Quản lý nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý. Nếu bạn mới tìm hiểu về phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng excel sự thì hãy đọc hết bài viết này. Hãy cùng tìm hiểu cách tải file excel quản lý nhân sự trong bài viết sau đây nhé.
Các sheet cần có cho mẫu quản lý nhân sự bằng Excel
Trong một file quản lý nhân sự bằng Excel đầy đủ cần có những yếu tố sau:
- Một sheet dữ liệu của các cán bộ và nhân viên trong công ty.
- Sheet chứa những dữ liệu của cả nguồn nhân lực.
- Sheet dữ liệu của những cá nhân được khen thưởng hay kỷ luật.
- Sheet bao gồm những dữ liệu để điều chỉnh lương.
- Một sheet lưu trữ dữ liệu hợp đồng thời vụ, hợp đồng 1 năm hay không thời hạn.
- Sheet gồm bản cam kết hợp đồng.
- Một sheet lưu trữ quyết định tăng lương.
>> Xem thêm Ứng dụng quản lý công việc
Thành phần cần có trong một file Excel quản lý hồ sơ nhân sự
Ngoài các thông tin cơ bản về nhân sự, mẫu quản lý nhân sự bằng Excel sẽ trình bày chi tiết hơn về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan về lương thưởng và phụ cấp, kèm theo đó là các loại giấy tờ cần thiết khác theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các thông tin cần có trong một file excel quản lý thông tin nhân sự:
- Mã nhân viên: Các nhân viên sẽ được cung cấp mã số cố định và không giống nhau. Các doanh nghiệp sẽ theo dõi việc chấm công của nhân viên theo các mã số này.
- Họ và tên nhân viên
- Bộ phận, phòng ban công tác
- Cấp bậc của nhân viên: BOD, quản lý, nhân viên,…
- Vị trí công việc mà nhân viên đảm nhận: bao gồm tên vị trí và cấp bậc hiện tại. Ví dụ: Nhân viên kinh doanh
- Hình thức công việc: Full-time, part-time, thời vụ,…
- Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
- Trình độ học vấn: Thạc sỹ/Tiến sỹ/Đại học/Cao đẳng,…trường Đại học, chuyên ngành
- Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có dấu xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CMND hoặc CCCD. Ngoài ra còn có Bản sao công chứng giấy khai sinh, Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, ….
- Các thông tin về lương thưởng và phụ cấp: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, mã số BHXH,…
- Các thông tin về kinh nghiệm làm việc: Tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian. Doanh nghiệp nên thu hẹp số lượng và chỉ chọn lọc những kinh nghiệm làm việc quan trọng (khoảng từ 1-5) của nhân sự.
Hồ sơ nhân sự nên kết hợp với những biểu mẫu nào khác?
Trường hợp bạn muốn quản lý thông tin ứng viên thì chỉ cần quan tâm đến các thông tin cá nhân cơ bản. Những thông tin cần có như họ tên, thông tin liên lạc, học vấn, kinh nghiệm nên có trong hồ sơ. Khi so sánh giữa quản lý thông tin ứng viên và quản lý nhân sự, việc quản lý nhân sự yêu cầu phức tạp hơn nhiều.
Ngoài việc sở hữu phần mềm quản lý nhân sự trên excel miễn phí, doanh nghiệp cần có một hệ thống gồm 5 biểu mẫu excel trong quản lý nhân sự một cách tổng quát và đầy đủ:
File Excel quản lý danh sách nhân sự tổng quan
File này có chức năng khái quát thông tin của các nhân sự hiện đang công tác tại công ty. Trường hợp nhân viên vẫn đang trong thời gian ký hợp đồng với công ty đó.
Tiếp theo là File Excel quản lý hợp đồng.
File Excel này được các công ty dùng để quản lý dữ liệu về hợp đồng thử việc. Ngoài ra là một số loại hợp đồng lao động khác như HĐLĐ theo mùa vụ, hoặc HĐLĐ có thời hạn 12 tháng… Biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự có các trường thông tin khá đơn giản nhưng lượng dữ liệu khổng lồ và yêu cầu mức độ chính xác cao.
File Excel theo dõi nhân sự mới chi tiết
Việc nhận thêm nhân viên mới là điều cần thiết cho các doanh nghiệp. Mục đích là để tăng lợi nhuận cho công ty cũng như giảm khối lượng công việc cho các bộ phận trong quá trình hoạt động. File Excel theo dõi nhân sự mới sẽ bao gồm hai biểu mẫu: Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Nhưng đặc biệt tập trung nhiều vào các thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.
File theo dõi những nhân sự không còn làm việc
Một File khác cũng rất cần thiết cho việc quản lý nhân sự nữa là File theo dõi nhân sự nghỉ việc. File này cũng bao gồm hai biểu mẫu Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá nhân. Khác với File Excel theo dõi nhân sự mới ở chỗ file này tập trung vào sự thay đổi sẽ không còn hiệu lực khi nhân sự nghỉ. Các hồ sơ liên quan để doanh nghiệp và nhân sự hoàn tất việc chấm dứt hợp đồng.
File theo dõi sự thay đổi trong vấn đề lương của nhân sự
File cuối cùng là File Excel theo dõi sự thay đổi tiền lương của nhân sự. Phần biến động tiền lương sẽ bao gồm rất nhiều mục khác nhau. Đó là các nhân sự được tăng lương, giảm lương, tăng KPI, giảm KPI, thay đổi vị trí trong các phòng ban, luân chuyển công tác,…Doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến thời gian cụ thể khi sự thay đổi có hiệu lực để quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.
Link tải mẫu File quản lý nhân sự bằng Excel
>> Xem thêm
Trên đây là link tải quản lý nhân sự bằng Excel cho bạn dễ dàng sử dụng. Chúc bạn có thể ứng dụng excel trong quản lý nhân sự vào trong công việc để dễ dàng trong việc quản lý các nhân viên hơn.
