Kiểm soát chi phí và tối ưu hóa hoạt động là điều cần thiết để thành công trong ngành thực phẩm và đồ uống cạnh tranh khốc liệt. Quản lý kho nhà hàng là một mắt xích quan trọng nhưng thường bị bỏ qua.

Do đó, làm thế nào để quản lý kho hàng hiệu quả, ngăn chặn thất thoát và đảm bảo nguồn cung ổn định? Ứng dụng phần mềm quản lý kho nhà hàng là câu trả lời. Nội dung sau đây của CIT nên được xem xét nếu bạn đang cần phần mềm hỗ trợ quản lý kho hàng tối ưu và thông minh nhất.

Phần mềm quản lý kho nhà hàng là gì?

Phần mềm quản lý kho nhà hàng là một công cụ hữu ích giúp các nhà hàng, quán ăn quản lý hiệu quả nguyên vật liệu, hàng hóa trong kho. Phần mềm này giúp tự động hóa các quy trình quản lý kho, từ việc nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê đến theo dõi tồn kho, giúp nhà hàng tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa chi phí.

Hơn nữa, chủ nhà hàng có thể theo dõi tình trạng nợ nần của các nhà cung cấp thông qua phần mềm, điều này giúp họ hoạt động trôi chảy.

Khả năng dự báo xu hướng sử dụng nguyên liệu trong tương lai là một tính năng đặc biệt hữu ích. Chủ nhà hàng có thể đánh giá mức độ tiêu thụ, tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí bằng cách sử dụng nó.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn

Kiểm soát chi phí

Nhờ theo dõi chi tiết xuất nhập kho, phần mềm quản lý kho nhà hàng giúp kiểm soát chi phí hoạt động. Chi phí nhập hàng được giảm bớt bằng cách nắm bắt và quản lý tồn kho, giúp bạn tránh lãng phí do hư hỏng hoặc thất lạc.

Để tránh chi phí không cần thiết, ứng dụng thông minh này cũng giúp chủ nhà hàng lên kế hoạch mua hàng chính xác, phân tích chi phí nguyên vật liệu theo từng món ăn hoặc theo thời gian, đồng thời theo dõi công nợ với nhà cung cấp.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Phần mềm quản lý kho nhà hàng là một phần quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm và góp phần tạo nên thành công và uy tín cho nhà hàng.

Theo đó, phần mềm cho phép theo dõi sát sao hạn sử dụng của từng loại nguyên liệu, giúp nhà hàng tránh sử dụng sản phẩm hết hạn, đảm bảo vệ sinh thực phẩm.

Ngoài ra, ứng dụng này cho phép theo dõi lô hàng và lưu trữ thông tin nhà cung cấp, giúp nhà hàng dễ dàng truy xuất nguồn gốc và xuất xứ của nguyên liệu khi cần thiết; điều này đặc biệt hữu ích trong trường hợp có vấn đề về chất lượng sản phẩm.

Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Xác định lượng nguyên liệu cần thiết để tối ưu hóa quá trình sản xuất bằng cách tránh thiếu hụt hoặc dư thừa nguyên liệu.
Quản lý quy trình đặt hàng và nhận hàng chặt chẽ để giảm thời gian chờ đợi và tối ưu hóa thời gian làm việc.

Duy trì mối quan hệ với nhà cung cấp

Điều quan trọng là phải có mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp, điều này có thể dẫn đến điều kiện giao hàng tốt hơn và giá thấp hơn.
Theo dõi các nhà cung cấp của bạn để biết đối tác nào cung cấp giá trị tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Nâng cao trải nghiệm với khách hàng

Phần mềm quản lý kho nhà hàng đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm khách hàng của nhà hàng. Hệ thống tự động hóa quy trình quản lý kho đã cải thiện các vấn đề như phục vụ nhầm món, thiếu món và sai sót trong quá trình chuẩn bị nguyên liệu.

Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng giúp giảm tình trạng thất thoát hàng hóa, cải thiện chất lượng món ăn, thời gian phục vụ khách hàng và đảm bảo quá trình phục vụ tối ưu kể cả khi khách hàng đông.

Tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm

Quản lý kho đúng cách giúp tuân thủ các quy định an toàn thực phẩm và đảm bảo rằng sản phẩm được bảo quản đúng cách để tránh rủi ro cho sức khỏe của khách hàng.

Tóm lại, quản lý kho là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh nhà hàng và quán ăn, đóng vai trò quan trọng đối với hiệu suất tài chính, chất lượng dịch vụ và mối quan hệ với đối tác và khách hàng.

Tính năng cần có của phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn

Báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa chính xác

Phần mềm quản lý kho nhà hàng dựa trên ngày nhập kho, hạn sử dụng và thông tin mặt hàng giúp quản lý số lượng nguyên vật liệu tồn kho một cách chính xác và nhanh chóng.Hỗ trợ thống kê xuất nhập tồn hàng hóa.

Cảnh báo hàng sắp hết, gợi ý nhập hàng

Người quản lý có thể nhìn thấy tổng quan lượng hàng tồn ở tất cả các kho bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kho. Điều này sẽ giúp giảm lượng hàng tồn kho và ngăn ngừa nguyên vật liệu bị tồn khiến sản phẩm bị hư hỏng. Ngoài ra, chức năng cảnh báo hàng sắp hết giúp bạn dự đoán được khi nào bạn cần mua những thứ mới.

Hệ thống báo cáo kho trực quan, chi tiết

Phần mềm sẽ cập nhật cơ sở dữ liệu liên tục. Để cung cấp cho chủ cơ sở kinh doanh một cái nhìn sâu sắc nhất, báo cáo được trình bày dưới dạng các biểu đồ và sơ đồ.

Top 3 phần mềm quản lý kho nhà hàng tốt, hiệu quả nhất

1. Phần mềm quản lý kho nhà hàng tốt nhất CIT Software

CIT Software là phần mềm quản lý kho nhà hàng dành riêng cho việc quản lý kho hàng cho các nhà hàng và quán cafe. Giao diện thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm này là điểm nhấn chính của nó.

Bên cạnh các tính năng hữu ích như báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng, đặt hàng, quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu, tồn kho, quản lý nhà cung cấp và quản lý hàng hóa, nguyên vật liệu… CIT Software, phần mềm của công ty TNHH Giải pháp công nghệ – CIT, hỗ trợ các chủ nhà hàng quản lý kho hàng hiệu quả, giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất hoạt động.

Phần mềm quản lý kho nhà hàng CIT Software đáp ứng đầy đủ những tính năng cần có của một phần quản lý kho

Quản lý hàng hóa, nguyên liệu

Đối với các nhà hàng có nhiều chi nhánh, hoạt động quản lý hàng hóa nguyên vật liệu ở đây bao gồm nhập, xuất, kiểm kê và chuyển kho. Các mặt hàng thường có thời gian sử dụng ngắn, thậm chí chỉ vài tiếng sau khi sử dụng, là đặc điểm của hoạt động quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng.

Chính vì vậy, trong quá trình bán, việc hệ thống lại quá trình nhập hàng và xuất kho là rất quan trọng.

Người quản lý và người phụ trách bếp có thể rà soát các nguyên vật liệu trong kho, khai báo số lượng và kiểm đếm bằng cách sử dụng phần mềm mà không cần sử dụng file quản lý thủ công.

Quản lý tồn kho

Tính năng này giúp chủ nhà hàng và quán ăn nhanh chóng xác định tình trạng hàng hóa và nguyên vật liệu còn lại trong kho. Điều này cho phép người quản lý chủ động trong việc quản lý tồn kho, chẳng hạn như áp dụng các khuyến mãi đối với các nguyên vật liệu gần đến hạn dùng hoặc giảm thiểu việc bếp bị động khi không có nguyên vật liệu trong quá trình chế biến vào khung giờ cao điểm.

Phần mềm không chỉ thông báo về hạn sử dụng của các nguyên vật liệu trong kho mà còn cảnh báo khi hàng hóa trong kho đạt đến mức tối thiểu. Các nhà quản lý có thể dựa vào đó khi họ chọn tặng món hoặc giảm giá để thu hút khách hàng. Điều này tăng doanh thu cửa hàng và giảm tồn kho.

Quản lý đặt hàng và công nợ cung cấp

Phần mềm quản lý kho nhà cho phép bạn kiểm soát hạn dùng, số lượng và tổng hợp công nợ với nhà cung cấp. Đây là nền tảng cho hoạt động quản lý kho thuận lợi.

Việc sử dụng thống kê tường minh trên phần mềm sẽ giúp các nhà quản lý đánh giá xác định mức độ bình ổn giá mà các đơn vị cung cấp đang đưa ra. Điều này sẽ cho phép các hoạt động điều chỉnh và thay đổi phù hợp, đảm bảo nguồn nhập tốt và nhà hàng có thể.

Báo cáo và thống kê

Báo cáo cập nhật hoạt động của kho theo giờ, thay vì ghi chép và thống kê thủ công, giúp chủ quán tiết kiệm thời gian và công sức. Các báo cáo kho quỹ phải được theo dõi thông qua các thiết bị dễ sử dụng như điện thoại hoặc laptop nếu mô hình chủ quán hoặc quản lý không thể giám sát trực tiếp.

Phần mềm quản lý kho nhà hàng CIT Software và những tính năng nổi bật

Chúng tôi sẽ đưa ra hướng dẫn chi tiết nhất về cách xuất nhập thông tin trên phần mềm quản lý kho CIT Software để chủ quán có thể hình dung dễ dàng hơn về việc họ sẽ phải khai báo những gì, xem báo cáo và cập nhật thông tin vào đâu.

Dễ dàng khai báo danh mục kho với giao diện trực quan

Khách hàng chọn mục Tổng quan và chọn thư mục Kho. Sau đó, họ chọn nút “Thêm” để khai báo các trường thông tin chung như mã kho, tên kho và địa chỉ.

Linh hoạt trong thao tác nhập tồn kho đầu kỳ

Chủ quán có hai cách để khai báo tồn kho nguyên vật liệu: trực tiếp khai báo các loại nguyên vật liệu tồn kho trên phần mềm hoặc nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách xuất các file Excel của họ vào phần mềm.

Rõ ràng, tường minh trong nghiệp vụ xuất kho

Khi xuất kho, có hai loại hàng hóa: hàng hóa xuất để bán và hàng hóa xuất để hủy.

Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn kho trực tiếp trên điện thoại

Sau khi hoàn thành các thao tác khai báo cơ bản, chủ quán có thể lập phiếu xuất, nhập, kiểm kê kho và phân loại chi tiết các nhóm nguyên vật liệu, thậm chí là từng nguyên vật liệu riêng biệt.

2. Phần mềm quản lý kho nhà hàng, quán ăn KiotViet

KiotViet là phần mềm quản lý kho nhà hàng phổ biến tại Việt Nam. Phần mềm này cung cấp các tính năng giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình quản lý kho.

Phần mềm cho phép chủ nhà hàng quản lý nhập – xuất – tồn kho, lưu trữ công thức chế biến của từng món ăn, quản lý thông tin về nhà cung cấp và hỗ trợ họ tối ưu hóa quy trình bằng cách sử dụng bảng báo cáo và phân tích.

Các tính năng của phần mềm quản lý kho nhà hàng KiotViet

Kiểm soát lượng tồn kho, mã hàng trong kho
Giám sát hạn sử dụng của từng nguyên liệu
Thiết lập định lượng nguyên liệu món ăn/ đồ uống
Thống kê lượng nguyên phụ liệu còn trong kho

3. Phần mềm quản lý kho nhà hàng Dcorp POS

Dcorp, một trong những công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam, đã phát triển phần mềm quản lý kho nhà hàng. Phần mềm phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau, bao gồm quán ăn, quán bar, nhà hàng, cửa hàng thức ăn nhanh, bếp ăn công nghiệp, café và cửa hàng thức ăn nhanh.

Nó hoạt động với hệ thống quản lý kho hàng StoreHouse tích hợp với hệ thống R-Keeper của Dcorp.Các doanh nghiệp F&B ưa chuộng hệ thống StoreHouse vì các tính năng của nó

Quản lý thông tin sản phẩm:

Lưu trữ toàn bộ dữ liệu liên quan đến sản phẩm, bao gồm quy cách, thông tin chi tiết, đơn vị tiền tệ, thông tin kế toán và thuế VAT.
Phân loại và theo dõi các loại hàng tồn kho khác nhau, bao gồm cả hàng bán thành phẩm.

Kiểm soát hàng hóa:

Theo dõi nhập, xuất và tồn kho với đầy đủ thông tin, bao gồm phiếu nhập, phiếu xuất, điều chuyển nội bộ, bảng kiểm kê, phiếu trả hàng, phiếu trừ hàng và phiếu sản xuất.
Hỗ trợ nhiều phương thức kiểm kho khác nhau, bao gồm cân điện tử, máy quét và nhập liệu tại chỗ thông qua POS.
Một số loại kiểm soát hàng bán thành phẩm bao gồm phiếu sản xuất, xử lý, bóc tách và tính lùi.

Tối ưu hóa quy trình:

Tự động loại bỏ nguyên vật liệu và bán thành phẩm dựa trên định lượng món ăn, hỗ trợ sản phẩm thay thế.
Trừ hàng tồn kho hiệu quả bằng cách sử dụng phương pháp FIFO
Sản phẩm hết hạn sử dụng sẽ được loại bỏ tự động.

Quản lý công thức và định mức

Xác định công thức, quy trình và định mức nguyên vật liệu cần thiết để chế biến từng món ăn.
Tự động tính toán chi phí định mức bằng cách sử dụng cả phương pháp FIFO và LIFO.
Tạo nhiều phiên bản thẻ định mức cho cùng một món ăn mỗi lúc.
Hỗ trợ sử dụng sản phẩm thay thế và định mức lồng (món ăn nằm trong món ăn).

Báo cáo và phân tích

Cung cấp hệ thống báo cáo linh hoạt, chi tiết, đáp ứng các yêu cầu của bộ phận kế toán về bảng kê số lượng, cân đối, hàng bán ra, dự trù giá vốn hàng hóa, các đối tác và ngày đến hạn thanh toán.
Theo dõi các tính toán định mức và chi phí trước đây.

Hy vọng những thông tin về phần mềm quản lý kho nhà hàng mà CIT chia sẻ trên đây sẽ giúp quản lý lựa chọn công cụ và đánh giá phù hợp với mô hình triển khai của họ.

Với những kinh nghiệm đã có, CIT hoàn toàn tự tin, phần mềm quản lý kho nhà hàng sẽ là một công cụ tuyệt vời để giúp chủ nhà hàng tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt là hạn chế thất thoát và sai sót trong cả hoạt động quản lý kho và vận hành.

Nếu bạn có những vấn đề thắc mắc về phần mềm quản lý kho nhà hàng hoặc thiết kế phần mềm theo yêu cầu thì đừng chần chừ gì thêm, Hãy liên hệ ngay với CIT để được tư vấn về dịch vụ và bảng giá sản phẩm. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về dịch vụ của CIT.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất hiện nay