Dưới thời đại công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay, việc áp dụng những kỹ thuật, công nghệ vào quản lý doanh nghiệp đã trở thành một xu hướng tất yếu. Trong đó nhiều phần mềm đã ra đời nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Mỗi phần mềm sẽ có các ứng dụng và tính năng khác nhau, thực tế hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp thiết kế phần mềm theo yêu cầu để có thể đáp ứng chuẩn xác nhu cầu và mong muốn của mình. Vậy viết phần mềm theo yêu cầu là gì? Và nó có thật sự quan trọng với doanh nghiệp hay không? Cùng CIT Software tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

>>> Tham khảo: Dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu chuyên nghiệp, riêng biệt tại Việt Nam

I. Viết phần mềm theo yêu cầu là gì?

Viết phần mềm theo yêu cầu là quá trình thiết kế, lập trình, triển khai và bảo trì một ứng dụng phần mềm được xây dựng độc quyền cho một tổ chức, doanh nghiệp hoặc người dùng cụ thể, dựa trên các nhu cầu và quy trình nghiệp vụ riêng biệt của họ.

Khác với phần mềm “đóng gói” (Off-the-shelf Software) được thiết kế cho thị trường đại chúng (ví dụ: Microsoft Word, Photoshop), phần mềm theo yêu cầu được “đo ni đóng giày” để giải quyết các vấn đề và tối ưu hóa các quy trình độc nhất của doanh nghiệp.

Mỗi phần mềm tạo ra sẽ có các chức năng khác nhau như: Phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng, … và thường đặc thù trên các nền tảng là Website, Mobile App và các công cụ AI. Vì được viết theo yêu cầu nên các phần mềm được thiết kế ra sẽ là duy nhất, không hề giống với các phần mềm sẵn có trước đây.

II. Khi nào doanh nghiệp cần viết phần mềm theo yêu cầu?

Khi quy trình nghiệp vụ độc quyền hoặc quá phức tạp

Quy trình Độc nhất: Khi doanh nghiệp bạn có một quy trình hoạt động (về sản xuất, quản lý dịch vụ, hay mô hình bán hàng) mang tính đặc thù và là lợi thế cạnh tranh của riêng mình. Phần mềm đóng gói không thể mô phỏng chính xác quy trình này.
Không có Giải pháp Tương thích: Sau khi nghiên cứu thị trường, bạn nhận ra rằng không có bất kỳ phần mềm có sẵn nào đáp ứng được từ 70-80% nhu cầu cốt lõi của bạn.

Khi Cần Tích hợp Hệ thống Sâu và Liên tục

Rào cản tích hợp: Khi các phần mềm kế toán, ERP, CRM hoặc CRM không thể giao tiếp hoặc đồng bộ dữ liệu một cách liền mạch với nhau, người dùng phải nhập dữ liệu thủ công nhiều lần.
Yêu cầu API Đặc biệt: Doanh nghiệp cần xây dựng các cổng API riêng để kết nối với các đối tác, nhà cung cấp hoặc dịch vụ bên ngoài theo cách đặc biệt.

Khi Yêu cầu Khả năng Mở rộng và Bảo mật Cao

Tăng trưởng Nhanh: Trong khoảng ba đến năm tới, doanh nghiệp dự đoán rằng giao dịch, người dùng hoặc dữ liệu sẽ tăng nhanh chóng. Để tăng khả năng chịu tải, kiến trúc có khả năng mở rộng (scalable) có thể được sử dụng để phát triển phần mềm theo yêu cầu.
Bảo mật cao: Khi xử lý dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin tài chính, y tế hoặc bí mật kinh doanh, và yêu cầu các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt hơn các tiêu chuẩn phần mềm đóng gói thông thường.

Khi Chi phí Sở hữu Phần mềm Đóng gói Quá lớn

Chi phí bản quyền tăng: Khi số lượng người dùng tăng lên, chi phí giấy phép hàng năm của phần mềm đóng gói tăng lên, vượt quá chi phí đầu tư ban đầu vào phần mềm tùy chỉnh.
Chi phí Tùy chỉnh Cao: Bạn đã thấy rằng phần mềm đóng gói cần được tùy chỉnh rất nhiều, và chi phí tùy chỉnh đó gần bằng hoặc lớn hơn chi phí viết mới.

Khi Cần Kiểm soát Toàn diện

Quyền sở hữu mã nguồn: Một doanh nghiệp muốn sở hữu toàn bộ mã nguồn để họ không phụ thuộc vào các quy định, kế hoạch hoặc sự thay đổi của nhà cung cấp phần mềm bên thứ ba.
Bảo trì độc lập: Doanh nghiệp muốn có thể tự bảo trì, nâng cấp và sửa chữa lỗi mà không cần chờ đợi bản vá từ nhà cung cấp.

III. Phân loại các loại phần mềm đang có hiện nay

Hiện nay phần mềm chia làm 3 loại chính, phần mềm hệ thống, phần mềm có sẵn và phần mềm viết theo yêu cầu

Phần mềm hệ thống: là những ứng dụng được lập trình sẵn chủ yếu được sử dụng để quản lý và điều khiển hoạt động của máy tính. Một số ví dụ về phần mềm hệ thống chính là hệ điều hành, trình quản lý tệp tin và thư mục, bảo mật hệ thống.
Phần mềm có sẵn: là phần mềm hoàn chỉnh, được đăng ký bản quyền và nhân bản để bán cho nhiều doanh nghiệp. Các phần mềm có sẵn có tính dùng chung, các nhà sản xuất có thể bán phần mềm với số lượng lớn mà không phụ thuộc và bất kỳ đặc thù hay tính chất riêng nào của từng doanh nghiệp
Phần mềm viết theo yêu cầu: Là phần mềm được xây dựng và lập trình theo từng yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng các nhu cầu riêng mà doanh nghiệp đang mong muốn. Vì là phần mềm được viết riêng nên không giống với bất cứ phần mềm sẵn có nào.

IV. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm viết riêng theo yêu cầu

Phần mềm tính tiền trên điện thoại CIT — Phần mềm – App tính tiền trên điện thoại CIT

Việc viết phần mềm theo yêu cầu mang lại những lợi ích nhất định cho doanh nghiệp, cụ thể là:

Phù hợp với yêu cầu, mục đích và mô hình kinh doanh riêng của từng doanh nghiệp
Đáp ứng chính xác nhu cầu của doanh nghiệp mong muốn
Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình vận hành và quản lý doanh nghiệp tốt hơn
Tính bảo mật dữ liệu cao
Dễ dàng quản lý, bảo trì và nâng cấp ứng dụng

V. So sánh phần mềm viết theo yêu cầu và phần mềm có sẵn

Mỗi loại phần mềm sẽ có ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào từng nhu cầu và mục đích riêng mà doanh nghiệp sẽ lựa phần mềm phù hợp, để đảm bảo đáp ứng được yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp, cũng như tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp.

Mức độ Phù hợp với Quy trình Nghiệp vụ

Phần mềm dược viết theo yêu cầu có lợi thế tuyệt đối về sự phù hợp, vì nó được xây dựng để khớp 100% với các quy trình, yêu cầu và logic kinh doanh độc đáo của doanh nghiệp.

Ngược lại, Phần mềm Có sẵn (Đóng gói) chỉ được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chung của thị trường. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp thường phải thay đổi, cắt giảm hoặc điều chỉnh quy trình nội bộ của mình để phù hợp với giới hạn của phần mềm có sẵn, dẫn đến sự mất hiệu quả trong vận hành.

Chi phí Ban đầu và Chi phí Dài hạn

Về chi phí ban đầu, Phần mềm Có sẵn thường thấp hơn đáng kể vì doanh nghiệp chỉ cần mua giấy phép sử dụng (License). Tuy nhiên, về lâu dài, Phần mềm Theo Yêu cầu lại cho thấy tính kinh tế hơn. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được các khoản chi phí định kỳ như phí gia hạn license, phí người dùng hàng tháng/năm, và phí mua thêm các module tính năng đắt đỏ.

Với phần mềm tùy chỉnh, chi phí chủ yếu là đầu tư ban đầu, còn chi phí duy trì sau đó thường thấp và nằm trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp.

Quyền Sở hữu và Khả năng Kiểm soát

Lợi thế chiến lược lớn nhất của Phần mềm viết theo yêu cầu là doanh nghiệp sở hữu hoàn toàn mã nguồn và tất cả tài sản trí tuệ liên quan. Điều này mang lại sự kiểm soát tuyệt đối về bảo mật, tính năng và hướng phát triển trong tương lai.

Đối với Phần mềm Có sẵn, doanh nghiệp chỉ là người dùng được cấp phép, mọi sự thay đổi, nâng cấp hay chính sách giá đều phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp bên thứ ba.

Khả năng Mở rộng và Phát triển trong Tương lai

Phần mềm được viết theo yêu cầu được xây dựng với kiến trúc mở, cho phép mở rộng và nâng cấp không giới hạn khi doanh nghiệp phát triển (ví dụ: tăng số lượng người dùng, thêm chi nhánh, tích hợp công nghệ mới như AI). Ngược lại, Phần mềm có sẵn bị giới hạn bởi khuôn khổ ban đầu của nhà phát triển. Nếu doanh nghiệp phát triển vượt quá khả năng của phần mềm đóng gói, họ sẽ buộc phải thay thế toàn bộ hệ thống, gây tốn kém và gián đoạn hoạt động.

>>>> Xem thêm: CIT Software tiên phong trong dịch vụ thiết kế app theo yêu cầu

VI. Quy trình thiết kế phần mềm theo yêu cầu tại CIT Software

Đội ngũ nhân viên của CIT Software tuân thủ quy trình gồm các bước như sau:

Xác định và phân tích yêu cầu của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình chính là thu thập thông tin của khách hàng, các bên liên quan để hiểu rõ mô hình kinh doanh, đặc điểm thị trường và xác định chính xác yêu cầu của doanh nghiệp

Thiết kế giao diện người dùng

Sau khi đã tìm hiểu kỹ nhu cầu, đội ngũ nhân viên của CIT bắt đầu thiết kế dựa trên các ý tưởng của doanh nghiệp, bao gồm thiết kế giao diện người dùng (UI) và trải nghiệm người dùng (UX). Mục tiêu là để tạo ra một giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng

Phát triển ứng dụng

Sau khi thiết kế giao diện hoàn chỉnh, chúng tôi sẽ bắt đầu phát triển thiết kế chi tiết từng thành phần dã được xác định trước đó, bao gồm việc tích hợp các tính năng, xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu, thuật toán và luồng xử lý

Kiểm thử và sửa lỗi

Sau khi ứng dụng được phát triển, sẽ tiến hành kiểm tra các tính năng và chức năng của phần mềm, đảm bảo phần mềm hoạt động trơn tru và không có lỗi trước khi được giao đến tay khách hàng, nếu có lỗi sẽ được ghi nhận và sửa chữa để đảm bảo chất lượng của ứng dụng.

Triển khai và phát hành sản phầm

Sau khi hoàn thành bước kiểm thử và sửa lỗi, phần mềm sẽ được triển khai và phát hành trên nhiều nền tảng, lúc này chúng tôi sẽ bàn giao phần mềm và hướng dẫn sử dụng cho khách hàng.

Hỗ trợ và duy trì

Sau khi phần mềm được phát hành, CIT sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và duy trì để đảm bảo phần mềm được hoạt động ổn định và đáp ứng được hết các nhu cầu mà doanh nghiệp mong muốn trước đó.
Các tính năng mới sẽ liên tục được cập nhật và bảo trì được thực hiện định kỳ để đảm bảo hiệu suất và tính bảo mật của phần mềm.

VII. Một số lưu ý trước khi thuê thiết kế phần mềm theo yêu cầu

Thiết kế phần mềm theo yêu cầu mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, tuy nhiên để đảm bảo về chất lượng cũng như tính ổn định trong quá trình vận hành thì doanh nghiệp cũng có một số lưu ý như sau:

Xác định rõ nhu cầu và mong muốn khi thuê viết phần mềm
Lên kế hoạch thiết kế phần mềm chi tiết
Dự trù ngân sách trước và sau khi thiết kế, đồng thời đảm bảo được ngân sách khi có các vấn đề phát sinh
Lựa chọn công ty thiết kế phần mềm
Tìm hiểu rõ các chính sách bảo trì và hỗ trợ

Lý do nên chọn CIT để viết phần mềm theo yêu cầu

Kinh nghiệm và chuyên môn cao: CIT có một đội ngũ chuyên gia phần mềm và lập trình viên giàu kinh nghiệm đã tạo ra các giải pháp phần mềm tùy chỉnh cho nhiều ngành nghề khác nhau. Họ tạo ra các phần mềm hoàn chỉnh và tối ưu bằng cách hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng.
Giải pháp linh hoạt và tùy chỉnh:CIT phát triển phần mềm rất linh hoạt, giúp chúng tùy chỉnh theo mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp. CIT có khả năng phát triển và tối ưu hóa các tính năng phù hợp cho nhu cầu của bạn, cho dù bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý, hệ thống chatbot AI hoặc ứng dụng di động.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp: CIT thường theo một quy trình phát triển phần mềm rõ ràng, bắt đầu với việc thu thập yêu cầu ban đầu, thiết kế giải pháp, phát triển, kiểm thử và triển khai. Điều này đảm bảo rằng phần mềm được xây dựng đúng cách và chất lượng cao.
Hỗ trợ và bảo trì lâu dài: CIT thường cung cấp hỗ trợ và bảo trì sau khi triển khai phần mềm. Họ sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh hoặc cần cập nhật tính năng.
Tối ưu chi phí và thời gian: Khi lựa chọn CIT, bạn sẽ nhận được một giải pháp phần mềm có tính chi phí hợp lý và thời gian phát triển được tối ưu hóa. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Đảm bảo bảo mật và chất lượng: Các sản phẩm phần mềm do CIT phát triển thường xuyên được kiểm thử chặt chẽ để đảm bảo chất lượng và bảo mật cao nhất. Điều này làm giảm nguy cơ và sự cố xảy ra trong quá trình vận hành phần mềm.
Chuyên môn về các lĩnh vực đa dạng: CIT có thể phát triển phần mềm cho nhiều lĩnh vực khác nhau như thương mại điện tử, tài chính, chăm sóc sức khỏe, giáo dục, v.v., giúp giải quyết các vấn đề đặc thù và mang lại giải pháp tối ưu cho mỗi ngành.

Nếu bạn có nhu cầu viết phần mềm theo yêu cầu thì hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và giá cả cụ thể. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hết sức hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!