Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý hợp đồng một cách hiệu quả là một yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và sự gia tăng của các hoạt động kinh doanh, việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng đã trở thành một sự cần thiết để tăng cường hiệu suất và chuyên nghiệp trong việc quản lý hợp đồng của một doanh nghiệp.

Quản lý hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp giữ được sự tổ chức và hiệu quả trong quá trình làm việc mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý và tăng cường sự tin cậy từ phía các đối tác kinh doanh. Vậy có những phần mềm quản lý hợp đồng nào tốt nhất hiện nay? Cùng chúng tôi tìm hiểu ngay nhé!

Dịch vụ viết phần mềm theo yêu cầu tại HCM

Phần mềm quản lý hợp đồng là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng?

Phần mềm quản lý hợp đồng là một loại phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý các văn thư giấy tờ hợp đồng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm này sẽ trở thành một công cụ hữu ích để lưu trữ, phân loại và theo dõi tiến độ các hợp đồng một cách chính xác và hiệu quả.

Phần mềm quản lý hợp đồng giúp các dự án được hoàn thành đúng thời hạn, tăng sự hài lòng của khách hàng và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp trong công ty.

Sự ra đời và phát triển của phần mềm quản lý hợp đồng mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu suất và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. Dưới đây là những lý do quan trọng tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng:

Phần mềm quản lý hợp đồng giúp tự động hóa các quy trình liên quan đến lập, theo dõi và quản lý hợp đồng. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm bớt công việc thủ công, và tăng cường hiệu quả làm việc.
Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng, doanh nghiệp có thể tạo ra các hợp đồng một cách minh bạch và chính xác. Đảm bảo tuân thủ các điều khoản và điều kiện, giảm rủi ro pháp lý và tăng cường uy tín với đối tác kinh doanh.
Hệ thống giúp doanh nghiệp xác định và quản lý rủi ro trong các hợp đồng. Việc theo dõi các điều khoản, thời hạn và thông tin quan trọng khác giúp ngăn chặn sự cố và giảm thiểu rủi ro tài chính.
Hệ thống quản lý hợp đồng hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng, dựa trên thông tin chính xác, giúp tối ưu hóa quá trình ra quyết định và tăng cường khả năng đo lường và theo dõi hiệu suất.
Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng giúp giảm bớt chi phí liên quan đến quá trình quản lý hợp đồng, từ đó giảm thiểu sai sót và hạn chế mất mát thông tin. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tập trung nguồn lực vào các hoạt động quan trọng hơn.

Dịch vụ outsource phần mềm – gia công phần mềm chuyên nghiệp

Tính năng chính khi cần có của phần mềm quản lý hợp đồng

Khả năng tạo, theo dõi, và quản lý tất cả các hợp đồng từ đối tác, khách hàng, đến nhà cung cấp, một cách dễ dàng.
Tính năng tự động hóa quy trình lập hợp đồng, quản lý thay đổi và thông báo hết hạn hợp đồng cũng là yếu tố quan trọng.
Tích hợp quy trình chuẩn hóa để đảm bảo mọi bước từ tạo hợp đồng đến duyệt và ký kết đều diễn ra một cách hiệu quả và minh bạch.
Hỗ trợ chữ ký điện tử, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí liên quan đến quá trình ký kết hợp đồng.
Cung cấp cơ chế bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo rằng thông tin trong hợp đồng được bảo vệ và chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập.
Lưu trữ thông tin chi tiết về đối tác và nhà cung cấp, tạo điều kiện cho việc liên kết hợp đồng với thông tin liên quan.
Theo dõi kỳ hạn của hợp đồng và tự động thông báo khi cần tái đàm phán hoặc gia hạn.
Tính năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu cũng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và chi tiết.

Các loại phần mềm quản lý hợp đồng

Một số loại phần mềm có thể được sử dụng để quản lý đơn từ và hợp đồng. Một số phân loại chính của phần mềm này được liệt kê dưới đây.

Quy mô sử dụng

Phần mềm cá nhân: dành cho cá nhân hoặc các tổ chức nhỏ để quản lý các hợp đồng và đơn từ các quy trình hoặc cá nhân.
Phần mềm doanh nghiệp: phù hợp với các tổ chức lớn hoặc doanh nghiệp có quy trình phức tạp hơn và có tính năng mở rộng. Nó có thể tích hợp với các hệ thống khác.

Tùy chỉnh và mở rộng

Khả năng tùy chỉnh: Loại phần mềm này có khả năng thay đổi tính năng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của công ty. Ngoài ra, nó được tích hợp với nhiều hệ thống và ứng dụng khác nhau, chẳng hạn như CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng), ERP (quản lý nguồn lực doanh nghiệp) và email.
Không có khả năng tùy chỉnh: Phần mềm này không có khả năng tùy chỉnh hoặc mở rộng tính năng để phù hợp với đặc điểm của công ty. Với phần mềm có khả năng mở rộng, loại phần mềm này sẽ rẻ hơn.

Chi phí sử dụng

Phần mềm miễn phí: Người dùng không cần phải trả chi phí để sử dụng nó, nhưng nó có những hạn chế về tính năng và an ninh.
Phần mềm trả phí: Người dùng phải trả một khoản tiền cho phần mềm quản lý hợp đồng theo thời gian hoặc theo gói. Mức phí khác nhau phụ thuộc vào đơn vị cung cấp phần mềm và tính năng của người dùng.

Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý hợp đồng

Khả năng tích hợp và mở rộng

Phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả cần có khả năng tích hợp linh hoạt với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, như phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản lý khách hàng (CRM)… Để đồng bộ thông tin và tối ưu hóa quá trình làm việc. Ngoài ra, khả năng mở rộng của phần mềm là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng nó có thể đáp ứng được sự phát triển của doanh nghiệp mà không làm giảm đi tính hiệu quả.

Bảo mật và tuân thủ pháp luật

Một yếu tố không thể thiếu trong đánh giá phần mềm quản lý hợp đồng là mức độ bảo mật cao. Phần mềm cần có khả năng bảo vệ thông tin nhạy cảm và hợp đồng khỏi rủi ro mất mát hoặc truy cập trái phép. Đồng thời, việc tuân thủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành cũng là một tiêu chí quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải đối mặt với vấn đề pháp lý.

Giao diện và trải nghiệm người dùng

Giao diện người dùng thân thiện và trải nghiệm sử dụng thuận lợi là những yếu tố quyết định đến sự thành công của hệ thống quản lý hợp đồng. Một giao diện trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu và sử dụng hệ thống.

Xem thêm: Phần mềm quản lý cổ đông hiệu quả dễ sử dụng

Top 6 phần mềm quản lý hợp đồng tốt nhất cho doanh nghiệp

1. Phần mềm – App quản lý hợp đồng tốt nhất CIT

Phần mềm quản lý hợp đồng CIT được phát triển với mục tiêu đáp ứng nhu cầu quản lý hợp đồng của các tổ chức một cách chuyên nghiệp. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, phần mềm giúp đơn giản hóa quá trình tạo, theo dõi và quản lý hợp đồng.

Lưu trữ và tìm kiếm hiệu quả: Tạo và lưu trữ nhiều phiên bản khác nhau của hợp đồng, giúp việc rà soát và xác nhận các điều khoản trở nên linh hoạt hơn. Bạn có thể nhanh chóng truy cập thông tin cần thiết mà không mất thời gian tìm kiếm trong ngăn tủ hồ sơ truyền thống.
Quản lý chu kỳ hợp đồng: Tính năng này giúp theo dõi các giai đoạn quan trọng trong chu kỳ sống của hợp đồng, bao gồm ngày ký kết, ngày hết hạn, và các sự kiện quan trọng khác.
Tự động hóa quy trình: Phần mềm cung cấp khả năng tự động hóa các bước quy trình liên quan đến quản lý hợp đồng, từ tạo hợp đồng mới đến thông báo về các hạn chế và cảnh báo hết hạn.
Xác thực và chữ ký điện tử: Tính năng này giúp đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của hợp đồng thông qua việc sử dụng chữ ký điện tử. Giảm thiểu sự phụ thuộc vào tài liệu giấy.
Quản lý rủi ro: Cung cấp khả năng theo dõi và đánh giá rủi ro liên quan đến các hợp đồng. Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
Báo cáo và thống kê: Phần mềm quản lý hợp đồng CIT cung cấp các công cụ báo cáo và thống kê, giúp người quản lý hiểu rõ hơn về hiệu suất của các hợp đồng, chi phí liên quan, và các thách thức có thể phát sinh.
Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu hợp đồng, đặc biệt là khi có những thông tin quan trọng được lưu trữ trong hệ thống.
Thông báo và hồ sơ lịch sử: Cung cấp thông báo tự động về các sự kiện quan trọng và theo dõi lịch sử của các thay đổi, giúp theo dõi quá trình quản lý hợp đồng một cách chặt chẽ.

2. Phần mềm quản lý theo dõi VT Contact

Phần mềm quản lý hợp đồng VT Contact là một trong số ít hợp đồng giúp doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp một cách toàn diện, đáp ứng yêu cầu riêng trong việc quản lý của doanh nghiệp.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

Thiết lập một hệ thống duy nhất cho việc quản lý hợp đồng doanh nghiệp được đồng nhất.
Tự tạo lập hợp đồng theo những mẫu được chuẩn hóa cho từng doanh nghiệp.
Giúp tìm kiếm, tra cứu hợp đồng và những thông tin liên quan đến hợp đồng một cách nhanh chóng.
Chuẩn hóa quá trình kiểm tra, theo dõi hợp đồng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng đúng theo tiến độ.
Thiết lập các luồng để phê duyệt cho từng loại hợp đồng giúp người xét duyệt có thể chủ động nắm rõ hợp đồng cần xét duyệt.
Nhắc nhở đối với trường hợp hợp đồng chưa được xét duyệt, những việc phải thực hiện theo nội dung hợp đồng.

3. Phần mềm quản lý hợp đồng Conga Contracts

Conga Contact là một giải pháp quản lý hợp đồng mạnh mẽ được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng và tăng cường hiệu suất.

Một số tính năng của phần mềm:

Quản lý mọi khía cạnh của hợp đồng, từ tạo đến xác nhận và quản lý thay đổi.
Tích hợp chữ ký số và chữ ký điện tử để tăng tính chính xác và tốc độ.
Báo cáo chi tiết về trạng thái và hiệu suất của các hợp đồng.
Hỗ trợ quản lý rủi ro và tuân thủ.

4. Hệ thống quản lý hợp đồng SpringCM

Spring CM là một phần mềm quản lý hợp đồng và tài liệu điện tử được thiết kế để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng và tài liệu. Sử dụng trong các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý hợp đồng và tài liệu điện tử với quy mô từ trung bình đến lớn, và đặc biệt trong các ngành như tài chính, bất động sản, và dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Một số tính năng của phần mềm:

Giúp doanh nghiệp quản lý mọi khía cạnh của hợp đồng từ giai đoạn tạo đến lưu trữ và theo dõi.
Tích hợp chữ ký điện tử để tăng cường tốc độ xử lý hợp đồng và theo dõi trạng thái của chúng trong quá trình thực hiện.
Cung cấp không gian lưu trữ an toàn cho tài liệu và hợp đồng, giúp dễ dàng truy cập và quản lý từ mọi nơi.
Bảo mật thông tin với các tính năng kiểm soát quyền truy cập, đảm bảo rằng chỉ người có quyền mới có thể truy cập các tài liệu và hợp đồng quan trọng.
Cung cấp thống kê và báo cáo chi tiết về trạng thái của các hợp đồng, giúp quản lý có cái nhìn toàn diện về hiệu suất và tuân thủ.
Hỗ trợ quy trình chữ ký điện tử để giảm thời gian và giấy tờ khi thực hiện các giao dịch hợp đồng.

5. Ứng dụng quản lý hợp đồng Pandadoc

Quản lý hợp đồng của doanh nghiệp được tự động hóa từ bước tạo lập hợp đồng cho tới khi thanh lý hợp đồng trên cùng một nền tảng.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm:

Dễ dàng nhập hoặc xuất dữ liệu từ bất kỳ máy tính nào lên phần mềm Pandadoc trực tuyến để quản lý và theo dõi hợp đồng.
Kiểm tra, rà soát toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng một cách nhanh chóng.
Quản lý, bảo mật cao mọi thông tin liên quan đến hợp đồng.
Chủ động thông báo cho từng bộ phận về việc thực hiện hợp đồng, đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng.
Thông báo cho doanh nghiệp những sai sót trong hợp đồng, những hợp đồng sắp hết hạn,…

6. Phần mềm quản lý hợp đồng Apttus

Apttus là một phần mềm quản lý hợp đồng và chuỗi cung ứng được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lý và tối ưu hóa các quy trình hợp đồng.

Một số tính năng của phần mềm:

Cung cấp các tính năng mạnh mẽ để quản lý mọi khía cạnh của hợp đồng, từ việc tạo, theo dõi đến quản lý kỳ hạn và gia hạn.
Hỗ trợ quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng từ đầu tới đuôi, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm rủi ro.
Tích hợp với các tính năng quản lý mối quan hệ với khách hàng để cung cấp cái nhìn toàn diện về quan hệ với khách hàng.
Cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và kiểm soát quyền truy cập để đảm bảo an toàn thông tin hợp đồng.
Hỗ trợ tự động hóa các quy trình đàm phán, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên.