Công ty lữ hành của bạn vẫn báo giá tour bằng Excel, mỗi điều hành một file lịch
trình, đặt dịch vụ khách sạn – xe – vé qua tin nhắn rời rạc và cuối tour mới ngồi
cộng lãi lỗ? Booking chốt xong nhưng danh sách đoàn khách lệch giữa kinh doanh và
điều hành; nhà cung cấp đòi tiền mà không rõ tour nào đã thanh toán; công nợ khách
đoàn và công nợ nhà cung cấp chồng chéo; giám đốc muốn biết tuyến nào đang lãi ngay
trong mùa cao điểm nhưng phải chờ kế toán tổng hợp. Đó chính là lúc một
công ty phần mềm CIT Software cần vào cuộc để thay
cách làm thủ công bằng một hệ thống quản trị lữ hành tập trung, minh bạch và chạy theo
thời gian thực.

Phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành là gì?

Phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành là hệ thống số hóa toàn bộ nghiệp vụ
của một doanh nghiệp lữ hành – từ thiết kế và báo giá tour, chốt booking và
quản lý đoàn khách, điều hành chuỗi dịch vụ (khách sạn, xe, vé, hướng dẫn viên), quản
lý nhà cung cấp, tính giá thành và lợi nhuận cho đến theo dõi công nợ nhiều bên – trên
một nền tảng dữ liệu duy nhất. Thay vì rời rạc trên Excel và tin nhắn, bộ phận kinh
doanh, điều hành và kế toán cùng làm việc trên một hệ thống, nhìn thấy cùng một dữ liệu
tour và cùng một con số lãi lỗ theo thời gian thực.

Cần phân biệt rõ: đây là phần mềm dành cho công ty lữ hành, tour operator –
đơn vị thiết kế, bán và điều hành tour trọn gói – chứ không phải phần mềm quản lý khu du
lịch hay điểm đến (bán vé cổng, quản lý trò chơi, ẩm thực trong một khu vui chơi). Bài
toán của công ty lữ hành xoay quanh chương trình tour, đoàn khách và mạng lưới nhà cung
cấp dịch vụ trải trên nhiều địa phương, nên hệ thống phải giải đúng đặc thù đó.

Quản lý lữ hành thủ công và dùng phần mềm khác nhau thế nào?

Khác biệt lớn nhất nằm ở tính liên thông và thời gian thực của dữ liệu giữa kinh doanh,
điều hành và kế toán. Bảng dưới đây so sánh trực tiếp cách vận hành thủ công với khi
dùng phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành:

Vì sao phần mềm lữ hành cần thiết kế theo đặc thù riêng?

Kinh doanh và điều hành tour có những bài toán mà phần mềm bán hàng hay kế toán thông
thường không xử lý được. Đây cũng là lý do một hệ thống lữ hành cần được xây đúng nghiệp
vụ, gắn chặt với nghiệp vụ phần mềm quản lý tour du lịch
ở cấp độ vận hành từng chương trình.

Điều hành tour & chuỗi dịch vụ nhiều nhà cung cấp

Một tour là tổng hợp của hàng chục dịch vụ đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau – khách
sạn, hãng xe, nhà hàng, điểm tham quan, hãng bay – trải trên nhiều địa phương và diễn ra
theo đúng lịch trình từng ngày. Phần mềm phải bóc tách chương trình thành các đầu việc
dịch vụ, gửi yêu cầu đặt chỗ đúng thời điểm và theo dõi trạng thái xác nhận của từng
dịch vụ để không sót, không nhầm ngày.

Giá thành & lợi nhuận tính đến từng tour

Mỗi tour là một “đơn vị lãi lỗ” riêng. Chi phí dịch vụ biến động theo mùa, theo tỷ giá
và theo số lượng khách thực đi, nên giá thành dự toán và chi phí thực tế thường lệch nhau.
Hệ thống phải so sánh dự toán với thực chi theo từng khoản dịch vụ để điều hành và kế toán
biết chính xác biên lợi nhuận của mỗi tour, thay vì chỉ biết tổng cuối kỳ.

Nhà cung cấp & nghiệp vụ đặt chỗ

Công ty lữ hành làm việc thường xuyên với một mạng lưới nhà cung cấp có hợp đồng, bảng giá
và hạn mức riêng. Phần mềm cần lưu hồ sơ, giá thỏa thuận và lịch sử đặt chỗ của từng nhà
cung cấp, hỗ trợ tạo phiếu đặt dịch vụ, giữ chỗ và đối chiếu để việc đặt – xác nhận – hủy
diễn ra mạch lạc, giảm rủi ro overbooking hoặc quên xác nhận.

Đoàn khách & điều phối hướng dẫn viên

Quản lý đoàn khách đòi hỏi danh sách hành khách chi tiết (họ tên, hộ chiếu/CMND, phòng
ghép, yêu cầu ăn uống, ngày sinh), gắn với từng chặng dịch vụ. Song song, công ty phải
điều phối hướng dẫn viên: ai dẫn đoàn nào, tránh trùng lịch, tính thù lao và tạm ứng chi
phí đoàn. Đây là nghiệp vụ rất riêng của lữ hành mà phần mềm phổ thông không có.

Công nợ nhiều bên đan xen

Dòng tiền lữ hành đặc biệt phức tạp: khách đoàn đặt cọc rồi thanh toán theo đợt, trong khi
công ty phải tạm ứng và trả tiền cho nhiều nhà cung cấp ở các mốc khác nhau. Nếu không có
hệ thống theo dõi công nợ phải thu và phải trả gắn theo tour, doanh nghiệp rất dễ thất
thoát hoặc trả trùng, trả thiếu cho nhà cung cấp.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý lữ hành CIT

CIT phát triển hệ thống lữ hành theo hướng quản trị toàn diện, liên thông chặt với các
nghiệp vụ liên quan như phần mềm quản lý công ty du lịch
để bao trọn cả mảng kinh doanh, điều hành và tài chính. Các nhóm tính năng chính gồm:

• Thiết kế tour & báo giá tự động: dựng lịch trình, gắn dịch vụ, tính giá thành và xuất báo giá theo số khách, hạng dịch vụ, mùa vụ.
• Booking & quản lý đoàn khách: chốt đặt tour, lập danh sách hành khách, phòng ghép, yêu cầu đặc biệt, đồng bộ giữa kinh doanh và điều hành.
• Điều hành tour & dịch vụ: bóc tách dịch vụ, đặt khách sạn – xe – vé – nhà hàng, theo dõi trạng thái xác nhận và xử lý phát sinh.
• Quản lý nhà cung cấp & đặt chỗ: hồ sơ, hợp đồng, bảng giá, phiếu đặt dịch vụ và đối chiếu chi phí thực tế.
• Giá thành & lợi nhuận tour: so dự toán với thực chi theo từng dịch vụ, quyết toán và biết biên lợi nhuận từng tour.
• Công nợ & thanh toán nhiều bên: hợp đồng, đặt cọc, thu theo đợt, công nợ phải thu khách và phải trả nhà cung cấp.
• CRM & chăm sóc khách du lịch: lịch sử tour, phân nhóm khách, tái tiếp thị và chương trình khách thân thiết.
• Điều phối hướng dẫn viên: phân công dẫn đoàn, chống trùng lịch, tính thù lao và tạm ứng chi phí đoàn.
• Báo cáo & đa chi nhánh: doanh thu, lợi nhuận theo tour/tuyến/nhân viên, quản lý nhiều văn phòng trên một hệ thống.
• Tích hợp: cổng thanh toán, kênh bán tour online, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và hệ thống sẵn có.

Khi nào công ty lữ hành nên đầu tư phần mềm quản lý?

Doanh nghiệp lữ hành nên chuyển sang phần mềm khi cách làm thủ công bắt đầu gây thất thoát
và kìm hãm tăng trưởng. Một số dấu hiệu rõ ràng:

• Số lượng tour và booking tăng khiến Excel không còn kiểm soát nổi.
• Dữ liệu đoàn khách lệch nhau giữa bộ phận kinh doanh và điều hành.
• Giá thành và lợi nhuận từng tour tính tay, biết lãi lỗ khi đã kết thúc.
• Công nợ khách đoàn và công nợ nhà cung cấp chồng chéo, hay sai sót.
• Có từ hai chi nhánh/văn phòng trở lên và số liệu khó hợp nhất.
• Muốn mở kênh bán tour online và chuẩn hóa quy trình để mở rộng quy mô.
• Ban giám đốc cần báo cáo doanh thu, lợi nhuận theo tuyến tức thời.

Lợi ích khi dùng phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành

Số hóa vận hành mang lại lợi ích đo đếm được cho cả ban giám đốc lẫn từng bộ phận:

• Kiểm soát lợi nhuận: biết biên lãi từng tour ngay khi điều hành, không phải chờ quyết toán cuối kỳ.
• Giảm thất thoát: mọi khoản thu – chi, công nợ khách và nhà cung cấp đều được ghi nhận, đối soát minh bạch theo tour.
• Tăng tốc bán hàng: báo giá nhanh và chính xác giúp bộ phận kinh doanh chốt khách kịp thời.
• Điều hành mạch lạc: chuỗi dịch vụ và trạng thái đặt chỗ tập trung, giảm sót dịch vụ và nhầm lịch.
• Chăm sóc khách tốt hơn: CRM lưu lịch sử và sở thích, tăng tỷ lệ khách quay lại và giới thiệu.
• Ra quyết định nhanh: báo cáo realtime theo tuyến, thị trường và nhân viên giúp lãnh đạo điều chỉnh kịp thời.

Nên chọn phần mềm lữ hành đóng gói hay viết theo yêu cầu?

Phần mềm điều hành tour đóng gói (thuê bao SaaS) triển khai nhanh và chi phí ban đầu thấp,
nhưng bạn phải chạy theo quy trình có sẵn, nhiều tính năng quan trọng bị khóa ở gói cao
nhất, phát sinh phí theo người dùng và theo tính năng, đồng thời không sở hữu dữ liệu lẫn
mã nguồn. Khi công ty lớn dần hoặc có nghiệp vụ đặc thù (inbound đa ngôn ngữ, đoàn MICE,
combo tự chọn), mô hình thuê bao thường trở nên chật chội và tốn kém dài hạn.

Ngược lại, giải pháp lập trình phần mềm theo yêu cầu
được dựng đúng quy trình lữ hành của bạn, tùy biến không giới hạn, tích hợp sâu với kế toán,
cổng thanh toán và kênh bán tour, không giới hạn người dùng, và quan trọng nhất là bàn giao
toàn bộ mã nguồn cùng cơ sở dữ liệu. Bạn trả chi phí cho một tài sản mình sở hữu, thay vì
thuê mãi mãi. Với công ty lữ hành quy mô vừa và lớn, hướng theo yêu cầu tối ưu hơn về chi
phí sở hữu và khả năng mở rộng.

Chi phí phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc phạm vi tính năng, số chi nhánh và mức độ tích hợp. CIT tư vấn theo ba
nhóm gói để doanh nghiệp dễ hình dung; báo giá chi tiết được xác định sau khi khảo sát
nghiệp vụ thực tế:

Dự án lữ hành tiêu biểu CIT đã triển khai

CIT đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp trong ngành du lịch – lữ hành (thông tin được
ẩn danh theo thỏa thuận bảo mật). Một công ty lữ hành nội địa nhiều chi nhánh đã chuẩn hóa
quy trình từ báo giá đến quyết toán tour, đưa dữ liệu kinh doanh và điều hành về một mối và
rút ngắn đáng kể thời gian tổng hợp lãi lỗ mỗi đoàn. Một đơn vị chuyên tour inbound đã số
hóa mạng lưới nhà cung cấp và nghiệp vụ đặt chỗ, kiểm soát chặt công nợ phải trả nhiều bên.
Một doanh nghiệp lữ hành khác được xây kênh bán tour online tích hợp cổng thanh toán, giúp
chủ động nguồn khách và giảm phụ thuộc vào đại lý trung gian.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý lữ hành phù hợp

Trước khi quyết định, công ty lữ hành nên đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí sau:

• Đúng nghiệp vụ lữ hành: thiết kế tour, điều hành dịch vụ, giá thành theo tour, đoàn khách và hướng dẫn viên.
• Liên thông kinh doanh – điều hành – kế toán: dữ liệu chảy một mạch, không nhập lại nhiều lần.
• Quản lý công nợ nhiều bên: phải thu khách và phải trả nhà cung cấp gắn theo tour.
• Khả năng tùy biến & tích hợp: nối được kế toán, cổng thanh toán, kênh bán tour và hệ thống sẵn có.
• Quyền sở hữu dữ liệu & mã nguồn: tránh bị khóa vào một nhà cung cấp duy nhất.
• Năng lực đội ngũ & bảo hành: có đội phát triển in-house, hỗ trợ và bảo trì lâu dài.

Vì sao chọn CIT làm phần mềm lữ hành?

CIT là đơn vị phát triển phần mềm theo yêu cầu với đội ngũ kỹ sư in-house, chuyên các hệ
thống quản trị doanh nghiệp phức tạp trong lĩnh vực du lịch – lưu trú – vận tải. Chúng tôi
không bán một gói thuê bao có sẵn, mà xây hệ thống bám đúng quy trình lữ hành của bạn.

• Đúng chuyên môn du lịch: hiểu sâu bài toán điều hành tour, giá thành, đoàn khách và công nợ nhiều bên.
• Tùy biến không giới hạn: mọi quy trình đặc thù (inbound, outbound, nội địa, MICE) đều được số hóa đúng thực tế.
• Bàn giao mã nguồn: doanh nghiệp toàn quyền sở hữu hệ thống và dữ liệu, không lệ thuộc nhà cung cấp.
• Hệ sinh thái liền mạch: tích hợp cùng phần mềm quản lý khách sạn và các hệ thống lưu trú – vận tải khi doanh nghiệp có chuỗi dịch vụ riêng.
• Đồng hành dài hạn: bảo hành, bảo trì và nâng cấp theo tốc độ tăng trưởng của công ty.

Quy trình triển khai phần mềm lữ hành tại CIT

CIT triển khai theo quy trình minh bạch, có nghiệm thu từng giai đoạn:

1. Khảo sát & phân tích: BA làm việc với công ty để nắm quy trình bán tour, điều hành, đặt dịch vụ, giá thành và công nợ.
2. Đề xuất giải pháp & báo giá: chốt phạm vi tính năng, kiến trúc hệ thống và chi phí.
3. Thiết kế UI/UX: thiết kế giao diện thiết kế tour, điều hành, kế toán và trang quản trị.
4. Lập trình: phát triển theo từng phân hệ, ưu tiên nghiệp vụ lõi thiết kế tour – booking – điều hành.
5. Kiểm thử (QA): kiểm thử tính giá thành, quyết toán, công nợ nhiều bên và phân quyền.
6. Đào tạo & triển khai: hướng dẫn kinh doanh, điều hành và kế toán sử dụng hệ thống.
7. Bàn giao & bảo hành: bàn giao mã nguồn, tài liệu, bảo hành và hỗ trợ vận hành.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành

Phần mềm quản lý công ty du lịch lữ hành là gì?

Là hệ thống số hóa toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp lữ hành – thiết kế và báo giá tour,
booking và đoàn khách, điều hành chuỗi dịch vụ, quản lý nhà cung cấp, tính giá thành, lợi
nhuận và công nợ nhiều bên – trên một nền tảng dữ liệu tập trung, chạy theo thời gian thực.

Phần mềm có khác với phần mềm quản lý khu du lịch không?

Có. Phần mềm này dành cho công ty lữ hành và tour operator – đơn vị thiết kế, bán và điều
hành tour trọn gói. Phần mềm quản lý khu du lịch phục vụ điểm đến (bán vé cổng, trò chơi,
dịch vụ trong khu). Hai bài toán khác nhau nên hệ thống được thiết kế riêng cho từng loại.

Phần mềm có tính được giá thành và lợi nhuận từng tour không?

Có. Hệ thống so sánh chi phí dự toán với chi phí thực tế theo từng khoản dịch vụ, giúp điều
hành và kế toán biết biên lợi nhuận thực của mỗi tour và thực hiện quyết toán khi kết thúc.

Phần mềm quản lý công nợ khách và nhà cung cấp thế nào?

Hệ thống theo dõi song song công nợ phải thu từ khách đoàn (đặt cọc, thu theo đợt) và công
nợ phải trả cho nhà cung cấp, gắn theo từng tour, cảnh báo khoản đến hạn và giảm rủi ro trả
trùng hoặc trả thiếu.

Phần mềm có quản lý được đoàn khách và hướng dẫn viên không?

Có. Hệ thống lưu danh sách hành khách chi tiết, phòng ghép và yêu cầu đặc biệt, đồng thời
điều phối hướng dẫn viên theo lịch dẫn đoàn, chống trùng lịch, tính thù lao và tạm ứng chi
phí đoàn.

CIT có bàn giao mã nguồn không?

Có. Với giải pháp viết theo yêu cầu, CIT bàn giao toàn bộ mã nguồn và cơ sở dữ liệu để
doanh nghiệp toàn quyền sở hữu, tự chủ vận hành và mở rộng về sau.

Triển khai mất bao lâu?

Tùy phạm vi, một hệ thống lữ hành cơ bản có thể đưa vào sử dụng trong vài tuần, còn hệ thống
đa chi nhánh tích hợp sâu cần thời gian dài hơn. Mốc cụ thể được chốt sau khi khảo sát nghiệp vụ.

Phần mềm có quản lý được nhiều chi nhánh, văn phòng không?

Có. Gói Doanh Nghiệp hỗ trợ quản lý đa chi nhánh, đa văn phòng lữ hành trên một hệ thống tập
trung, với phân quyền chi tiết và báo cáo hợp nhất theo tour, tuyến và chi nhánh.