động hóa các quy trình liên quan đến báo giá, từ việc tạo báo giá, gửi cho khách hàng và theo dõi phản hồi và phê duyệt báo giá. Nó hỗ trợ quản lý báo giá cho nhiều loại sản phẩm và dịch vụ khác nhau, giúp các công ty duy trì tính nhất quán trong báo giá và tăng hiệu suất kinh doanh.

Lợi ích của việc sử dụng Thiết kế phần mềm quản lý báo giá

Tạo báo giá nhanh chóng và đơn giản

Bằng cách tự động điền rất nhiều thông tin, chẳng hạn như thông tin khách hàng (tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại…), thông tin về sản phẩm (mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá…) và thông tin về chính sách (điều khoản, điều kiện, thuế phí…) sẽ rất đơn giản để tạ

Thiết kế phần mềm quản lý Báo giá có thể được sao chép từ các báo giá trước đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Trong quá trình bán hàng, dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn khi chuyển đổi cơ hội thành báo giá ngay.

Quản lý tập trung, chuyên nghiệp hơn

Bạn sẽ không còn phải tìm kiếm từng tờ báo giá hay trọng thư mục chứa đống file báo giá trên máy tính nữa; CRM giúp bạn lưu trữ báo giá trên một cơ sở dữ liệu tập trung mà bạn có thể quản lý, theo dõi và tìm kiếm một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Báo giá có thể dễ dàng xem và quản lý theo nhu cầu để phục vụ cho việc kiểm tra và đánh giá, chẳng hạn như danh sách báo giá theo từng chi nhánh, theo thời gian (tháng, quý, năm…) hoặc theo tình trạng của báo giá (đã gửi, đã xem, bị từ chối…).

Để tránh trễ hẹn hoặc lãng quên khách hàng, ghi lại các báo giá quan trọng và khẩn cấp.

Giao dịch nội bộ giữa các thành viên và lịch sử giao dịch có thể được theo dõi ngay trong phần bình luận của từng báo giá.

Chia sẻ báo giá một cách linh hoạt

Các báo giá mà bạn đã tạo cho khách hàng tiềm năng có thể được chia sẻ bằng cách sử dụng tệp đính kèm trong email được gửi ngay trên CRM. Ngoài ra, bạn có thể chọn xuất báo giá được lưu trữ trên máy tính của mình hoặc in nó thành tài liệu để gửi đến khách hàng.

Chuyển đổi dễ dàng, hạn chế sai sót

Trước đây, việc chuyển đổi một báo giá thành đơn hàng sẽ mất nhiều thời gian và có khả năng có sai sót. Dữ liệu báo giá được tự đồng điền khi chuyển đổi với CRM giúp chuyển đổi dễ dàng hơn và giảm sai sót.

Doanh nghiệp hóa báo giá của bạn

Thông tin trong file báo giá, chẳng hạn như tên công ty, logo, thông tin liên hệ, địa chỉ và mã số thuế, có thể được thay đổi dựa trên thông tin của mỗi công ty.

Dịch vụ khách hàng tốt hơn

Khách hàng có thể trở nên hài lòng hơn và có thể sử dụng dịch vụ khác với báo giá thân thiện hơn. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng được tối ưu hóa được ưu tiên bởi 80% khách hàng.

Tiết kiệm thời gian và chi phí:

Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách sử dụng phần mềm thay vì lập báo giá thủ công.

Phù hợp với nhiều ngành nghề:

Phần mềm quản lý báo giá tạo báo giá phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp nào cần lập báo giá và hóa đơn, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Thị trường phát triển:

Thiết kế phần mềm quản lý báo giá giúp cho Thị trường phần mềm tạo báo giá dự kiến sẽ tăng gấp bốn lần trong tương lai.

Các tính năng của phần mềm quản lý báo giá?

Tạo báo giá nhanh chóng và chuyên nghiệp

Báo giá tự động: Phần mềm quản lý báo giá cho phép tạo báo giá nhanh chóng với các mẫu sẵn có bao gồm thông tin về sản phẩm, dịch vụ, giá cả và các điều khoản liên quan.
Tùy chỉnh mẫu báo giá: Người dùng có thể thay đổi mẫu báo giá bằng cách chọn thương hiệu, định dạng, màu sắc và logo theo ý muốn.
Quản lý bảng giá và chiết khấu: Dễ dàng áp dụng các bảng giá, mức chiết khấu hoặc khuyến mãi linh hoạt cho từng khách hàng.

Lưu trữ và quản lý báo giá

Lưu trữ báo giá theo danh mục: Phần mềm cho phép lưu trữ báo giá theo từng khách hàng, dự án hoặc thời gian để dễ dàng tra cứu và quản lý.
Theo dõi trạng thái báo giá: Phần mềm quản lý báo giá đã gửi, đã duyệt, đã chấp nhận hoặc đã từ chối để theo dõi tiến trình giao dịch của khách hàng.
Quản lý lịch sử báo giá: Lưu lại toàn bộ lịch sử báo giá để dễ dàng xem xét và xem xét các thay đổi.

Gửi và theo dõi phản hồi của khách hàng

Gửi báo giá trực tiếp qua email: Hỗ trợ gửi báo giá và thông tin phản hồi đến khách hàng qua email.
Nhận xét từ khách hàng: Cập nhật trạng thái báo giá khi khách hàng đưa ra ý kiến hoặc yêu cầu điều chỉnh.
Tạo thông báo tự động: Tự động thông báo hoặc nhắc nhở khách hàng khi báo giá đến hạn hoặc khi khách hàng chưa phản hồi hoặc chưa chấp thuận.

Quản lý phê duyệt báo giá nội bộ

Quy trình phê duyệt báo giá như sau: xây dựng và giám sát các quy trình phê duyệt báo giá theo cấp bậc để đảm bảo rằng tất cả các báo giá đều được kiểm tra trước khi gửi đi.
Phân quyền người dùng: Các nhân viên có quyền truy cập khác nhau, giúp bảo vệ thông tin và chỉ cho phép những người có quyền phê duyệt.

Tích hợp với các hệ thống khác

Tích hợp với phần mềm quản lý quan hệ khách hàng: Kết nối với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để cập nhật dữ liệu khách hàng và đồng bộ hóa chúng.
Liên kết với phần mềm kế toán: Tích hợp với các phần mềm kế toán khác để theo dõi chi phí, doanh thu và lợi nhuận liên quan đến báo giá.
Kết nối với hệ thống ERP: Giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa quy trình sản xuất, kho hàng và báo giá.

Báo cáo và phân tích

Báo cáo liên quan đến tình trạng báo giá: Phần mềm quản lý báo giá cung cấp báo cáo chi tiết về tỷ lệ chấp nhận, từ chối và số lượng báo giá.
Phân tích hiệu quả báo giá: Phần mềm quản lý báo giá CIT giúp các công ty xác định chiến lược báo giá nào hiệu quả hơn và sử dụng dữ liệu thu thập để tối ưu hóa quy trình.

Tự động hóa quy trình làm việc

Tạo quy trình tự động: Phần mềm quản lý báo giá thiết lập các quy trình tự động để gửi báo giá, nhắc nhở theo dõi hoặc xử lý báo giá quá hạn.
Tự động thông báo và nhắc nhở: Khi báo giá đã được phê duyệt hoặc khách hàng yêu cầu chỉnh sửa, nó sẽ tự động gửi thông báo.

Đa ngôn ngữ và đa tiền tệ

Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: Để phù hợp với thị trường quốc tế, cho phép tạo báo giá bằng nhiều ngôn ngữ.
Đa tiền tệ: Hỗ trợ báo giá bằng nhiều loại tiền tệ, chẳng hạn như tự động chuyển đổi tỷ giá, giúp các công ty liên kết với khách hàng quốc tế dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý báo giá CIT Software

Phần mềm quản lý báo giá CIT Software được phát triển bởi Công ty TNHH Giải pháp Công Nghệ CIT. Với gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết kế phần mềm, thiết kế app cho nhiều doanh nghiệp tư nhân và các cơ quan nhà nước.

Quản lý toàn diện: Phần mềm quản lý báo giá bao gồm một hệ thống kết hợp nhiều hoạt động và quy trình quản lý khác nhau, bao gồm việc tạo ra cơ sở dữ liệu chung và cho phép các phòng ban trong công ty tương tác và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Các quy trình kinh doanh quan trọng như quản lý báo giá, quản lý đơn hàng và quản lý khách hàng có thể được tự động hóa để giảm thời gian, tăng hiệu suất và giảm sai sót.
Phân tích dữ liệu và thông tin: Dữ liệu được thu thập và lưu trữ từ các quy trình và phòng ban khác nhau của công ty. Điều này cho phép phân tích dữ liệu chi tiết về hoạt động kinh doanh, xu hướng thị trường, hành vi của khách hàng và hiệu suất chung của công ty.
Bảo mật và phân quyền chi tiết: Hệ thống phân quyền chi tiết cho từng hạng mục công việc cho phép các nhà quản lý tập trung hơn trong khi vẫn bảo mật thông tin quan trọng.
Hỗ trợ và cập nhật: Bộ phận kỹ thuật và phòng ban chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ người dùng. Phần mềm có thể thay đổi chức năng hoặc quy trình xử lý dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý kinh doanh.

Quy trình thiết kế phần mềm quản lý báo giá CIT Software

Thu thập yêu cầu

Khảo sát nhu cầu của khách hàng: Nói chuyện với khách hàng hoặc các bộ phận liên quan để biết các yêu cầu cụ thể về phần mềm, bao gồm mục tiêu của dự án và các tính năng cần thiết.
Xác định phạm vi dự án: Xác định phạm vi của phần mềm cũng như các chức năng cơ bản cần thiết, chẳng hạn như tạo báo giá, quản lý khách hàng, theo dõi trạng thái báo giá và tích hợp với các hệ thống khác.
Phân tích yêu cầu: Tạo tài liệu chi tiết về các chức năng cần thiết, giao diện người dùng và bảo mật.

Phân tích và thiết kế hệ thống

Thiết kế kiến trúc phần mềm: Chọn mô hình kiến trúc phù hợp (ví dụ: microservices, kiến trúc phân tầng) để đảm bảo phần mềm có khả năng mở rộng và bảo trì tốt.
Thiết kế cơ sở dữ liệu: Xác định các bảng dữ liệu, cách chúng liên kết với nhau, và các quy tắc ràng buộc cần thiết để lưu trữ thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm, báo giá, v.v.
Thiết kế giao diện người dùng (UI/UX): Lập kế hoạch và thiết kế các giao diện chính của phần mềm, chẳng hạn như trang tạo báo giá, quản lý danh sách báo giá và báo cáo. Giao diện phải đáp ứng nhu cầu của người dùng và phải thân thiện và dễ sử dụng.
Lập sơ đồ quy trình: Lập sơ đồ quy trình làm việc của phần mềm, mô tả cách các chức năng sẽ tương tác với nhau.

Phát triển phần mềm

Lập trình và triển khai các chức năng: Các lập trình viên sẽ viết mã để tạo các tính năng chính của phần mềm, chẳng hạn như tạo báo giá, quản lý khách hàng, theo dõi trạng thái và tích hợp, dựa trên thiết kế đã được thiết kế.
Phát triển giao diện người dùng: Xây dựng các giao diện dựa trên thiết kế UI/UX đã được xác định. Đảm bảo phản hồi nhanh chóng, giao diện trực quan và dễ thao tác.
Tích hợp các hệ thống liên quan: Nếu cần thiết, hãy tích hợp phần mềm với các hệ thống khác, chẳng hạn như các hệ thống CRM, ERP hoặc kế toán, để đồng bộ hóa dữ liệu.

Kiểm thử phần mềm

Kiểm thử chức năng (Functional Testing): Đảm bảo các chức năng chính của phần mềm quản lý báo giá hoạt động đúng như yêu cầu, chẳng hạn như quản lý công nợ và tạo báo giá.
Kiểm thử hiệu suất (Performance Testing): là một phương pháp để đánh giá khả năng đáp ứng của phần mềm trong trường hợp có nhiều người sử dụng đồng thời hoặc dữ liệu lớn.
Kiểm thử bảo mật (Security Testing): Kiểm tra các lỗ hổng bảo mật để đảm bảo thông tin khách hàng và báo giá được bảo vệ.
Kiểm thử người dùng (User Acceptance Testing – UAT): Người dùng kiểm tra phần mềm để đảm bảo nó đáp ứng yêu cầu và nhu cầu thực tế của họ.

Triển khai phần mềm

Cài đặt và cấu hình: Triển khai phần mềm vào hệ thống hoặc môi trường sản xuất của công ty. Cấu hình phải được thiết lập để đảm bảo phần mềm hoạt động tốt.
Đào tạo người dùng: Dạy người dùng cách sử dụng phần mềm, chẳng hạn như tạo báo giá và quản lý danh sách báo giá.
Chuyển đổi dữ liệu (nếu cần): Phần mềm quản lý báo giá Đảm bảo rằng dữ liệu không bị mất mát bằng cách chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang phần mềm mới.

Bảo trì và cập nhật

Hỗ trợ và bảo trì: Hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì phần mềm được cung cấp để khắc phục các lỗi hoặc vấn đề phát sinh sau khi triển khai.
Cập nhật và nâng cấp phần mềm: Phần mềm quản lý báo giá được cập nhật dựa trên ý kiến của người dùng và xu hướng thị trường mới. Các cập nhật bảo mật và tính năng mới phải được triển khai thường xuyên.
Giám sát và đánh giá hiệu suất: Giám sát hiệu suất của phần mềm quản lý báo giá và đánh giá các chỉ số để xác định những nơi cần cải tiến.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý báo giá chuyên nghiệp hoặc viết phần mềm theo yêu cầu, thì đừng chần chờ thêm nữa, liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khác hàng về sản phẩm và bảng giá một cách cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch dịch của CIT!

Xem thêm: Top công ty phần mềm uy tín, lớn nhất Việt Nam hiện nay