Phần mềm quản lý tài liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ của các doanh nghiệp và tổ chức trực tuyến. Nhiều công ty hiện đang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ để số hóa giấy tờ, hồ sơ nhân sự và hợp đồng. Phần mềm này đã chứng minh rằng nó rất tiện lợi và hiệu quả đối với quản lý hồ sơ của doanh nghiệp.

Những khó khăn trong công tác quản lý lưu trữ tài liệu, hồ sơ truyền thống

Mỗi công việc và quy trình sẽ tạo ra nhiều loại hồ sơ và giấy tờ trong quá trình hoạt động của công ty. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý để ghi lại tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và đánh giá tình hình công việc và tiến độ của công ty.

Nhưng khi “tuổi đời” của một doanh nghiệp tăng lên, số lượng hồ sơ lưu trữ có thể tăng lên hàng trăm hoặc hàng nghìn tài liệu trong vòng vài năm.

Các phương pháp lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ thông thường sau đó sẽ trở nên “cồng kềnh” và bộc lộ nhiều nhược điểm, chẳng hạn như:

Tìm kiếm và truy xuất hồ sơ khó khăn và mất thời gian
Các chi phí hàng ngày liên quan đến văn phòng phẩm bao gồm in ấn, giấy tờ, tủ chứa, v.v.
Thất lạc tài liệu là một vấn đề phổ biến và có thể gây trở ngại cho hoạt động kinh doanh.
Tăng hiệu quả công việc cần thiết để soạn thảo, lưu trữ, quản lý và luân chuyển hồ sơ thủ công

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu miễn phí

Các phần mềm quản lý tài liệu miễn phí đã trở thành công cụ quan trọng để giúp các công ty xây dựng văn phòng số. Điều này là kết quả của những tiến bộ trong khoa học công nghệ và xu hướng số hóa tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp có các tính năng chính sau:

Đối với quản lý

Quản lý hồ sơ doanh nghiệp và giảm chi phí lưu trữ
Hỗ trợ quản lý hồ sơ chi tiết cho từng cá nhân và phòng ban thông qua hệ thống Phân quyền từ xa
Bảo mật hoàn toàn dữ liệu hồ sơ của doanh nghiệp để ngăn chặn dữ liệu bị rò rỉ hoặc mất

Đối với nhân viên

Hồ sơ công ty có thể truy cập và chia sẻ dễ dàng và nhanh chóng.
Cung cấp dữ liệu hồ sơ cho việc lập báo cáo và trình bày thống kê cho cấp trên

Top 10 phần mềm quản lý tài liệu miễn phí, tốt nghiệp hiện nay

1. Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất CIT Software

Phần mềm quản lý tài liệu CIT Software là một hệ thống toàn diện để lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ cho mọi doanh nghiệp và được tích hợp vào nền tảng quản trị doanh nghiệp.

CIT Software là giải pháp số hóa cho hơn 5.000 doanh nghiệp “chinh chiến” trong cuộc đua chuyển đổi số với 7 năm kinh nghiệm. Giải pháp này tự động hóa toàn bộ tài nguyên của doanh nghiệp và tập trung vào một nền tảng.

Phần mềm quản lý tài liệu CIT Software cung cấp các công cụ tuyệt vời để giải quyết các bài toán liên quan đến quản trị và lưu trữ hồ sơ, giúp các công ty tối ưu hóa quy trình vận hành và tổ chức công việc:

Tính năng nổi bật

Lưu trữ tài liệu tập trung: CIT Software cho phép các công ty lưu trữ tất cả tài liệu của họ, bao gồm hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án, báo cáo, v.v. trên một nền tảng.
Phân loại và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng: Khi cần, tính năng phân loại nhóm tài liệu cho phép bạn truy cập dễ dàng và tìm kiếm nhanh chóng.
Tính năng chia sẻ không giới hạn: Phần mềm quản lý tài liệu CIT Software cho phép người dùng chia sẻ thông tin nội bộ với các bộ phận và nhân viên có liên quan mà không bị giới hạn.
Tích hợp với các phần mềm quản trị nội bộ: Các doanh nghiệp có thể liên kết và tùy chỉnh quy trình làm việc logic hơn nhờ các ứng dụng tích hợp với các phần mềm khác.

>> Xem ngay: Phần mềm quản lý công việc, dự án tốt nhất hiện nay

2. Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí CloudOffice

CloudOffice là công cụ tốt nhất hiện có để quản lý tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế khoa học và đáp ứng nhiều mục tiêu, chẳng hạn như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản.

Ngoài ra, phần mềm này hỗ trợ tính năng điều hành công việc từ xa và theo dõi xử lý văn bản.

Tính năng nổi bật

Quản lý tài liệu dựa trên điện toán đám mây: Công nghệ điện toán đám mây của CloudOffice cho phép các tổ chức dễ dàng truy cập và truy xuất tài liệu trực tuyến từ bất kỳ thiết bị nào.
Quản lý tài liệu dựa trên thời gian thực: Mọi người luôn có thể làm việc với phiên bản mới nhất vì mọi thay đổi được cập nhật ngay lập tức. Điều này cũng dễ dàng theo dõi lịch sử cập nhật tài liệu khi cần.
Tùy chỉnh và cập nhật tài liệu thông qua phần mềm trực tiếp: Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên phần mềm của CloudOffice mà không cần tài xuống các ứng dụng khác.
Kết nối với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office: Điểm mạnh của CloudOffice là nó có thể kết nối với các phần mềm khác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách thay đổi định dạng file.

3. Phần mềm quản lý tài liệu GXD

Phần mềm Quản lý tài liệu trên máy tính cá nhân được hỗ trợ một cách khoa học và chuyên nghiệp bằng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí GXD.

Ngoài ra, phần mềm có thể chạy trên file Excel, giúp bạn sắp xếp dữ liệu khoa học và dễ hiểu. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm các file tài liệu do đó.

Tính năng nổi bật

Tất cả các tài liệu đều được quản lý theo từng thư mục: Cho phép người dùng tạo thư mục và phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như dự án, loại tài liệu hoặc ngày tháng, điều này giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Cung cấp nhiều hệ văn bản: Hỗ trợ người dùng cập nhật các tài liệu doanh nghiệp mới nhất trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như đầu tư xây dựng, điều hành dự án,…
Hệ thống pháp lý và thủ tục: Bằng cách cung cấp hệ thống quy trình làm việc chuẩn hóa và tham chiếu các quy định pháp luật, GXD hỗ trợ tối đa quá trình quản lý tài liệu. Phần mềm mô tả tất cả các bước cần thiết để tạo tài liệu, từ khâu tạo mới đến khâu phê duyệt và lưu trữ.

4. Phần mềm quản lý tài liệu & hồ sơ Faceworks

Faceworks là một phần mềm quản lý tài liệu có nhiều tính năng có thể giúp mọi người và công ty lưu trữ, chia sẻ và tổ chức tài liệu.

Phần mềm cung cấp công cụ quản lý tài liệu có thể thay đổi theo nhu cầu của công ty. Faceworks, công nghệ điện toán đám mây, giúp giảm chi phí và kết nối thông tin tốt hơn.

Tính năng nổi bật

Giúp lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản: Tất cả văn bản được lưu trữ tại một nơi, vì vậy người dùng có thể dễ dàng truy cập và quản lý chúng.
Có khả năng tìm kiếm và truy cập: Faceworks sử dụng vài từ khóa để lọc và tìm thấy văn bản cần thiết.
Lưu trữ tài liệu khoa học và đầy đủ: Nó cho phép lưu trữ các loại văn bản khác nhau, từ tài liệu văn phòng đến các loại file đa phương tiện, chẳng hạn như hình ảnh và video. Để dễ dàng quản lý, phần mềm cho phép người dùng tạo thư mục và phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí.
Hỗ trợ cập nhật văn bản đến, văn bản đi và thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm: Các báo cáo thống kê về số lượng văn bản, loại văn bản, người tạo, v.v. được cung cấp bởi hệ thống cho phép bạn có một cái nhìn tổng quan về lượng thông tin mà bạn đang quản lý.

5. Quản lý quản lý tài liệu,hồ sơ lưu trữ miễn phí LV SureDMS

LV SureBMS hỗ trợ các quy trình kinh doanh như thu thập, bảo quản, khai thác và báo cáo thống kê. LV SureDMS là hệ thống xử lý dữ liệu sử dụng công nghệ học máy. Nó có khả năng kết nối thông tin tài liệu với hơn một trăm ngôn ngữ.

Tính năng nổi bật

Học máy (ngôn ngữ tự nhiên, hình ảnh,…) hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp hồ sơ với hơn một trăm ngôn ngữ và nhiều định dạng tệp dữ liệu.
Có khả năng xuất kết quả tìm kiếm trong tập tin Excel.
Quản lý hồ sơ lưu trữ cho các loại kho khác nhau, chẳng hạn như kho chuyên dụng và kho tạm, tích hợp các tính năng phù hợp với quy mô và yêu cầu của công ty.
Thu thập, bảo quản, sửa đổi, khai thác, tra cứu và báo cáo thống kê dễ dàng.
Hệ thống phần mềm cho phép nhân viên đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

6. Phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu miễn phí C-Office

Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử C-Office bao gồm hơn 20 tính năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống giao diện web. Khả năng số hóa các công việc quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và tự động quản lý các quy trình nghiệp vụ văn phòng là đặc điểm nổi bật của phần mềm này.

Tính năng nổi bật

Quản lý quy trình xử lý các tài liệu: Khả năng theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ của tổ chức.
Tích hợp kho dữ liệu chung: Hỗ trợ người dùng quản lý thư viện dữ liệu chung của tổ chức, chẳng hạn như quy định, chính sách, quy trình, biểu mẫu và hướng dẫn.
Cải thiện giao tiếp nội bộ: cho phép người dùng sử dụng hệ thống phần mềm để gửi thông báo đến tất cả nhân viên trong tổ chức, đảm bảo tài liệu được gửi trong phạm vi nội bộ.
Kiểm soát quá trình hoàn thành các tài liệu quan trọng: Có thể nhắc việc, gửi thông báo hoặc cảnh báo qua email và cung cấp quyền cho từng nhân viên liên quan.

Tính năng nổi bật

Thống nhất quy trình xử lý và lưu trữ tài liệu: Tất cả tài liệu giấy nên được số hóa, hồ sơ vật lý nên được chuyển sang sổ văn bản chung và đảm bảo rằng các hồ sơ đến và đi được quản lý chặt chẽ.
Xét duyệt văn bản: cho phép các nhà quản lý kiểm tra văn bản nhanh chóng trên tài liệu số, tạo báo cáo chi tiết và quản lý quy trình xử lý hồ sơ.
Liên thông gửi và nhận văn bản: EFY cho phép các công ty quản lý tài liệu sử dụng các tính năng gửi và nhận văn bản điện tử từ các nguồn ngoại bộ, đồng thời thống nhất quy trình quản lý tài liệu trên cùng một nền tảng.
Quản lý điều hành: Người dùng có thể trao đổi và giao việc trực tiếp trên phần mềm bằng cách sử dụng EFY để theo dõi lịch trình cá nhân và nội bộ.

8. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ IBOM

Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí IBOM hỗ trợ lưu trữ và quản lý văn bản cho các tổ chức kinh doanh. Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động theo các dự án và công trình cụ thể. quản lý quy trình và hồ sơ tài liệu được kết hợp chặt chẽ trên một nền tảng.

Tính năng nổi bật

Có khả năng chuyển xử lý văn bản theo quy trình hoạt động của công ty.
Tìm kiếm văn bản bằng cách sử dụng từ khóa, cơ quan ban hành và ngày ban hành. Hỗ trợ quản lý hồ sơ dưới dạng danh sách theo đúng quy trình của chính phủ.
Tìm kiếm nâng cao cung cấp toàn bộ nội dung trong file đính kèm và hỗ trợ tìm kiếm trên file PDF một lớp.
Hỗ trợ nhân viên tiếp nhận và được thông báo nhanh chóng về văn bản chỉ đạo.

9. Phần mềm quản lý tài liệu Templafy

Phần mềm quản lý tài liệu Templafy là một trong những công cụ tốt nhất hiện nay để hỗ trợ quản lý và lưu trữ tài liệu. Templafy hỗ trợ các công ty tự động hóa việc lưu trữ, quản lý và phân phối tài liệu bằng cách sử dụng công nghệ lưu trữ chính dựa trên điện toán đám mây.

Tính năng nổi bật

Cho phép thử nghiệm và tích hợp quy trình quản lý tài liệu nội bộ trên phần mềm miễn phí.
Tự động hóa các tác vụ tích hợp tài liệu dựa trên mẫu và dữ liệu được cung cấp, sử dụng học máy để xử lý dữ liệu và giảm thời gian quản lý.
Các nhà quản lý có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ địa điểm nào bằng phiên bản ứng dụng di động. Điều này giúp họ đảm bảo rằng tài liệu được chia sẻ trong tổ chức vẫn an toàn.

10. Phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ miễn phí Access

Doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng quản lý hệ thống tài liệu nội bộ với phần mềm quản lý tài liệu miễn phí Access. Access hỗ trợ người dùng quản lý và phân loại các file tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu Access, cùng với hệ sinh thái Microsoft, là công cụ tuyệt vời giúp các công ty tối ưu hóa quản lý hồ sơ và tài liệu.

Tính năng nổi bật

Tạo và chia sẻ tài liệu là một quá trình khó khăn: Phần mềm quản lý tài liệu Access hỗ trợ người dùng “Tạo và chia sẻ ứng dụng mà không cần phải là nhà phát triển” và hỗ trợ xây dựng nhiều biểu mẫu tài liệu mà không cần các công cụ chuyên biệt.
Tùy chỉnh linh hoạt để sử dụng trong quy trình kinh doanh: hỗ trợ người dùng tra cứu, tìm kiếm và quản lý dữ liệu nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Trộn dữ liệu quản lý từ nhiều nguồn khác nhau: Phần mềm quản lý tài liệu Access là một trong những ứng dụng thuộc hệ sinh thái Microsoft.
Nó có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ xử lý dữ liệu chuyên nghiệp khác như SQL Server và Microsoft Azure SQL, nâng cao khả năng quản lý trong thời gian dài.

Bài viết trên cung cấp cho bạn những thông tin vô cùng hữu ích về Top 10 phần mềm quản lý tài liệu miễn phí được tin dùng nhất năm 2024 tại các doanh nghiệp.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý tài liệu hay các phần mềm theo nhu cầu, Hãy liên hệ với CIT Group– chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất về sản phẩm lẫn dịch vụ.