Sáu phân hệ cốt lõi của phần mềm quản lý kiến trúc nội thất CIT

Hệ thống được thiết kế theo đúng dòng chảy của một công ty nội thất – từ ký hợp đồng thiết
kế, sản xuất tại xưởng đến thi công bàn giao – nên mỗi phân hệ kết nối liền mạch với phân hệ
kế tiếp, không phải nhập liệu lại nhiều lần trên nhiều file rời rạc.

Vì sao quản lý công ty nội thất bằng Excel luôn thất thoát khi chạy nhiều dự án cùng lúc?

Bởi vì một công ty nội thất không bán một sản phẩm cố định – mỗi hợp đồng là một dự án riêng, với
bộ bản vẽ riêng, danh mục hạng mục riêng và một chuỗi công việc kéo dài qua nhiều giai đoạn: thiết
kế, sản xuất tại xưởng rồi thi công lắp đặt tại nhà khách. Khi công ty chỉ chạy vài hợp đồng, chủ
doanh nghiệp vẫn nhớ được dự án nào đang thiết kế, dự án nào đang cắt gỗ, dự án nào chờ lắp. Nhưng
khi số dự án tăng lên vài chục hợp đồng song song, các file Excel báo giá, bảng theo dõi công nợ và
nhóm chat Zalo bắt đầu vỡ trận: báo giá một đằng, vật tư mua một nẻo, đội thợ ứng tiền không ai
kiểm, và cuối dự án không ai biết chính xác lãi hay lỗ bao nhiêu.

Hậu quả rất quen thuộc với các xưởng và công ty thiết kế thi công nội thất: báo giá thiếu hạng mục
nên làm xong mới lỗ, vật tư xuất kho vượt định mức mà không phát hiện, tiền khoán đội thợ chi vượt
khối lượng, đợt thanh toán của khách bị quên không thu, và bản vẽ thì mỗi người giữ một phiên bản
khác nhau. Là một
công ty phần mềm đã triển khai nhiều hệ thống quản lý dự án và
sản xuất, CIT nhận thấy gốc rễ vấn đề không nằm ở con người mà ở công cụ: dữ liệu bị chia cắt giữa
bộ phận kinh doanh, thiết kế, xưởng, mua hàng và kế toán, không có một nguồn dữ liệu chung theo dự án.

Phần mềm quản lý kiến trúc nội thất là gì?

Phần mềm quản lý kiến trúc nội thất là hệ thống số hóa toàn bộ vòng đời một dự án nội thất – từ báo
giá, hợp đồng, hồ sơ bản vẽ, bóc tách hạng mục và BOM vật tư, qua giai đoạn sản xuất tại xưởng và
thi công lắp đặt tại công trình, đến công nợ và lợi nhuận – trên một nền tảng dữ liệu duy nhất. Nói
cách khác, nó gộp cả năng lực quản lý dự án, quản lý sản xuất xưởng và quản trị tài chính vào một hệ
thống, giúp mọi phòng ban nhìn cùng một con số theo từng dự án và theo thời gian thực.

Khác với phần mềm kế toán hay bán hàng thông thường, một phần mềm quản lý công ty nội thất phải hiểu
được đặc thù ngành: một hợp đồng đi qua ba pha rất khác nhau là thiết kế – sản xuất – thi công; sản
phẩm được bóc tách thành hàng chục hạng mục, mỗi hạng mục có định mức vật tư và phụ kiện riêng; và
chi phí phải cộng dồn cả vật tư, tiền khoán đội thợ lẫn chi phí gia công tại xưởng chứ không chỉ là
giá mua vật liệu. Đây chính là phần mà các giải pháp đóng gói chung chung thường bỏ trống.

Excel và phần mềm chuyên dụng khác nhau ở đâu?

Khác biệt lớn nhất là Excel chỉ ghi lại số liệu sau khi việc đã xảy ra, còn phần mềm chuyên dụng
điều phối và kiểm soát công việc ngay khi nó đang diễn ra trên từng dự án. Bảng dưới đây tóm tắt sáu
điểm then chốt mà các công ty thiết kế thi công nội thất thường gặp:

Tiêu chí	Excel / Ghi tay	Phần mềm quản lý kiến trúc nội thất
Báo giá & BOM vật tư	Bóc tách tay từng hạng mục, dễ thiếu, không gắn định mức vật tư	Bóc tách hạng mục kèm BOM tự động, báo giá sát giá thành
Tiến độ theo giai đoạn	Không biết dự án đang ở pha thiết kế, sản xuất hay lắp đặt	Dashboard real-time theo từng giai đoạn, cảnh báo trễ hạn
Xưởng & kho vật tư	Xuất kho không đối chiếu định mức, hao hụt không phát hiện	Lệnh sản xuất gắn định mức, đối chiếu thực xuất với BOM
Khoán đội thợ & nhân công	Ứng tiền, tính công thủ công, dễ chi vượt khối lượng	Giao khoán theo hạng mục, nghiệm thu khối lượng, tính công thực
Công nợ & thanh toán	Quên đợt thu, không đối chiếu với giá trị hợp đồng	Nhắc thu theo mốc nghiệm thu, đối chiếu công nợ từng dự án
Lợi nhuận từng dự án	Ước lượng cảm tính, cuối dự án mới biết lãi hay lỗ	Lãi/lỗ thực tế theo dự án: doanh thu trừ toàn bộ chi phí phát sinh

Với những công ty đang chuẩn hóa vận hành, phần mềm quản lý dự án nội thất thường được xây trên nền
một phần mềm quản lý dự án vững – nơi
mỗi hợp đồng là một dự án có tiến độ, ngân sách và người phụ trách rõ ràng – rồi bổ sung các năng lực
đặc thù ngành nội thất phía trên.

Ngành nội thất cần gì mà phần mềm quản lý phổ thông không có?

Ngành nội thất cần năm năng lực đặc thù mà các phần mềm quản lý phổ thông – vốn thiết kế cho bán
hàng hoặc kế toán đơn thuần – thường không xử lý được. CIT xây các năng lực này vào cốt lõi hệ thống
thay vì lắp ghép tạm bợ.

Một dự án chạy qua ba pha: thiết kế → sản xuất → thi công

Không giống bán một món hàng có sẵn, một hợp đồng nội thất kéo dài qua thiết kế phương án, sản xuất
cấu kiện tại xưởng rồi thi công lắp đặt tại nhà khách. Mỗi pha có người phụ trách, tiến độ và chi phí
riêng. Phần mềm phải mô tả được luồng ba pha này để dữ liệu chảy liền mạch từ bản vẽ đã duyệt xuống
lệnh sản xuất và xuống lệnh thi công, không đứt gãy.

Bóc tách hạng mục và BOM vật tư

Một dự án nội thất gồm hàng chục hạng mục, mỗi hạng mục lại có định mức gỗ, ván, nẹp, ray trượt, bản
lề, kính, đá và phụ kiện riêng. Phần mềm cho phép khai báo BOM cho từng sản phẩm và tự tổng hợp nhu
cầu vật tư cho cả dự án khi báo giá, giúp báo đúng giá thành và kiểm soát hao hụt khi xuất kho.

Khoán đội thợ theo hạng mục

Phần lớn công ty nội thất thuê khoán đội thợ thi công thay vì trả lương cứng. Việc này cần ghi nhận
khối lượng khoán, nghiệm thu công thực tế và đối chiếu với tiền tạm ứng để tránh chi vượt. Hệ thống
quản lý hợp đồng khoán, khối lượng và thanh toán cho từng đội theo đúng hạng mục họ đảm nhận.

Tiến độ theo nhiều giai đoạn

Vì một dự án có nhiều mốc – duyệt thiết kế, xong sản xuất, xong lắp đặt, nghiệm thu – nên tiến độ và
thanh toán đều theo giai đoạn chứ không phải một lần. Phần mềm gắn từng đợt thanh toán vào đúng mốc
nghiệm thu, đồng thời cảnh báo giai đoạn nào đang trễ để xử lý trước khi ảnh hưởng ngày bàn giao.

Lợi nhuận theo từng dự án

Đây là điểm yếu chí mạng của Excel. Phần mềm cộng dồn toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trên một dự
án – vật tư, tiền khoán đội thợ, chi phí gia công tại xưởng, chi phí phát sinh – rồi so với doanh thu
để ra lãi/lỗ thật của dự án đó, giúp chủ công ty biết ngay hợp đồng nào hiệu quả, hợp đồng nào đang lỗ.

CIT xây những tính năng nào cho phần mềm quản lý công ty nội thất?

CIT không bán một sản phẩm đóng hộp mà xây hệ thống theo đúng quy trình của từng công ty nội thất.
Vì được viết phần mềm theo yêu cầu, mọi màn hình, báo cáo
và quy tắc nghiệp vụ đều khớp với cách doanh nghiệp bạn đang vận hành, thay vì buộc công ty uốn theo
một khuôn mẫu có sẵn. Trên nền đó, đội ngũ CIT phát triển sẵn các cấu phần chuyên cho ngành nội thất:

• Bảng báo giá theo hạng mục kèm BOM: dựng thư viện sản phẩm mẫu, chọn nhanh và
  tự bung định mức vật tư, xuất báo giá chuyên nghiệp gửi khách.
• Chuyển báo giá thành dự án một chạm: hợp đồng chốt được mở thành dự án với đầy
  đủ hạng mục, không phải nhập lại từ đầu.
• Lệnh sản xuất tại xưởng: đẩy hạng mục đã duyệt xuống xưởng, theo dõi tiến độ
  cắt – dán – hoàn thiện từng cấu kiện.
• Khoán đội thợ & nghiệm thu công: quản lý hợp đồng khoán, chấm khối lượng
  thi công và tính tiền khoán theo thực tế.
• Đề xuất mua hàng từ định mức: so BOM với tồn kho, tự đề xuất đơn mua và theo
  dõi công nợ nhà cung cấp theo dự án.
• Bảng lãi/lỗ theo dự án: tổng hợp doanh thu và toàn bộ chi phí để ra lợi nhuận
  thực, kèm cảnh báo dự án vượt ngân sách.

Nhiều đội thiết kế và giám sát công trình còn cần theo dõi đầu việc hằng ngày của từng dự án, nên CIT
thường kết hợp thêm lớp phần mềm quản
lý công việc – giao việc, đặt hạn, nhắc nhở và cập nhật tiến độ – gắn thẳng vào từng giai đoạn của
dự án nội thất để không đầu việc nào bị bỏ sót.

Khi nào doanh nghiệp nội thất nên chuyển sang phần mềm?

Thời điểm hợp lý nhất là khi việc quản lý thủ công bắt đầu gây thiệt hại đo đếm được – lỗ dự án, thất
thoát vật tư, hoặc không kiểm soát nổi công nợ và tiến độ. Cụ thể, bạn nên cân nhắc nghiêm túc nếu công
ty đang gặp một trong các dấu hiệu sau:

• Số dự án chạy song song đã vượt khả năng theo dõi bằng Excel và nhóm chat.
• Thường xuyên báo giá thiếu hạng mục hoặc thiếu vật tư nên làm xong mới biết lỗ.
• Vật tư xuất kho vượt định mức, hao hụt lớn mà không truy được nguyên nhân.
• Tiền khoán đội thợ chi vượt khối lượng, tạm ứng khó đối chiếu.
• Đợt thanh toán của khách bị quên, dòng tiền căng dù dự án vẫn chạy.
• Có kế hoạch mở rộng quy mô, thêm xưởng hoặc thêm chi nhánh, cần dữ liệu minh bạch.

Doanh nghiệp được lợi gì khi triển khai?

Lợi ích rõ nhất là biến dữ liệu dự án rời rạc thành công cụ ra quyết định theo thời gian thực, từ đó
cải thiện đồng thời tiến độ, chi phí và lợi nhuận. Trong thực tế triển khai, các công ty nội thất
thường ghi nhận:

• Báo giá sát giá thành hơn nhờ BOM vật tư gắn sẵn theo hạng mục.
• Biết lãi/lỗ từng dự án ngay khi hoàn thành, không đợi cuối năm mới rõ.
• Giảm thất thoát vật tư nhờ đối chiếu định mức với thực xuất kho.
• Kiểm soát tiền khoán đội thợ theo khối lượng nghiệm thu thực.
• Thu tiền đúng hạn nhờ nhắc thanh toán theo mốc nghiệm thu.
• Chủ động mở rộng đa dự án, đa chi nhánh trên cùng một nền tảng dữ liệu.

Nên chọn phần mềm đóng gói hay xây theo yêu cầu?

Câu trả lời phụ thuộc vào mức độ đặc thù và tham vọng dài hạn của công ty: phần mềm đóng gói phù hợp
khi quy trình đơn giản và cần triển khai nhanh với chi phí ban đầu thấp, còn giải pháp xây theo yêu
cầu là lựa chọn đúng khi doanh nghiệp có quy trình riêng, cần tích hợp sâu và muốn sở hữu hệ thống.
Bảng dưới giúp bạn cân nhắc:

Yếu tố	Phần mềm đóng gói	Xây theo yêu cầu tại CIT
Mức độ phù hợp quy trình	Doanh nghiệp phải uốn theo phần mềm	Phần mềm bám sát đúng quy trình nội thất của bạn
Tích hợp hệ thống cũ	Hạn chế, phụ thuộc nhà cung cấp	Tích hợp kế toán, thiết kế, kho, chấm công linh hoạt
Sở hữu & source code	Thuê bao, không sở hữu mã nguồn	Bàn giao toàn bộ source code, làm chủ lâu dài
Mở rộng về sau	Phụ thuộc lộ trình của hãng	Chủ động nâng cấp theo nhu cầu thực tế

Nếu công ty bạn vừa thi công dự án vừa có showroom bán lẻ đồ nội thất, phần mềm quản lý dự án có thể
liên thông cùng một phần mềm quản lý cửa hàng nội thất để dùng chung danh mục sản phẩm, tồn kho và khách hàng – đây là lúc lợi
thế của giải pháp may đo thể hiện rõ nhất.

Chi phí phần mềm quản lý kiến trúc nội thất khoảng bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào phạm vi phân hệ, số dự án, mức độ tùy biến và tích hợp, nên CIT báo giá theo
từng dự án thay vì áp một mức cố định. Dưới đây là ba gói tham chiếu để bạn hình dung phạm vi triển khai:

Một số dự án tiêu biểu CIT đã triển khai

Dưới đây là các nhóm dự án minh họa cho năng lực triển khai của CIT trong lĩnh vực quản lý dự án và
sản xuất, phù hợp để áp dụng cho ngành thiết kế thi công nội thất:

• Một công ty thiết kế – thi công nội thất trọn gói: số hóa dòng chảy từ báo giá
  theo hạng mục, chuyển hợp đồng thành dự án, tới quản lý tiến độ theo giai đoạn thiết kế – sản xuất
  – lắp đặt.
• Một xưởng sản xuất đồ gỗ nội thất: triển khai lệnh sản xuất theo cấu kiện, đối
  chiếu định mức BOM với thực xuất kho và theo dõi tiến độ gia công tại xưởng.
• Một nhà thầu thi công hoàn thiện: quản lý khoán đội thợ theo hạng mục, nghiệm
  thu khối lượng, công nợ nhà cung cấp và bảng lãi/lỗ theo từng công trình.

Tiêu chí chọn phần mềm quản lý nội thất phù hợp

Nên đánh giá phần mềm theo mức độ khớp với đặc thù nội thất và khả năng đồng hành dài hạn của nhà
cung cấp, chứ không chỉ nhìn giá và danh sách tính năng. Những tiêu chí quan trọng nhất gồm:

• Có xử lý đúng luồng ba pha thiết kế – sản xuất – thi công và tiến độ theo giai đoạn không.
• Có bóc tách hạng mục kèm BOM vật tư và tính lợi nhuận theo từng dự án không.
• Có quản lý khoán đội thợ và đối chiếu định mức vật tư với thực xuất kho không.
• Khả năng tùy biến và tích hợp với hệ thống hiện có (kế toán, phần mềm thiết kế, kho).
• Chính sách sở hữu: có bàn giao source code hay chỉ cho thuê bao.
• Năng lực đội ngũ, cam kết bảo hành, đào tạo và hỗ trợ sau triển khai.

Vì sao nên chọn CIT làm đối tác?

Vì CIT là một công ty phần mềm có đội ngũ kỹ sư in-house, làm chủ toàn bộ quá trình từ phân tích
nghiệp vụ đến lập trình, triển khai và bảo hành – không thuê ngoài. Bạn có thể tham khảo thêm
danh mục phần mềm CIT để thấy chiều rộng kinh nghiệm của
đội ngũ. Với dự án nội thất, CIT mang lại:

• Hiểu nghiệp vụ nội thất: phân tích tận xưởng và công trình, không áp khuôn mẫu chung.
• Bàn giao source code: doanh nghiệp sở hữu và làm chủ hệ thống lâu dài.
• Tích hợp linh hoạt: kết nối kế toán, phần mềm thiết kế, kho và hệ thống sẵn có.
• Đội ngũ in-house: BA, UI/UX, lập trình, QA và triển khai đồng bộ.
• Bảo hành & đồng hành: hỗ trợ vận hành, nâng cấp theo nhu cầu.
• Chuyển giao rõ ràng: tài liệu kỹ thuật và đào tạo người dùng đầy đủ.

Quy trình triển khai phần mềm nội thất tại CIT diễn ra thế nào?

Quy trình được thiết kế để giảm rủi ro và đảm bảo phần mềm khớp thực tế vận hành của công ty, chia
thành bảy bước rõ ràng:

1. Khảo sát & phân tích: BA làm việc với đội thiết kế, xưởng và kế toán để ghi nhận quy trình và bài toán.
2. Đề xuất giải pháp & báo giá: chốt phạm vi phân hệ, kiến trúc và chi phí.
3. Thiết kế UI/UX: dựng giao diện và luồng nghiệp vụ theo góp ý của công ty.
4. Lập trình: phát triển theo từng phân hệ, demo định kỳ để phản hồi sớm.
5. Kiểm thử (QA): chạy thử dữ liệu dự án thật, tinh chỉnh trước khi vận hành.
6. Triển khai & đào tạo: chuyển giao, đào tạo người dùng, hỗ trợ go-live.
7. Bảo hành & nâng cấp: đồng hành vận hành và mở rộng theo nhu cầu.

Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý kiến trúc nội thất