Khi quản lý nhân viên, công nhân, dùng bảng chấm công đem lại rất nhiều lợi ích. Bạn có thể tham khảo mẫu bảng chấm công trong bài viết này để quản lý tiền công cho nhân viên. Nếu bạn muốn tải file Excel chấm công thì đừng bỏ qua bài viết này.
Khái niệm bảng chấm công cho nhân viên
Trước hết, bảng chấm công là một văn bản dùng để theo dõi ngày công thực tế của công nhân. Đó là ngày công mà công nhân đã làm bao nhiêu, nghỉ bao nhiêu ngày trong tháng. Căn cứ vào đó, người chủ sẽ tiến hành trả tiền công cho người lao động đầy đủ và không sai sót.
Bảng chấm công đó sẽ được các bộ phận, phòng ban lập để chấm công hàng tháng cho nhân viên. Sau mỗi tháng, bảng này sẽ được chuyển cho bên kế toán để họ căn cứ thêm và thanh toán. Thông thường, việc chấm công trong bảng Excel rất tiện lợi và được nhiều công ty, đoàn thể sử dụng.
Vì sao chúng ta nên dùng bảng chấm công trong công ty?
Việc sử dụng bảng chấm công rất tiện dụng và đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Đầu tiên, bảng chấm công giúp cho chúng ta có thể xác định số lương của nhân viên chính xác. Từ đó có thể bảo đảm được quyền lợi cho nhân viên mà cũng không thất thoát cho công ty.
Ngoài ra, căn cứ vào bảng chấm công, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá tần suất nhân viên. Thông qua đó, bạn có thể đưa ra các biện pháp hay các phần thưởng khen thưởng cho nhân viên trong cuối năm.
Những thông tin thường có trong file Excel chấm công theo giờ
Khi lập bảng chấm công theo giờ, chúng ta cần phải đảm bảo những nội dung cần thiết sau đây:
Đầu tiên chúng ta cần phải có tên của công ty cũng như tên của bộ phận mà nhân viên đang làm.
Tháng, năm mà bảng chấm công đó có hiệu lực, bao gồm cả hai ô.
Thông tin của nhân viên: Bạn cần đảm bảo những thông tin cơ bản của nhân viên đó. Mã nhân viên, họ tên và giới tính là những thông tin quan trọng nhất.
Thông tin về thời gian làm việc của nhân viên: tính từ đầu tháng đến cuối tháng dương lịch; giờ vào (IN) và giờ ra (OUT) của nhân viên. Ngoài ra cần có thống kê số phút đi muộn và về sớm của nhân viên
Một điều quan trọng để bảng chấm công có hiệu lực là họ tên và chữ kí người chấm công.
Hướng dẫn cách điền vào mẫu file Excel chấm công
Bảng chấm công là một vật dụng có nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Vì thế, chúng ta cần phải biết cách điền vào bảng chấm công cho phù hợp. Sau đây là những hướng dẫn cụ thể cho bạn trước khi tải file Excel chấm công.
Cột A là vị trí ghi mã của nhân viên đang làm trong công ty. Bạn cần nhớ mã này để không bị nhầm lẫn khi đánh giá nhân viên cho phù hợp.
Cột B: Đây là cột để người quản lý ghi tên của các nhân viên đang làm việc trong công ty. Mỗi cột đều có một tầm quan trọng riêng nên bạn cần lưu ý.
Cột C: Đây là cột để phân biệt giới tính của nhân viên làm việc trong công ty, phòng ban. Việc lập ra cột này nhằm phòng trừ trường hợp nhiều nhân viên có tên giống nhau.
Cột 1-31: Đây là các cột biểu thị số ngày trong một tháng. Cột này sẽ ghi các ngày trong một tháng chấm công. Bạn sẽ bắt đầu ngày này từ mùng 1 hàng tháng đến ngày cuối cùng. Bên cạnh đó còn có hai cột nhỏ là cột IN và cột OUT. Hai cột này để ghi giờ vào làm việc và giờ ra khỏi công ty.
Cột 32: ghi tổng số công thực của từng nhân viên trong tháng
Cột SỐ PHÚT ĐI MUỘN: Đây là cột để ghi thời gian đi trễ của một công nhân. Người quản lý sẽ dùng công thức để khi nhập vào sẽ tự động tính ra số phút đi muộn của nhân viên. Từ đó, bạn có thể tính được số tiền phạt cho công nhân.
Cột SỐ PHÚT VỀ SỚM: cũng giống như cột ghi thời gian đi muộn thì ta sẽ có cột ghi thời gian về sớm. Nhiều người dù đến sớm nhưng vẫn thoái thác về sớm nên ta có thêm bảng này.
Mỗi ngày, người quản lý chấm công sẽ căn cứ vào tình hình thực tế để chấm công cho các nhân viên. Mỗi cột sẽ được ghi tương ứng và chi tiết theo quy định một cách chính xác.
Hướng dẫn tải file Excel chấm công chuẩn xác cho doanh nghiệp
https://drive.google.com/file/d/1OnSDHQLo-PMX7pYdbti-IFfWaI37Q464/view
Bạn hãy truy cập vào đường link bên trên để tải file chấm công Excel cho doanh nghiệp rồi điền vào thông tin sẵn có.
>> Xem thêm:
Trên đây là những thông tin quan trọng về file chấm công dùng để ghi công cho nhân viên. Qua đây, có thể thấy việc sở hữu một bảng chấm công là rất cần thiết phải không? Bạn hãy tải file chấm công Excel trên này để không mất thời gian để lập bảng nhé.
