Phần Mềm Meeting Họp Trực Tuyến Nội Bộ

Vì sao nên sử dụng các phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ?

Với sự phát triển nhanh chóng của các ứng dụng công nghệ hiện nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần cần thiết cho bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Bạn không phải lo lắng về việc sắp xếp một cuộc họp quan trọng ở công ty – dù bạn đang ở nước ngoài hay đi công tác!

Tất nhiên, có rất nhiều lợi ích khi các công ty chọn sử dụng các phần mềm meeting học trực tuyến nội bộ doanh nghiệp.

Giúp mọi người dễ dàng tham dự buổi họp

Đây là lợi ích đầu tiên khi sử dụng phần mềm meeting họp trực tuyến. Bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu và vẫn có thể tham gia cuộc họp ngay lập tức chỉ với vài thao tác. Hơn bao giờ hết, cuộc họp trở nên linh hoạt và tiết kiệm thời gian hơn!

Tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian

Các phần mềm meeting họp trực tuyến cho phép các cuộc họp trực tuyến đảm bảo rằng thông tin được gửi đến đúng thành viên đúng thời gian và theo lịch trình sẵn có.

Có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, video thuyết trình đồng thời

Đối với các cuộc họp truyền thống như ngày trước, điều này thực sự là một thách thức. Tuy nhiên, với các phần mềm meeting họp trực tuyến, mọi tài liệu và video liên quan đến buổi họp có thể chia sẻ dễ dàng, giúp những người tham dự hiểu sâu sắc tất cả những vấn đề cần truyền tải trong buổi họp.

Tiết kiệm chi phí hậu cần

Các chi phí liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp thông thường bao gồm chi phí nước uống, chi phí in các tài liệu liên quan, chi phí đi lại và rủi ro lây nhiễm bệnh trong mùa dịch Corona. Mọi thứ sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều khi họp trực tuyến; chỉ cần một nơi họp có kết nối với internet, bài toán khó này sẽ được giải quyết ngay lập tức.

Góp phần bảo vệ môi trường

Xem chừng, lợi ích thứ năm có vẻ không liên quan? Tuy nhiên, khi chúng ngồi trong phòng làm việc và không cần phải đi ra ngoài để gặp khách hàng hoặc tham dự các cuộc họp giao ban, chúng ta sẽ không sử dụng phương tiện giao thông để đi lại, điều này góp phần giảm thiểu lượng CO2 được tạo ra. Điều này không chỉ tiết kiệm nhiên liệu mà còn bảo vệ môi trường.

Phần mềm meeting họp online nội bộ doanh nghiệp CIT Connect

Phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ doanh nghiệp CIT Connect được phát triển bởi Công Ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ CIT. Phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ CIT Connect cung cấp cho các công ty các thiết bị chuyên dụng để đáp ứng nhu cầu của các cá nhân và doanh nghiệp về các cuộc họp trực tuyến, giúp tăng khả năng kết nối và truyền đạt thông tin cũng như tăng khả năng tương tác và trao đổi giữa các cá nhân trong các cuộc họp.

• Chia sẻ nội dung thông qua nhiều loại tin nhắn, chẳng hạn như hình ảnh, danh bạ, vị trí và kế hoạch cuộc gọi.
• Thực hiện chia sẻ tài liệu và màn hình, hỗ trợ các tệp lớn
• Chức năng bảng trắng của Skype cho phép người dùng vẽ và thiết kế bảng trắng miễn phí để chia sẻ với người khác và cho phép người khác tương tác.
• Hỗ trợ chiết khấu cho các cuộc gọi quốc tế.
• Phiên bản miễn phí thích hợp cho các cuộc họp nhóm.

Một số tính năng nổi bật của Phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ doanh nghiệp CIT Connect

Phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ được thiết kế để phục vụ nhu cầu giao tiếp, tổ chức cuộc họp trong các doanh nghiệp và tổ chức. Dưới đây là một số tính năng nổi bật mà phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ CIT Connect có:

• Cuộc họp có âm thanh và video chất lượng cao: cho phép mọi người kết nối dễ dàng từ bất kỳ đâu bằng video hoặc âm thanh chất lượng cao.
• Chia sẻ màn hình: Khi cần thảo luận về tài liệu, báo cáo hoặc làm việc nhóm, việc có khả năng chia sẻ màn hình trong thời gian thực là rất quan trọng.
• Chat và nhắn tin trực tiếp: Phần mềm meeting họp trực tuyến CIT Connect cho phép các thành viên chat trực tiếp và thảo luận về các vấn đề nhỏ mà không làm gián đoạn cuộc họp.
• Hình ảnh và ghi âm cuộc họp: cho phép ghi lại cuộc họp để những người không có mặt có thể xem lại hoặc lưu trữ như một tài liệu tham khảo.
• Quản lý và tổ chức các cuộc họp dễ dàng: Người dùng có thể tổ chức các cuộc họp, lên lịch các cuộc họp thường xuyên và gửi lời mời thông qua ứng dụng nhắc lịch hoặc email.
• Bảo mật cao: Các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, bảo vệ cuộc họp bằng mật khẩu và kiểm soát quyền truy cập của người tham dự là cần thiết cho phần mềm họp nội bộ.
• Thêm các công cụ làm việc khác: Phần mềm meeting họp trực tuyến CIT Connect cho phép tổ chức lại quy trình làm việc bằng cách tích hợp với các công cụ quản lý dự án, lịch làm việc, email hoặc các hệ thống nội bộ khác.
• Phòng họp ảo: Tính năng này cho phép người dùng tạo các phòng họp nhóm nhỏ ngay trong cuộc họp chính để người dùng thảo luận riêng lẻ trước khi trở lại cuộc họp chung.
• Thăm dò ý kiến và tương tác: Phần mềm meeting họp trực tuyến CIT Connect có thể hỗ trợ bỏ phiếu, thăm dò ý kiến hoặc bảng hỏi nhanh trong cuộc họp, giúp mọi người tham gia tích cực.
• Chia sẻ tài liệu và file: Phần mềm meeting họp trực tuyến CIT Connect cho phép chia sẻ tài liệu trực tiếp trong cuộc họp mà không cần lưu trữ trên các nền tảng bên ngoài.

Các tính năng này đảm bảo các cuộc họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ, cải thiện hiệu suất làm việc và hỗ trợ quá trình giao tiếp nội bộ.

Quy trình thiết kế phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ CIT Connect

Phân tích yêu cầu

• Thu thập yêu cầu: Hỏi khách hàng hoặc các phòng ban của công ty về mục tiêu và nhu cầu sử dụng phần mềm như số lượng người tham gia, chất lượng video và các tính năng cần thiết như ghi âm, chia sẻ màn hình và bảo mật.
• Phân tích yêu cầu nghiệp vụ: Tìm các tính năng, quy mô hệ thống, độ tin cậy, tốc độ xử lý và khả năng tương thích với các nền tảng desktop và di động.
• Tài liệu hóa: Để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được ghi nhận đầy đủ, hãy tạo tài liệu yêu cầu phần mềm (SRS).

Thiết kế kiến trúc hệ thống

Một số lựa chọn về công nghệ: Chọn ngôn ngữ lập trình phù hợp (ví dụ: Java, Python, C++), framework (ví dụ: Node.js, React, Angular) và nền tảng (ví dụ: web, mobile).

Thiết kế kiến trúc phần mềm:

• Front-end là công việc thiết kế giao diện người dùng, đảm bảo rằng người dùng dễ sử dụng và có trải nghiệm tốt nhất có thể.
• Back-end: Xây dựng hệ thống xử lý máy chủ, quản lý luồng dữ liệu, bảo mật và giao tiếp với cơ sở dữ liệu.
• Tương tác thời gian thực: kết hợp các công nghệ truyền tải video/âm thanh thời gian thực như WebRTC, RTMP hoặc các dịch vụ như Zoom SDK.

Thiết kế cơ sở dữ liệu: Chọn và xây dựng các bảng chứa dữ liệu cần lưu trữ, chẳng hạn như thông tin người dùng, lịch sử cuộc họp, file đính kèm và các dữ liệu khác cần quản lý.
Tích hợp API: Khi cần thiết, API có thể được thiết kế và tích hợp để cho phép các hệ thống bên ngoài kết nối và sử dụng các tính năng của phần mềm.

Thiết kế giao diện (UI/UX)

• Tạo các mẫu giao diện ban đầu và xác định vị trí các yếu tố (như cuộc gọi video, chia sẻ màn hình, nút bấm, chat, v.v.).
• Thiết kế đồ họa: Tạo thiết kế giao diện hoàn chỉnh tuân theo nguyên tắc thiết kế UI/UX tốt nhất để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và đảm bảo sự thuận tiện và dễ sử dụng.
• Phản hồi người dùng: Thu thập ý kiến của người dùng nội bộ hoặc khách hàng mục tiêu về giao diện và sử dụng những ý kiến này để cải tiến giao diện.

Phát triển phần mềm

Phát triển front-end: Dựa trên thiết kế đã thống nhất, xây dựng giao diện người dùng.
Phát triển phía sau: Xây dựng hệ thống máy chủ, cơ sở dữ liệu, chức năng xử lý và bảo mật

Tích hợp các tính năng chính:

• Một cuộc họp có hình ảnh và âm thanh.
• Chia sẻ màn hình và tài liệu với người khác.
• Chơi trò chuyện và tương tác trong thời gian thực.
• Giám sát và phân quyền người dùng
• Lưu trữ và ghi lại cuộc họp.

Tìm hiểu các tính năng: Đảm bảo rằng các module độc lập hoạt động đúng cách và không có lỗi.

Kiểm thử (Testing)

• Kiểm thử đơn vị (Unit Testing): Kiểm tra tất cả các module và chức năng của hệ thống.
• Kiểm thử tích hợp (Integration Testing): đảm bảo rằng sự tương tác giữa các module khác nhau hoạt động trơn tru.
• Kiểm thử bảo mật: Đánh giá mức độ bảo mật của hệ thống và kiểm tra các vấn đề, chẳng hạn như xâm nhập trái phép, bảo vệ dữ liệu cá nhân và mã hóa dữ liệu.
• Kiểm thử tải (Load Testing): nhằm mục đích kiểm tra khả năng mở rộng của hệ thống khi có nhiều người tham gia cùng một lúc.
• Kiểm thử chấp nhận trải nghiệm người dùng ((User Acceptance Testing – UAT): Mời một nhóm người dùng thử nghiệm và đánh giá khả dụng của phần mềm.

Triển khai (Deployment)

• Cấu hình hạ tầng: Tạo máy chủ cho việc triển khai phần mềm bằng cách sử dụng máy chủ on-premise hoặc cloud như AWS hoặc Google Cloud.
• Triển khai phần mềm vào môi trường sản xuất: Đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định trong môi trường thực tế.
• Đào tạo người dùng: Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn cho người dùng nội bộ, cung cấp tài liệu sử dụng và tổ chức các buổi đào tạo để giúp họ quen thuộc với hệ thống mới.

Bảo trì và nâng cấp

• Hỗ trợ sau khi triển khai: Xử lý lỗi và hỗ trợ người dùng khi họ sử dụng.
• Cập nhật thường xuyên: Dựa trên ý kiến của người dùng, cải thiện hiệu suất, bảo mật và thêm các tính năng mới.
• Quản lý sự cố và bảo trì hệ thống: Đảm bảo rằng hệ thống luôn hoạt động ổn định và đảm bảo rằng các sự cố được theo dõi và khắc phục nhanh chóng.

Đánh giá và cải tiến

• Phân tích hiệu suất: Ghi nhận ý kiến của người dùng và đánh giá hiệu quả của phần mềm sau một khoảng thời gian hoạt động.
• Cải tiến không ngừng: Cải tiến Phần mềm meeting họp trực tuyến nâng cao khả năng bảo mật, tính năng và trải nghiệm người dùng dựa trên phản hồi và phân tích.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế phần mềm meeting họp trực tuyến nội bộ doanh nghiệp hoặc viết phần mềm theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả một cách cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!

>>> Xem thêm: Phần mềm Chat nội bộ doanh nghiệp tốt nhất hiện nay