Trong môi trường làm việc hiện đại, khối lượng tài liệu, hợp đồng, hồ sơ khách hàng và các văn bản nội bộ ngày càng gia tăng. Việc quản lý thủ công (qua thư mục máy tính, email, hoặc giấy tờ) không chỉ tốn kém thời gian tìm kiếm, dễ dẫn đến thất lạc dữ liệu, mà còn tạo ra những rủi ro lớn về bảo mật và sự hợp tác. Các doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp để tập trung hóa, bảo mật và tối ưu hóa quy trình làm việc với thông tin.

Phần mềm Quản Lý Tài Liệu (Document Management System – DMS) chính là công cụ thiết yếu để giải quyết vấn đề này. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, việc lựa chọn phiên bản miễn phí là bước đi thông minh để bắt đầu quá trình số hóa mà không cần đầu tư lớn. Bài viết này sẽ tổng hợp Top 10 Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Miễn Phí, Tốt Nhất 2026, được đánh giá kỹ lưỡng về khả năng lưu trữ an toàn, tính năng tìm kiếm mạnh mẽ và sự thân thiện với người dùng. Hãy cùng khám phá để tìm ra giải pháp hoàn hảo, giúp doanh nghiệp bạn quản lý thông tin một cách khoa học và hiệu quả nhất!

Những khó khăn trong công tác quản lý lưu trữ tài liệu, hồ sơ truyền thống

Mỗi công việc và quy trình sẽ tạo ra nhiều loại hồ sơ và giấy tờ trong quá trình hoạt động của công ty. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý để ghi lại tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và đánh giá tình hình công việc và tiến độ của công ty.

Thách Thức về Thời Gian và Hiệu Suất

Tốn thời gian tìm kiếm: Việc lục lọi trong các thư mục file phức tạp, tủ hồ sơ hoặc hộp thư email có thể làm giảm hiệu suất của nhân viên.
Quy trình thủ công: Các quy trình như phê duyệt, luân chuyển và sao chép tài liệu đều phải được thực hiện bằng tay. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ và tắc nghẽn trong quá trình thực hiện công việc.
Khó khăn trong phân loại: Việc sắp xếp và đánh chỉ mục tài liệu không đồng nhất giữa các nhân viên hoặc phòng ban có thể gây hỗn loạn.

Rủi Ro Về Bảo Mật và Thất Thoát Dữ Liệu

Thất lạc/Hủy hoại Dữ liệu: Tài liệu giấy dễ bị hư hỏng (cháy, ẩm mốc, mối mọt) hoặc thất lạc vĩnh viễn. Tài liệu số lưu trữ cục bộ có thể bị mất do lỗi ổ cứng, virus hoặc lỗi người dùng.
Bảo mật Kém: Tài liệu giấy chỉ được bảo vệ bởi khóa tủ, dễ bị truy cập trái phép hoặc sao chép. Tài liệu số không được mã hóa hoặc phân quyền rõ ràng cũng dễ bị rò rỉ.
Khó kiểm soát Truy cập: Không thể theo dõi được ai đã xem, chỉnh sửa hoặc in tài liệu vào thời điểm nào.

Vấn Đề Về Chi Phí và Không Gian

Chi phí Lưu trữ: Chi phí mua sắm tủ, kệ, giấy tờ, mực in và không gian văn phòng để lưu trữ hồ sơ giấy là rất lớn.
Chi phí Vận hành: Chi phí bảo trì máy in, máy photocopy, và nhân sự chuyên trách cho việc quản lý hồ sơ.

Thiếu Sự Hợp Tác và Đồng Bộ

Khó khăn khi Cộng tác: Hai người không thể cùng chỉnh sửa một tài liệu giấy/file cục bộ cùng lúc, dẫn đến việc phải gửi file qua lại (email), tạo ra nhiều phiên bản tài liệu khác nhau.
Thiếu Tính Toàn vẹn (Data Integrity): Việc có nhiều phiên bản tài liệu (version control) khiến nhân viên dễ nhầm lẫn, sử dụng tài liệu không phải là phiên bản mới nhất hoặc đã được phê duyệt.
Truy cập Hạn chế: Nhân viên làm việc từ xa hoặc ở chi nhánh khác không thể truy cập ngay lập tức vào các hồ sơ giấy hoặc file lưu trữ tại máy chủ cục bộ.

Phần mềm quản lý tài liệu là gì

Phần mềm quản lý tài liệu (Document Management Software – DMS) là công cụ giúp tổ chức, lưu trữ, thống kê, bảo mật và theo dõi toàn bộ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp hoặc tổ chức trên môi trường số. Thay vì lưu trữ hồ sơ bằng giấy hay rải rác trên nhiều thư mục, phần mềm tập trung tất cả tài liệu vào một hệ thống duy nhất, giúp truy cập nhanh, chia sẻ dễ dàng và kiểm soát phiên bản hiệu quả.

Phần mềm quản lý tài liệu thường hỗ trợ:

Lưu trữ tập trung: tài liệu được số hóa và lưu trữ an toàn trên hệ thống.
Tìm kiếm nhanh: tra cứu tài liệu theo từ khóa, thẻ, phân loại…
Phân quyền truy cập: chỉ cho phép người dùng theo vai trò xem/thay đổi tài liệu.
Kiểm soát phiên bản: ghi nhận lịch sử chỉnh sửa và phiên bản tài liệu.
Chia sẻ & làm việc nhóm: gửi link, bình luận, phê duyệt tài liệu ngay trên hệ thống.

Nhờ vậy, phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, tăng hiệu quả quản lý và nâng cao bảo mật thông tin.

Tính năng của phần mềm quản lý tài liệu miễn phí

Các phần mềm quản lý tài liệu miễn phí đã trở thành công cụ quan trọng để giúp các công ty xây dựng văn phòng số. Điều này là kết quả của những tiến bộ trong khoa học công nghệ và xu hướng số hóa tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp có các tính năng chính sau:

Đối với quản lý

Quản lý hồ sơ doanh nghiệp và giảm chi phí lưu trữ
Hỗ trợ quản lý hồ sơ chi tiết cho từng cá nhân và phòng ban thông qua hệ thống Phân quyền từ xa
Bảo mật hoàn toàn dữ liệu hồ sơ của doanh nghiệp để ngăn chặn dữ liệu bị rò rỉ hoặc mất

Đối với nhân viên

Hồ sơ công ty có thể truy cập và chia sẻ dễ dàng và nhanh chóng.
Cung cấp dữ liệu hồ sơ cho việc lập báo cáo và trình bày thống kê cho cấp trên

Top 10 phần mềm quản lý tài liệu miễn phí, tốt nghiệp hiện nay

1. Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất CIT Software

Phần mềm quản lý tài liệu CIT Software là một hệ thống toàn diện để lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ cho mọi doanh nghiệp và được tích hợp vào nền tảng quản trị doanh nghiệp.

CIT Software là giải pháp số hóa cho hơn 5.000 doanh nghiệp “chinh chiến” trong cuộc đua chuyển đổi số với 7 năm kinh nghiệm. Giải pháp này tự động hóa toàn bộ tài nguyên của doanh nghiệp và tập trung vào một nền tảng.

Phần mềm quản lý tài liệu CIT Software cung cấp các công cụ tuyệt vời để giải quyết các bài toán liên quan đến quản trị và lưu trữ hồ sơ, giúp các công ty tối ưu hóa quy trình vận hành và tổ chức công việc:

Tính năng nổi bật

Lưu trữ tài liệu tập trung: CIT Software cho phép các công ty lưu trữ tất cả tài liệu của họ, bao gồm hồ sơ nhân sự, tài liệu dự án, báo cáo, v.v. trên một nền tảng.
Phân loại và tìm kiếm tài liệu nhanh chóng: Khi cần, tính năng phân loại nhóm tài liệu cho phép bạn truy cập dễ dàng và tìm kiếm nhanh chóng.
Tính năng chia sẻ không giới hạn: Phần mềm quản lý tài liệu CIT Software cho phép người dùng chia sẻ thông tin nội bộ với các bộ phận và nhân viên có liên quan mà không bị giới hạn.
Tích hợp với các phần mềm quản trị nội bộ: Các doanh nghiệp có thể liên kết và tùy chỉnh quy trình làm việc logic hơn nhờ các ứng dụng tích hợp với các phần mềm khác.

>>> Xem ngay: Dịch vụ thiết kế app theo yêu cầu chuyên nghiệp riêng biệt nhất tại Việt Nam

2. Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí CloudOffice

CloudOffice là công cụ tốt nhất hiện có để quản lý tài liệu. Phần mềm quản lý tài liệu được thiết kế khoa học và đáp ứng nhiều mục tiêu, chẳng hạn như trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản.

Ngoài ra, phần mềm này hỗ trợ tính năng điều hành công việc từ xa và theo dõi xử lý văn bản.

Tính năng nổi bật

Quản lý tài liệu dựa trên điện toán đám mây: Công nghệ điện toán đám mây của CloudOffice cho phép các tổ chức dễ dàng truy cập và truy xuất tài liệu trực tuyến từ bất kỳ thiết bị nào.
Quản lý tài liệu dựa trên thời gian thực: Mọi người luôn có thể làm việc với phiên bản mới nhất vì mọi thay đổi được cập nhật ngay lập tức. Điều này cũng dễ dàng theo dõi lịch sử cập nhật tài liệu khi cần.
Tùy chỉnh và cập nhật tài liệu thông qua phần mềm trực tiếp: Người dùng có thể chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên phần mềm của CloudOffice mà không cần tài xuống các ứng dụng khác.
Kết nối với bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office: Điểm mạnh của CloudOffice là nó có thể kết nối với các phần mềm khác, giúp tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách thay đổi định dạng file.

3. Phần mềm quản lý tài liệu GXD

Phần mềm Quản lý tài liệu trên máy tính cá nhân được hỗ trợ một cách khoa học và chuyên nghiệp bằng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí GXD.

Ngoài ra, phần mềm có thể chạy trên file Excel, giúp bạn sắp xếp dữ liệu khoa học và dễ hiểu. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm các file tài liệu do đó.

Tính năng nổi bật

Tất cả các tài liệu đều được quản lý theo từng thư mục: Cho phép người dùng tạo thư mục và phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như dự án, loại tài liệu hoặc ngày tháng, điều này giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý.
Cung cấp nhiều hệ văn bản: Hỗ trợ người dùng cập nhật các tài liệu doanh nghiệp mới nhất trong nhiều lĩnh vực, chẳng hạn như đầu tư xây dựng, điều hành dự án,…
Hệ thống pháp lý và thủ tục: Bằng cách cung cấp hệ thống quy trình làm việc chuẩn hóa và tham chiếu các quy định pháp luật, GXD hỗ trợ tối đa quá trình quản lý tài liệu. Phần mềm mô tả tất cả các bước cần thiết để tạo tài liệu, từ khâu tạo mới đến khâu phê duyệt và lưu trữ.

4. Phần mềm quản lý tài liệu & hồ sơ Faceworks

Faceworks là một phần mềm quản lý tài liệu có nhiều tính năng có thể giúp mọi người và công ty lưu trữ, chia sẻ và tổ chức tài liệu.

Phần mềm cung cấp công cụ quản lý tài liệu có thể thay đổi theo nhu cầu của công ty. Faceworks, công nghệ điện toán đám mây, giúp giảm chi phí và kết nối thông tin tốt hơn.

Tính năng nổi bật

Giúp lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản: Tất cả văn bản được lưu trữ tại một nơi, vì vậy người dùng có thể dễ dàng truy cập và quản lý chúng.
Có khả năng tìm kiếm và truy cập: Faceworks sử dụng vài từ khóa để lọc và tìm thấy văn bản cần thiết.
Lưu trữ tài liệu khoa học và đầy đủ: Nó cho phép lưu trữ các loại văn bản khác nhau, từ tài liệu văn phòng đến các loại file đa phương tiện, chẳng hạn như hình ảnh và video. Để dễ dàng quản lý, phần mềm cho phép người dùng tạo thư mục và phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí.
Hỗ trợ cập nhật văn bản đến, văn bản đi và thống kê văn bản theo ngày, tháng, năm: Các báo cáo thống kê về số lượng văn bản, loại văn bản, người tạo, v.v. được cung cấp bởi hệ thống cho phép bạn có một cái nhìn tổng quan về lượng thông tin mà bạn đang quản lý.

5. Quản lý quản lý tài liệu,hồ sơ lưu trữ miễn phí LV SureDMS

LV SureBMS hỗ trợ các quy trình kinh doanh như thu thập, bảo quản, khai thác và báo cáo thống kê. LV SureDMS là hệ thống xử lý dữ liệu sử dụng công nghệ học máy. Nó có khả năng kết nối thông tin tài liệu với hơn một trăm ngôn ngữ.

Tính năng nổi bật

Học máy (ngôn ngữ tự nhiên, hình ảnh,…) hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp hồ sơ với hơn một trăm ngôn ngữ và nhiều định dạng tệp dữ liệu.
Có khả năng xuất kết quả tìm kiếm trong tập tin Excel.
Quản lý hồ sơ lưu trữ cho các loại kho khác nhau, chẳng hạn như kho chuyên dụng và kho tạm, tích hợp các tính năng phù hợp với quy mô và yêu cầu của công ty.
Thu thập, bảo quản, sửa đổi, khai thác, tra cứu và báo cáo thống kê dễ dàng.
Hệ thống phần mềm cho phép nhân viên đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

6. Phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu miễn phí C-Office

Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử C-Office bao gồm hơn 20 tính năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống giao diện web. Khả năng số hóa các công việc quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và tự động quản lý các quy trình nghiệp vụ văn phòng là đặc điểm nổi bật của phần mềm này.

Tính năng nổi bật

Quản lý quy trình xử lý các tài liệu: Khả năng theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ của tổ chức.
Tích hợp kho dữ liệu chung: Hỗ trợ người dùng quản lý thư viện dữ liệu chung của tổ chức, chẳng hạn như quy định, chính sách, quy trình, biểu mẫu và hướng dẫn.
Cải thiện giao tiếp nội bộ: cho phép người dùng sử dụng hệ thống phần mềm để gửi thông báo đến tất cả nhân viên trong tổ chức, đảm bảo tài liệu được gửi trong phạm vi nội bộ.
Kiểm soát quá trình hoàn thành các tài liệu quan trọng: Có thể nhắc việc, gửi thông báo hoặc cảnh báo qua email và cung cấp quyền cho từng nhân viên liên quan.

Tính năng nổi bật

Thống nhất quy trình xử lý và lưu trữ tài liệu: Tất cả tài liệu giấy nên được số hóa, hồ sơ vật lý nên được chuyển sang sổ văn bản chung và đảm bảo rằng các hồ sơ đến và đi được quản lý chặt chẽ.
Xét duyệt văn bản: cho phép các nhà quản lý kiểm tra văn bản nhanh chóng trên tài liệu số, tạo báo cáo chi tiết và quản lý quy trình xử lý hồ sơ.
Liên thông gửi và nhận văn bản: EFY cho phép các công ty quản lý tài liệu sử dụng các tính năng gửi và nhận văn bản điện tử từ các nguồn ngoại bộ, đồng thời thống nhất quy trình quản lý tài liệu trên cùng một nền tảng.
Quản lý điều hành: Người dùng có thể trao đổi và giao việc trực tiếp trên phần mềm bằng cách sử dụng EFY để theo dõi lịch trình cá nhân và nội bộ.

8. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ IBOM

Phần mềm quản lý tài liệu miễn phí IBOM hỗ trợ lưu trữ và quản lý văn bản cho các tổ chức kinh doanh. Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động theo các dự án và công trình cụ thể. quản lý quy trình và hồ sơ tài liệu được kết hợp chặt chẽ trên một nền tảng.

Tính năng nổi bật

Có khả năng chuyển xử lý văn bản theo quy trình hoạt động của công ty.
Tìm kiếm văn bản bằng cách sử dụng từ khóa, cơ quan ban hành và ngày ban hành. Hỗ trợ quản lý hồ sơ dưới dạng danh sách theo đúng quy trình của chính phủ.
Tìm kiếm nâng cao cung cấp toàn bộ nội dung trong file đính kèm và hỗ trợ tìm kiếm trên file PDF một lớp.
Hỗ trợ nhân viên tiếp nhận và được thông báo nhanh chóng về văn bản chỉ đạo.

9. Phần mềm quản lý tài liệu Templafy

Phần mềm quản lý tài liệu Templafy là một trong những công cụ tốt nhất hiện nay để hỗ trợ quản lý và lưu trữ tài liệu. Templafy hỗ trợ các công ty tự động hóa việc lưu trữ, quản lý và phân phối tài liệu bằng cách sử dụng công nghệ lưu trữ chính dựa trên điện toán đám mây.

Tính năng nổi bật

Cho phép thử nghiệm và tích hợp quy trình quản lý tài liệu nội bộ trên phần mềm miễn phí.
Tự động hóa các tác vụ tích hợp tài liệu dựa trên mẫu và dữ liệu được cung cấp, sử dụng học máy để xử lý dữ liệu và giảm thời gian quản lý.
Các nhà quản lý có thể truy cập hệ thống từ bất kỳ địa điểm nào bằng phiên bản ứng dụng di động. Điều này giúp họ đảm bảo rằng tài liệu được chia sẻ trong tổ chức vẫn an toàn.

10. Phần mềm quản lý tài liệu, hồ sơ miễn phí Access

Doanh nghiệp sẽ có thể dễ dàng quản lý hệ thống tài liệu nội bộ với phần mềm quản lý tài liệu miễn phí Access. Access hỗ trợ người dùng quản lý và phân loại các file tài liệu.

Phần mềm quản lý tài liệu Access, cùng với hệ sinh thái Microsoft, là công cụ tuyệt vời giúp các công ty tối ưu hóa quản lý hồ sơ và tài liệu.

Tính năng nổi bật

Tạo và chia sẻ tài liệu là một quá trình khó khăn: Phần mềm quản lý tài liệu Access hỗ trợ người dùng “Tạo và chia sẻ ứng dụng mà không cần phải là nhà phát triển” và hỗ trợ xây dựng nhiều biểu mẫu tài liệu mà không cần các công cụ chuyên biệt.
Tùy chỉnh linh hoạt để sử dụng trong quy trình kinh doanh: hỗ trợ người dùng tra cứu, tìm kiếm và quản lý dữ liệu nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Trộn dữ liệu quản lý từ nhiều nguồn khác nhau: Phần mềm quản lý tài liệu Access là một trong những ứng dụng thuộc hệ sinh thái Microsoft.
Nó có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ xử lý dữ liệu chuyên nghiệp khác như SQL Server và Microsoft Azure SQL, nâng cao khả năng quản lý trong thời gian dài.

Bài viết trên cung cấp cho bạn những thông tin vô cùng hữu ích về Top 10 phần mềm quản lý tài liệu miễn phí được tin dùng nhất năm 2024 tại các doanh nghiệp.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm quản lý tài liệu hồ sơ hoặc viết phần mềm theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!