Trong hoạt động kinh doanh, việc tạo, quản lý và in ấn hóa đơn là một quy trình bắt buộc nhưng thường xuyên gây tốn kém thời gian và dễ xảy ra sai sót nếu thực hiện thủ công. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các hộ kinh doanh nhỏ, nhu cầu về một công cụ giúp chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn, theo dõi công nợ, và lưu trữ dữ liệu là rất cấp thiết, nhưng ngân sách lại có hạn.
Phần Mềm Quản Lý In Hóa Đơn chính là giải pháp thiết yếu giúp tự động hóa khâu tạo lập và in ấn, đảm bảo tính chính xác và chuyên nghiệp cho mọi giao dịch. Đặc biệt, các phiên bản miễn phí hoặc có chi phí thấp là lựa chọn thông minh để các doanh nghiệp nhỏ bắt đầu quá trình số hóa tài chính. Bài viết này sẽ tổng hợp Top 4 Phần Mềm Quản Lý In Hóa Đơn Miễn Phí Tốt Nhất Hiện Nay, được đánh giá dựa trên khả năng tạo mẫu hóa đơn chuyên nghiệp, tính năng quản lý cơ bản và sự thân thiện với người dùng. Hãy cùng khám phá các công cụ hiệu quả để đơn giản hóa nghiệp vụ kế toán và quản lý dòng tiền của bạn!
>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý phòng khám nha khoa hiệu quả, dễ sử dụng nhất hiện nay
Phần mềm quản lý in hóa đơn là gì?
Phần mềm Quản lý In Hóa Đơn (Invoicing Software) là một ứng dụng hoặc hệ thống được thiết kế để tự động hóa, quản lý và chuẩn hóa toàn bộ quy trình tạo lập, in ấn (hoặc phát hành điện tử), theo dõi và lưu trữ các loại hóa đơn, biên lai, và chứng từ liên quan đến giao dịch bán hàng hoặc dịch vụ.
Các tính năng của phần mềm quản lý in hóa đơn
Tạo Lập và Tùy Chỉnh Hóa Đơn
- Tạo Hóa đơn Nhanh: Cho phép nhập thông tin khách hàng, chi tiết hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, và tự động tính toán tổng tiền, thuế VAT, và chiết khấu.
- Mẫu Hóa đơn Chuyên nghiệp: Cung cấp nhiều mẫu hóa đơn có sẵn và cho phép tùy chỉnh (logo, bố cục, thông tin công ty) để đảm bảo tính thương hiệu và chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ Nhiều Loại Chứng từ: Không chỉ hóa đơn (Invoice), phần mềm còn hỗ trợ tạo các chứng từ khác như báo giá (Quotation), phiếu thu (Receipt), và biên lai.
2. In Ấn và Phát Hành
- In Trực tiếp: Hỗ trợ in hóa đơn ra các loại máy in thông thường hoặc máy in nhiệt POS.
- Phát hành Điện tử: Gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc các kênh khác cho khách hàng. *Lưu ý: Đối với Hóa đơn Điện tử theo quy định của nhà nước (Ví dụ: tại Việt Nam), phần mềm này cần phải tích hợp hoặc là một phần của hệ thống đáp ứng tiêu chuẩn.
3. Quản Lý và Theo Dõi
- Đánh số Tự động: Tự động đánh số hóa đơn theo chuỗi quy tắc đã định, đảm bảo không có sự trùng lặp hoặc thiếu sót.
- Theo dõi Thanh toán: Cập nhật trạng thái của từng hóa đơn (Đã gửi, Đã thanh toán, Quá hạn), giúp quản lý dòng tiền.
- Quản lý Công nợ: Tự động tạo danh sách công nợ phải thu từ khách hàng dựa trên các hóa đơn chưa được thanh toán.
4. Báo Cáo Cơ Bản
- Báo cáo Doanh thu: Tổng hợp doanh thu theo các hóa đơn đã phát hành.
- Báo cáo Công nợ: Thống kê các khoản công nợ chưa thu được.
- Lưu trữ: Lưu trữ an toàn tất cả các bản sao hóa đơn theo quy định.
Lợi ích của phần mềm quản lý in hóa đơn
Tiết kiệm thời gian
- Tự động hóa quy trình: Phần mềm giúp tự động hóa quá trình lập hóa đơn, tính toán chi phí, thuế, giảm giá và tổng số tiền phải thanh toán. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và giảm thiểu công việc thủ công.
- Quản lý dữ liệu khách hàng: Lưu trữ và truy xuất dữ liệu khách hàng nhanh chóng cho phép tạo hóa đơn lặp lại mà không cần nhập lại dữ liệu mỗi lần.
Giảm thiểu sai sót
- Tính toán chính xác: Phần mềm hỗ trợ tính toán tự động các yếu tố như thuế, giá trị giảm giá và tổng tiền, giúp tránh các sai sót do tính toán thủ công.
- Giảm lỗi nhập liệu: Việc lưu trữ và quản lý dữ liệu sản phẩm và khách hàng giúp giảm lỗi nhập liệu.
Quản lý tài chính và công nợ hiệu quả
- Theo dõi doanh thu và chi phí: Phần mềm này cho phép ghi nhận và theo dõi các giao dịch, cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu và chi phí và hỗ trợ các công ty kiểm soát tài chính chặt chẽ.
- Quản lý công nợ: Giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch thu hồi nợ hiệu quả bằng cách theo dõi và quản lý công nợ của khách hàng.
Tăng tính chuyên nghiệp
- Mẫu hóa đơn chuyên nghiệp: Phần mềm này cung cấp các mẫu hóa đơn thiết kế đẹp mắt với tất cả thông tin cần thiết để làm cho công ty trở nên tốt hơn với khách hàng.
- Gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng: Các doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình giao dịch và tăng sự tin tưởng của khách hàng bằng cách gửi hóa đơn ngay lập tức qua email hoặc hệ thống quản lý.
Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ
- Hóa đơn điện tử: Việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển.
- Lưu trữ trực tuyến: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên máy chủ hoặc đám mây, giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ vật lý và dễ dàng truy xuất khi cần.
Dễ dàng mở rộng và tùy chỉnh
- Tính linh hoạt: Phần mềm quản lý in hóa s có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp, bao gồm các loại hóa đơn, báo cáo và các tính năng cụ thể.
- Khả năng mở rộng: Phần mềm có thể được mở rộng để hỗ trợ các địa điểm khác nhau, chẳng hạn như các chi nhánh hoặc cửa hàng. Điều này giúp quản lý hóa đơn ở quy mô lớn hơn.
>>>> Khám phá ngay: App ví điện tử giúp bạn thanh toán nhanh chóng các hóa đơn
Top 4 phần mềm quản lý in hóa đơn miễn phí phổ biến
1. Phần mềm quản lý in hóa đơn CIT Software miễn phí tốt nhất
Phần mềm quản lý in hóa đơn của CIT Software là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp và cửa hàng tạo, quản lý và in hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn miễn phí — phù hợp với hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ và doanh nghiệp mới khởi nghiệp. Phần mềm này không chỉ đơn thuần giúp tạo và in hóa đơn, mà còn tích hợp quản lý sản phẩm, khách hàng, đơn đặt hàng và tồn kho một cách khoa học, giúp bạn vận hành kinh doanh mượt mà và giảm sai sót trong quy trình thu tiền – xuất hóa đơn. Hơn nữa, khách hàng có thể thanh toán một cách tiện lợi và nhanh chóng bằng cách sử dụng tính năng thanh toán trực tuyến của CIT
Các tính năng của phần mềm quản lý hóa đơn CIT Software:
- Tạo và in hóa đơn: Phần mềm quản lý in hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng tạo và in hóa đơn.
- Quản lý sản phẩm: Phần mềm quản lý in hóa đơn của CIT Software cho phép người dùng quản lý danh mục sản phẩm bao gồm tên, mô tả, giá cả và số lượng tồn kho. Điều này giúp người dùng theo dõi và cập nhật sản phẩm dễ dàng hơn.
- Quản lý khách hàng: Người dùng có thể lưu trữ tên, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin liên hệ khác.
- Quản lý đơn đặt hàng: Người dùng có thể tạo, xem và quản lý đơn đặt hàng trên phần mềm quản lý in hóa đơn
- Quản lý kho hàng: Phần mềm cho phép người dùng quản lý thông tin về tồn kho, bao gồm số lượng sản phẩm có sẵn và gửi thông báo khi có ít hàng.
2. Phần mềm quản lý in hóa đơn Haravan
Phần mềm quản lý in hóa đơn Haravan ra đời năm 2014, là giải pháp bán hàng đa kênh toàn diện hàng đầu tại Việt Nam. Haravan mang đến cho shop bán hàng những công cụ thông minh, tiện lợi để xây dựng và quản lý cửa hàng trực tuyến chuyên nghiệp, có thể mở rộng kinh doanh trên nhiều kênh bán hàng khác nhau.
Với hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Haravan đã đồng hàng cùng 60.000+ nhà bán hàng và thương hiệu nổi tiếng bởi các sản phẩm:
- Haraweb: Đây là giải pháp xây dựng website bán hàng đa năng có giao diện tùy chỉnh linh hoạt và tính năng thông minh. Haraweb giúp shop tạo dựng một hoặc nhiều trang website bán hàng chuyên nghiệp, thu hút khách hàng và tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi.
- Harasocial: Harasocial là công cụ bán hàng đa năng trên mạng xã hội, hỗ trợ shop quản lý tin nhắn, bình luận và đơn hàng từ khách hàng trên Facebook, Instagram một cách hiệu quả, giúp bạn dễ dàng chốt đơn và tăng doanh thu.
- Hararetail: Đây là giải pháp quản lý bán hàng tại cửa hàng nhằm vận hành kinh doanh suôn sẻ, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý nhân viên và chăm sóc khách hàng chu đáo. Với tính năng thanh toán linh hoạt và báo cáo chi tiết, Hararetail giúp shop tối ưu hóa hoạt động kinh doanh ngay tại cửa hàng offline.
- Harasocial live: Harasocial Live là công cụ hỗ trợ bán hàng trực tiếp qua livestream trên các mạng xã hội như Facebook và Instagram. Shop có thể sử dụng công cụ này để quản lý đơn hàng, tương tác với khách hàng và theo dõi doanh thu chính xác trong quá trình livestream.
- Bán hàng trên sàn TMĐT: Haravan tích hợp với các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki… giúp đồng bộ hóa thông tin sản phẩm, quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng một cách hiệu quả trên nhiều nền tảng khác nhau. Qua đó, shop dễ dàng mở rộng kênh bán hàng, tiếp cận hàng triệu khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu thuận lợi.
3. Phần mềm quản lý in hóa đơn EASYINVOICE
Phần mềm lý tưởng cho các cửa hàng nhỏ, hỗ trợ in hóa đơn và quản lý hàng hóa hiệu quả.
EASYINVOICE là phần mềm quản lý in hóa đơn điện tử rất dễ sử dụng, có khả năng tích hợp với các phần mềm quản lý và có thể lưu trữ hóa đơn với thời gian lên tới 10 năm. Giúp nhà bán hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm in hoá đơn bán hàng EASYINVOICE:
- Phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và nhanh chóng.
- Thu nợ – quyết toán, gửi, nhận hóa đơn sau khi phát hành.
- Tổng hợp tự động tờ khai thuế và hạch toán điện tử.
- Cho phép tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi.
- Tính năng bảo mật dữ liệu cao.
4. Phần mềm quản lý in hóa đơn Nhanh.vn
Với Nhanh.vn, người dùng có thể dễ dàng tạo và in hoá đơn, quản lý sản phẩm, khách hàng, đơn đặt hàng và kho hàng. Phần mềm cung cấp một giao diện đơn giản và thân thiện, cho phép người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Hơn nữa, Nhanh.vn cũng tích hợp tính năng thanh toán trực tuyến, giúp khách hàng thanh toán một cách tiện lợi và nhanh chóng.
Tính năng chính của phần mềm quản lý in hóa đơn Nhanh.vn bao gồm:
- Tạo và in hoá đơn: Nhanh.vn cho phép tạo và in hoá đơn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Quản lý sản phẩm: Phần mềm quản lý in hóa đơn cho phép người dùng quản lý danh mục sản phẩm, bao gồm thông tin về tên, mô tả, giá cả và số lượng tồn kho. Điều này giúp người dùng dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin về sản phẩm.
- Quản lý khách hàng: Nhanh.vn cho phép người dùng lưu trữ thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên hệ khác.
- Quản lý đơn đặt hàng: Nhanh.vn cho phép người dùng tạo, xem và quản lý đơn đặt hàng.
- Quản lý kho hàng: Phần mềm cho phép người dùng quản lý thông tin về tồn kho, bao gồm số lượng sản phẩm có sẵn và thông báo khi còn ít hàng.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý in hóa đơn
Tính dễ sử dụng
- Giao diện thân thiện: Phần mềm quản lý in hóa đơn nên có giao diện dễ sử dụng và trực quan để người dùng, đặc biệt là những người mới quen với công nghệ, có thể sử dụng dễ dàng.
- Hướng dẫn sử dụng: Tài liệu sẽ hỗ trợ người dùng làm quen nhanh chóng với phần mềm.
Tính năng cơ bản và nâng cao
- Tạo và in hóa đơn: Phần mềm phải có khả năng tạo và in hóa đơn nhanh chóng và hỗ trợ nhiều mẫu hóa đơn để đáp ứng nhu cầu của các công ty.
- Tính toán tự động: Tự động tính toán thuế, giảm giá và tổng tiền thanh toán, giảm sai sót.
- Quản lý khách hàng và sản phẩm: Quản lý hiệu quả thông tin khách hàng, sản phẩm, dịch vụ và đơn hàng.
- Quản lý công nợ: Cần có tính năng theo dõi các khoản thanh toán chưa hoàn tất và công nợ của khách hàng.
Tính bảo mật
- Bảo vệ dữ liệu: Phần mềm phải bảo vệ các giao dịch, thông tin khách hàng và dữ liệu tài chính. Mã hóa dữ liệu, sao lưu thường xuyên và kiểm soát quyền truy cập là những biện pháp bảo mật quan trọng.
- Quản lý quyền truy cập: Phần mềm nên có tính năng phân quyền người dùng để đảm bảo rằng chỉ những người có quyền truy cập có thể truy cập dữ liệu nhạy cảm hoặc thực hiện các thao tác quan trọng.
Khả năng tùy chỉnh và mở rộng
- Tùy chỉnh hóa đơn: Phần mềm quản lý in hóa đơn cần phải cho phép tùy chỉnh các mẫu hóa đơn để phù hợp với các yêu cầu của công ty, chẳng hạn như thông tin thuế, màu sắc và logo.
- Khả năng mở rộng: Để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp, phần mềm nên có khả năng mở rộng, đặc biệt đối với những công ty dự định mở rộng hoặc thay đổi hệ thống.
Hỗ trợ hóa đơn điện tử
- Chứng thực và ký điện tử: Phần mềm phải hỗ trợ ký điện tử để các công ty có thể xuất hóa đơn điện tử. Ngoài ra, phần mềm phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế.
- Tuân thủ pháp lý: Đảm bảo rằng phần mềm tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử và thuế của quốc gia hoặc khu vực hoạt động của doanh nghiệp.
Khả năng hoạt động đa nền tảng
- Tương thích với nhiều thiết bị: Phần mềm phải hoạt động tốt trên máy tính để bàn, laptop và thiết bị di động, cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ nơi nào họ muốn.
- Ứng dụng đám mây: Phần mềm dựa trên nền tảng đám mây cho phép đồng bộ hóa dữ liệu và truy cập dễ dàng từ nhiều thiết bị.
