Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một yêu cầu tất yếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số hiện nay. Sự phát triển của phần mềm hóa đơn điện tử đang thay đổi cách quản lý hóa đơn và là phương tiện tốt nhất cho các doanh nghiệp để tuân thủ pháp luật và thực hiện các thủ tục hành chính. Hãy cùng CIT khám phá những lợi ích và lý do tại sao phần mềm hóa đơn điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay nhé!
- Dịch vụ viết phần mềm uy tín, tốt nhất hiện nay
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm quản lý hóa đơn là một công cụ công nghệ được thiết kế để giúp các công ty quản lý, lưu trữ và xử lý hóa đơn một cách chuyên nghiệp. Phần mềm này cung cấp một giải pháp số hóa cho việc quản lý hóa đơn, giúp tự động hóa các quy trình, giảm lỗi sai sót và tăng năng suất làm việc. Điều này khác với các phương pháp quản lý hóa đơn truyền thống như sổ sách và Excel.
Các chức năng chính của phần mềm quản lý hóa đơn:
- Tạo hóa đơn: Cho phép người dùng tạo hóa đơn với các thông tin như tên khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, giá, thuế và tổng số tiền.
- Quản lý khách hàng: lưu trữ thông tin của khách hàng để hỗ trợ theo dõi các giao dịch và liên lạc.
- Theo dõi thanh toán: Giúp bạn theo dõi tất cả các hóa đơn thanh toán và biết được hóa đơn nào đã thanh toán và còn nợ.
- Gửi hóa đơn điện tử: Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn bằng cách gửi hóa đơn qua email hoặc các phương tiện trực tuyến khác.
- Lập báo cáo tài chính: Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định bằng cách cung cấp các báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí và tình hình tài chính.
- Quản lý thuế: Hỗ trợ tính toán và quản lý các loại thuế liên quan đến hóa đơn, giúp tuân thủ pháp luật.
- Tích hợp với các ứng dụng khác: Một số phần mềm có thể được sử dụng cùng với các hệ thống kế toán hoặc phần mềm quản lý doanh nghiệp khác để tối ưu hóa quy trình làm việc.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử
Hiện nay, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong các hoạt động kinh doanh. Phần mềm hóa đơn điện tử giúp các công ty tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Đối với doanh nghiệp:
- Giảm thiểu hóa đơn giấy giúp bảo vệ môi trường;
- Tiết kiệm chi phí và thời gian bằng cách thực hiện các công việc như in ấn và lưu trữ hóa đơn;
- Tránh rủi ro làm rách, cháy hoặc mất hóa hơn, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh;
- Mã xác thực của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử giúp tăng an toàn, tính chính xác và khả năng bảo mật của nó.
- Dễ lưu trữ, thống kê và tìm kiếm hóa đơn. Điều này cho phép các công ty hạch toán, kê khai và nộp thuế qua mạng hiệu quả hơn.
Đối với khách hàng
- Khách hàng nhận được hóa đơn điện tử ngay lập tức, không cần chờ đợi.
- Tiện lợi: Khách hàng có thể dễ dàng lưu trữ hóa đơn điện tử của họ mà không lo lắng chúng sẽ mất.
- Minh bạch: Khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra các thông tin trên hóa đơn.
Đối với cơ quan thuế
- Giảm thời gian và chi phí khi đối chiếu hóa đơn giống như hóa đơn giấy;
- Khắc phục tình trạng làm hóa đơn giả và khuyến khích kinh doanh; Cơ quan thuế dễ dàng đồng bộ hệ thống cơ sở dữ liệu về hóa đơn, đảm bảo kiểm tra, thanh tra và hoàn thuế.
Top 7 phần mềm hóa đơn điện tử nên dùng nhất hiện nay
1. Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất CIT Software
Phần mềm hóa đơn điện tử tự động CIT Software giúp các công ty quản lý tài chính tốt hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Phần mềm hóa đơn đầu vào CIT Software được hàng nghìn công ty chọn sử dụng vì những lợi ích nổi bật sau:
- Tự động ghi nhận công nợ của khách hàng và nhà cung cấp, tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn và tạo hóa đơn bằng một cú nhấp chuột.
- Thiết lập một quy trình sẽ tự động thông báo cho các bên liên quan khi hóa đơn được ghi nhận.
- Đặt các quy tắc và lịch trình tự động định kỳ để theo dõi các khoản thanh toán đến hạn.
- Lựa chọn đối soát nợ từng dòng hoặc hàng loạt phụ thuộc vào các khoản thanh toán được ghi nhận và công nợ tại hóa đơn.
- Hệ thống báo cáo được hiển thị dưới dạng biểu đồ (có dạng cột, bánh hoặc đường) hoặc phân tích (có pivot). Điều này cho phép người dùng nhìn thấy thông tin đa chiều và trực quan hơn.
2. Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA MEINVOICE
MISA MEINVOICE là phần mềm hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp tư nhân lựa chọn để tạo hóa đơn điện tử. Đây là phần mềm quản lý hóa đơn sử dụng công nghệ blockchain để đảm bảo an toàn, bảo mật và ngăn chặn làm giả hóa đơn.
Phần mềm MISA được Tổng cục Thuế, Bộ Thông tin và Truyền thông Bộ Tài chính khuyến khích sử dụng vì nó đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ hóa đơn theo đúng Thông tư 78, Nghị định 123.
Có thể nói rằng MISA meInvoice sẽ giúp các doanh nghiệp quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả, từ việc lập hóa đơn, gửi hóa đơn cho khách hàng và lưu trữ chúng.
Các tính năng nổi bật có thể kể đến như:
- Hỗ trợ ký điện tử và xử lý hóa đơn ngay trên phần mềm (người bán, người mua)
- Mọi phần mềm kế toán bán hàng đều có thể sử dụng nó.
Có hỗ trợ tra cứu hàng loạt hóa đơn theo thông tin người nhận và xuất cho người mua. - Hệ thống làm hóa đơn trên điện thoại cho phép bạn phát hành hóa đơn bất cứ khi nào bạn muốn.
- Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ được yêu cầu theo quy định pháp luật
3. Phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice
Meinvoice thuộc phần mềm của công ty cổ phần MISA. Công ty này là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực phát triển phần mềm và cung cấp giải pháp về quản lý tài chính – kế toán cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà Meinvoice được rất nhiều các doanh nghiệp lớn nhỏ sử dụng và nhận được sự đánh giá rất cao từ lãnh đạo Bộ tài chính cũng như Tổng Cục thuế và Bộ Thông tin và Truyền thông.
Phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice là một trong những top phần mềm có thể tích hợp với tất cả các phần mềm: kế toán, quản trị, bán hàng,… trên thị trường để lập và phát hành hóa đơn điện tử, giúp liên thông các dữ liệu của cả hai hệ thống với nhau. Ngoài ra, phần mềm này còn được tích hợp với tất cả các giải pháp phần mềm quản lý ưu việt do công ty MISA phát triển tạo thành một hệ sinh thái nhằm đồng bộ dữ liệu cho các đơn vị.
Phần mềm hóa đơn điện tử Meinvoice cho phép khách hàng tra cứu cũng như lập hóa đơn ở mọi lúc, mọi nơi qua Tablet, Desktop, Mobile.
- Giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng;
- Khi kết hợp với nhiều hệ thống kinh doanh khác, nhóm có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí;
- Công ty có thể phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn từ bất kỳ nơi nào trên thiết bị di động hoặc laptop của họ.
- Với tư cách là phần mềm hóa đơn điện tử đầu tiên tại Việt Nam sử dụng ứng dụng công nghệ blockchain, nó đảm bảo rằng hóa đơn được an toàn và chống làm giả. Điều này làm tăng độ tin cậy của hóa đơn kinh doanh.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến S-Invoice
S-Invoice là một sản phẩm đáng giá của Tập đoàn Viễn thông và Công nghệ thông tin Viettel. Đây là nơi cung cấp rất nhiều dịch vụ và giải pháp ưu việt về viễn thông cũng như công nghệ thông tin. Viettel có các trung tâm công nghệ thông tin nằm trên khắp 63 tỉnh thành của Việt Nam, luôn sẵn sàng triển khai, tích hợp khi có yêu cầu và hỗ trợ 24/7.
Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice có khả năng phát hành hóa đơn với số lượng lớn trong 1 ngày. Bởi có hệ thống sử dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp kỹ càng và an toàn tuyệt đối trong việc quản lý cũng như lưu trữ hóa đơn.
Bên cạnh đó, S-Invoice còn có khả năng mở rộng phù hợp với nhiều loại hóa đơn đặc thù khác nhau và đáp ứng đa dạng các loại hình doanh nghiệp từ nhỏ cho đến lớn. Hơn nữa, khả năng tích hợp với rất nhiều các phần mềm quản lý doanh nghiệp, kế toán, bán hàng (mất phí tích hợp).
Viettel chính là nhà cung cấp đa dạng dịch vụ, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội dùng nhiều dịch vụ đồng bộ trên hạ tầng mạng lớn của Viettel, với giá cực kỳ ưu đãi.
Các tính năng nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice:
- Lập hóa đơn bằng cách sử dụng giao diện của phần mềm
- Có thể chọn thiết kế trực tiếp trên hệ thống hoặc sử dụng hóa đơn mẫu.
- Có một phần được kết nối với Tổng cục Thuế bằng cách sử dụng mẫu của Tổng cục Thuế.
- Khách hàng có thể sử dụng portal phần mềm để tiện tra cứu thông tin.
5. Phần mềm quản lý hoá đơn điện tử FPT
Phần mềm FPT.Einvoice là giải pháp hóa đơn điện tử của công ty TNHH hệ thống thông tin FPT. Công ty này đã có kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống xác thực điện tử cho Tổng Cục Thuế từ năm 2015. Và được đồng hành cùng các doanh nghiệp tại Việt Nam thông qua phần mềm hoá đơn điện tử FPT.Einvoice.
Phần mềm hoá đơn của FPT cho phép các doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ hoá đơn cũng như lưu trữ hoá đơn trên nền tảng đám mây onCloud hoặc trên nền tảng CNTT. Ứng dụng của FPT được xây dựng và phát triển đúng theo quy chuẩn quy định của cơ quan Thuế. Chính vì vậy, phần mềm này không chỉ hỗ trợ thao tác lập và phát hoá đơn rất nhanh chóng mà còn hỗ trợ cả công tác hạch kế toán giúp tiết kiệm chi phí.
6. Phần mềm hoá đơn điện tử E-invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice được xây dựng và phát triển bởi công ty TNHH Thái Sơn. E-Invoice cung cấp cho các doanh nghiệp nhiều tính năng như: hỗ trợ cho nhiều mẫu hóa đơn 01GTKT, 02GTTT, 07KPT và hỗ trợ cho việc lập và phát hành hoá đơn cho khách hàng bằng phương tiện điện tử theo đúng quy chuẩn quy định của tổng cục Thuế.
Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có quyền yêu cầu những điều như: thiết kế mẫu mã hoá đơn và sử dụng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp mình như thế nào để giúp tạo điểm nhấn cho thương hiệu của doanh nghiệp.
Các tính năng nổi bật của phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice
- Hỗ trợ các mẫu hóa đơn đầy đủ như 07KPTQ, 01GTKT và 02GTTT theo quy định của Tổng cục Thuế;
- Cho phép người sử dụng bảo mật dữ liệu và tạo lập và tra cứu hóa đơn điện tử trực tiếp trên điện thoại di động;
- Cho phép các công ty tự thiết kế hóa đơn và đưa thương hiệu của họ vào hóa đơn;
- Cho phép tích hợp mọi phần mềm kinh doanh hiện có như ERP, CRM, SAP, phần mềm kế toán và phần mềm bán hàng.
- Các công ty có thể tạo hóa đơn điện tử cho khách hàng một cách đơn giản, nhanh chóng và chính xác nhờ cơ sở dữ liệu về hóa đơn được tích hợp trong phần mềm.
7. Phần mềm hoá đơn điện tử hiệu quả VNPT
VNPT E-invoice là phần mềm hoá đơn điện tử hàng đầu tại Việt Nam thuộc tổng công ty dịch vụ viễn thông VNPT Vinaphone. Công ty này được đánh giá là một trong những nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử chất lượng và đáng tin cậy nhất.
Đặc điểm nổi bật của VNPT E-invoice chính là: dễ dàng tra cứu, chủ động khởi tạo, tiết kiệm chi phí và thanh toán an toàn. Hơn nữa, VNPT còn cam kết cho phép lưu trữ dữ liệu lên tới 10 năm ở trên hệ thống thiết bị và đường truyền bảo mật của VNPT.
Một số ưu điểm của VNPT Invoice, phần mềm hóa đơn điện tử:
- Thuận tiện trong việc sử dụng và quản lý;
- tính bảo mật cao, đảm bảo rằng hóa đơn điện tử của công ty vẫn an toàn;
- Khi kết hợp với các hệ thống kinh doanh khác, nó giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí.
TỔNG KẾT
Bài viết trên mình đã giới thiệu đến bạn về những top 7 phần mềm hoá đơn điện tử chuyên nghiệp, uy tín và được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn lựa chọn được một nhà cung cấp cũng như một phần mềm hoá đơn điện tử phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất.
Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm hóa đơn điện tử hoặc viết phần mềm theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả một cách cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!
