Dường như việc ghi nhớ chính xác toàn bộ nội dung cuộc họp hay các đầu việc cần làm dường như trở nên khó khăn hơn trong hoạt động công sở hiện đại. Do đó, các App ghi chú trực tuyến hoạt động như một bộ não thứ hai, giúp bạn quản lý công việc và nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách nhắc lịch thông minh, quản lý nhiệm vụ và lưu trữ thông tin không giới hạn.
App ghi chú là gì?
App ghi chú là một công cụ phần mềm giúp bạn ghi lại những ý tưởng, thông tin, công việc cần làm một cách nhanh chóng và tiện lợi. Nó như một cuốn sổ tay kỹ thuật số, luôn sẵn sàng bên bạn mọi lúc, mọi nơi.
Công việc chính của App ghi chú là cho phép bạn dễ dàng tạo, sắp xếp và truy cập các mẫu ghi chú. Để viết ghi chú, bạn có thể sử dụng văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc các ký hiệu khác.
Ngoài ra, các App ghi chú ngày nay có thể đồng bộ hoá với nhiều thiết bị, cho phép người dùng truy cập thông tin từ điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính cá nhân và các nền tảng khác. App ghi chú tích hợp lịch làm việc và tính năng tìm kiếm. Một số ứng dụng có tính năng bảo mật để giữ cho dữ liệu cá nhân của người dùng an toàn.
Lợi ích khi sử dụng App ghi chú trong việc quản lý công việc
“Cứu cánh” cho hội hay quên
Đã bao giờ bạn chợt nghĩ ra một ý tưởng tuyệt vời nhưng lại biến mất ngay sau khi nghe nhạc? Theo các nghiên cứu, việc trình bày ý tưởng thành hình ảnh hoặc câu chữ làm tăng khả năng ghi nhớ của não bộ đến 85%.
App ghi chú online là một công cụ tuyệt vời giúp các nhân viên thể hiện khả năng sáng tạo của họ bất cứ khi nào họ muốn vì nó có những tính năng hỗ trợ soạn thảo mạnh mẽ.
Lập kế hoạch công việc khoa học, hiệu quả
Lợi ích không thể phủ nhận khác của App ghi chú là nó là một công cụ tuyệt vời để lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Phần lớn các App ghi chú trực tuyến hiện nay có khả năng soạn thảo và ghi chép thông tin công việc dưới dạng danh sách làm việc, lịch biểu hoặc lịch trình, giúp người dùng dễ dàng phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ một cách hợp lý và khoa học.
Ngoài ra, người dùng có thể gắn nhãn công việc trong ghi chú để dễ dàng phân loại và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, chẳng hạn như khẩn cấp hoặc bình thường, sau đó.
Kho lưu trữ dữ liệu thông tin
App ghi chú trực tuyến là một kho thư viện số khổng lồ giúp lưu trữ và truy xuất mọi thông tin khi cần, đảm bảo rằng nhân viên không bị quá tải hoặc quên mất dữ liệu quan trọng. Các tệp ghi chú sẽ được phân loại và sắp xếp vào các danh mục lớn nhỏ, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và tổ chức thông tin một cách khoa học.
Cộng tác nhóm, chia sẻ ý tưởng
Các App ghi chú trực tuyến cho phép các đội, nhóm làm việc cùng nhau, cộng tác và sáng tạo. Những người có quyền truy cập có thể chỉnh sửa ghi chú và giao tiếp, trao đổi và ghi lại những vấn đề đã được thảo luận trực tiếp trên bản ghi chú.
X2 hiệu suất làm việc
Theo một khảo sát của McKinsey, những người sử dụng các ứng dụng ghi chú để tổ chức và hoàn thành nhiệm vụ có hiệu suất cao hơn 20% so với những người chỉ ghi chép theo phương pháp thủ công thông thường hoặc thậm chí không ghi gì cả.
Khả năng sáng tạo và trí nhớ được cải thiện khi nhân viên sử dụng các ứng dụng ghi chú trực tuyến không chỉ giúp họ suy nghĩ logic hơn. Do đó, hiệu suất và chất lượng thực hiện công việc cũng được cải thiện.
Tổ chức công việc
App ghi chú giúp bạn tổ chức công việc hiệu quả bằng cách ghi chú các nhiệm vụ cần hoàn thành, lịch trình làm việc, và thông tin liên quan.
Ghi chú từ điện thoại di động
Sử dụng ứng dụng ghi chú trên điện thoại di động giúp bạn ghi lại thông tin bất kỳ khi nào, ở bất kỳ đâu mà không cần mang theo giấy và bút.
Tại sao nên sử dụng App ghi chú?
- Luôn sẵn sàng: Bạn có thể ghi chú bất cứ khi nào có ý tưởng hay cần nhớ điều gì đó, ngay cả khi không có giấy bút bên cạnh.
- Tổ chức thông tin: Ứng dụng ghi chú giúp bạn phân loại, sắp xếp các ghi chú theo nhiều cách khác nhau, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và quản lý thông tin.
- Đồng bộ hóa: Nhiều ứng dụng ghi chú cho phép bạn đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị (điện thoại, máy tính bảng, máy tính), giúp bạn truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi.
- Chia sẻ: Bạn có thể chia sẻ các ghi chú với người khác, cùng nhau làm việc trên một dự án.
- Tính năng đa dạng: Ngoài việc ghi chú văn bản, nhiều ứng dụng còn cho phép bạn thêm hình ảnh, danh sách, bản vẽ, ghi âm,…
Những ai nên sử dụng App ghi chú online?
Nhân viên – Nhóm người dùng phổ biến nhất của các App ghi chú online là nhóm này vì các phần mềm này được thiết kế để giúp người dùng quản lý công việc của họ một cách chủ động và hiệu quả nhất. Những công cụ này giúp mọi người lập kế hoạch, sắp xếp và thực hiện trực tiếp công việc trên nền tảng trực tuyến linh hoạt bất cứ khi nào họ muốn, ở bất kỳ nơi nào.
Các đội, nhóm – Như đã đề cập ở trên, ứng dụng ghi chú trực tuyến là một văn phòng thu nhỏ giúp các bộ phận, phòng ban làm việc cùng nhau, lập kế hoạch, phân bổ nhiệm vụ cho từng thành viên và kiểm tra kết quả hoạt động.
Quản lý – App ghi chú online giúp các nhà quản lý phân công, giao việc và theo dõi tình hình thực hiện công việc. Ngoài ra, một số ứng dụng ghi chú trực tuyến có cảnh báo nhắc việc tự động để đảm bảo tiến bộ công việc, đáp ứng deadline kịp thời và đôn đốc nhân viên.
Giới thiệu App ghi chú hiệu quả nhất hiện nay – App ghi chú CIT
App ghi chú CIT là một trong những kỳ lân công nghệ của Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ CIT, đã phát triển một giải pháp quản lý công việc và ghi chép thông qua internet. Các tính năng mạnh mẽ và đa dạng của App ghi chú CIT cho phép tổ chức và quản lý công việc hiệu quả, từ các dự án khó khăn cho đến các nhu cầu ghi chép hàng ngày.
App ghi chú CIT cung cấp một môi trường làm việc hiệu quả, cho phép người dùng sáng tạo và sắp xếp ý tưởng mọi lúc, từ công việc hàng ngày đến các kế hoạch tuần, tháng.
Các tính năng nổi bật của App ghi chú CIT
- Phân loại và sắp xếp các bản ghi chú theo cách khoa học bằng cách sử dụng thẻ tên, danh mục và từ khóa.
- Nhật ký cuộc họp, lập kế hoạch, theo dõi tiến độ dự án, v.v. giúp tiết kiệm thời gian thao tác
- Tạo nhiệm vụ ngay trong ghi chú kèm theo người thực hiện, ngày đến hạn và cảnh báo nhắc việc tự động giúp giao việc dễ dàng.
- Lịch biểu trong ghi chú giúp phân bổ thời gian và theo dõi tiến độ
- Bằng cách gắn thẻ những người có liên quan, bạn có thể làm việc cùng nhau và chỉnh sửa ghi chú trong thời gian thực.
- Hỗ trợ ghi chú cho nhiều loại tài liệu và văn bản khác nhau, chẳng hạn như biên bản họp, chương trình nghị sự, báo cáo, v.v.
- Đảm bảo dữ liệu không bị chồng chéo bằng cách kiểm soát người truy cập và lượt chỉnh sửa ghi chú.
- Phân loại và sắp xếp tài liệu khoa học để giúp truy cập và tìm kiếm dễ dàng hơn.
Quy trình thiết kế App ghi chú CIT tại CIT Group
Việc thiết kế một App ghi chú đòi hỏi sự kết hợp giữa tính sáng tạo và khả năng kỹ thuật. Dưới đây là một quy trình tổng quan về quá trình thiết kế và phát triển một ứng dụng ghi chú tại CIT:
1. Xác định yêu cầu và phân tích thị trường
Nghiên cứu thị trường: Tìm hiểu các tính năng và xu hướng của các ứng dụng ghi chú hiện có như Evernote, OneNote, Google Keep và Notion.
Phân tích người dùng: Hiểu nhu cầu của người dùng, đối tượng mục tiêu (ví dụ: sinh viên, nhân viên văn phòng hoặc nhà sáng tạo), thói quen ghi chú của người dùng và vấn đề họ gặp phải với các ứng dụng hiện có.
Xác định tính năng cốt lõi:
- Chú ý đến văn bản.
- Định dạng có thể được sử dụng (bold, italic, gạch chân…).
- Tạo danh sách và nút bấm.
- Thêm thẻ và phân loại ghi chú.
- Thêm hình ảnh và tệp tin.
- Đồng bộ hóa các thiết bị với nhau
- Tính năng tìm kiếm và lập kế hoạch ghi chú
2. Lập kế hoạch và phác thảo
Xác định chức năng chính: Xác định các tính năng quan trọng sẽ được phát triển trong phiên bản đầu tiên. MVP là sản phẩm tối thiểu có thể sử dụng.
Phác thảo giao diện bằng wireframe: tạo các bản phác thảo giao diện ứng dụng tập trung vào trải nghiệm người dùng và bố cục.
Luồng người dùng (User flow) có thể được sử dụng để vẽ sơ đồ luồng người dùng từ khi mở ứng dụng, tạo ghi chú mới, chỉnh sửa chúng, tìm kiếm và quản lý ghi chú. Điều này giúp xác định các trải nghiệm và giai đoạn mượt mà.
3. Thiết kế giao diện người dùng (UI)
Thiết kế giao diện trực quan: Tạo các mẫu giao diện ứng dụng chi tiết bằng cách sử dụng phần mềm thiết kế như Figma và Adobe XD. Chú trọng vào sự tối giản và trực quan.
Chọn màu sắc và phông chữ: Chọn màu sắc và phông chữ phù hợp với thương hiệu và tính năng và đảm bảo rằng phông chữ dễ đọc.
Responsive design: Thiết kế giao diện của ứng dụng phù hợp với nhiều thiết bị khác nhau, chẳng hạn như điện thoại và máy tính bảng.
4. Phát triển ứng dụng
Phát triển frontend: tạo phần giao diện người dùng dựa trên thiết kế giao diện người dùng bằng các công nghệ như React Native, Flutter hoặc Swift hoặc Kotlin (tùy thuộc vào nền tảng Android hoặc iOS).
Phát triển backend: Xây dựng hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu để đồng bộ hóa, đăng nhập người dùng và quản lý ghi chú. Node.js, Python (Django) và Ruby on Rails là một số công nghệ backend phổ biến.
Tích hợp tính năng đồng bộ hóa: Để đồng bộ ghi chú giữa các thiết bị, sử dụng các dịch vụ như Firebase, AWS hoặc Google Cloud.
5. Kiểm thử (Testing)
Kiểm thử giao diện (UI/UX Testing): đảm bảo rằng giao diện dễ sử dụng và hiển thị tốt trên mọi thiết bị.
Kiểm thử tính năng (Functional Testing): Kiểm tra xem các tính năng như ghi chú, tìm kiếm và đồng bộ hóa hoạt động chính xác hay không.
Kiểm thử bảo mật (Security Testing): Đảm bảo rằng thông tin ghi chú của người dùng được bảo mật.
6. Triển khai và phát hành
Chuẩn bị có thể được tìm thấy trong App Store và Google Play: Hoàn thành quy trình đăng ký ứng dụng và tạo trang giới thiệu ứng dụng, bao gồm mô tả và hình ảnh minh họa.
Quảng cáo ứng dụng: Thu hút người dùng bằng cách sử dụng quảng cáo, hợp tác với influencer hoặc cung cấp ưu đãi.
7. Bảo trì và cải tiến
Cập nhật và sửa lỗi: Cập nhật thường xuyên được thực hiện để sửa lỗi, thêm tính năng mới và cải thiện hiệu suất ứng dụng.
Lắng nghe ý kiến của người dùng: Theo dõi ý kiến của người dùng để cải thiện trải nghiệm và đáp ứng nhu cầu của họ.
Nếu bạn có nhu cầu thiết kế App ghi chú chuyên nghiệp hoặc thiết kế App theo yêu cầu thì đừng chần chờ thêm nữa, hãy liên hệ ngay với CIT – Chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và bảng giá một cách cụ thể. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm hài lòng về chất lượng dịch vụ của CIT!
>>> Xem thêm: Thiết kế App giao đồ ăn giá rẻ, chuyên nghiệp
