Kaizen là gì? Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen vào doanh nghiệp là gì? Có lẽ đây là câu hỏi đang được nhiều người quan tâm nhất khi muốn áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp. Theo dõi bài viết để biết được câu trả lời cũng như thông tin về Kaizen nhé.

kaizen-la-gi
Kaizen xuất phát từ Nhật Bản, có nghĩa là cải tiến không ngừng nghỉ

Kaizen là gì?

 Kaizen là thuật ngữ kinh tế xuất phát từ Nhật Bản. Thuật ngữ này được hiểu là cải tiến liên tục hay tiếng anh là ongoing improvement. Thuật ngữ này được ghép bởi từ  改 – kai được dịch là thay đổi và từ 善 – zen được dịch là tốt hơn. 

Trong hoạt động kinh doanh Kaizen được biết đến như một triết lý sản xuất; là hoạt động thúc đẩy cải tiến liên tục với sự tham gia của tất cả mọi người với mục đích cải thiện môi trường và tăng năng suất làm việc cũng như cải thiện cuộc sống của mỗi cá nhân, gia đình nói riêng.

Kaizen gồm có rất nhiều công cụ, chương trình khác nhau để nâng cao chất lượng quản lý. Qua việc cải tiến các quy trình được tiêu chuẩn hóa; triết lý này hướng đến việc sản xuất tinh gọn, loại bỏ lãng phí. Kaizen được ứng đầu tiên tại Nhật Bản sau giai đoạn thế chiến II. Đến nay, Kaizen đã được ứng dụng phổ biến tại nhiều quốc gia trên thế giới và trong đó có Việt Nam.

Lợi ích khi áp dụng phương pháp Kaizen vào doanh nghiệp

Việc áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Đó lợi ích 2 loại lợi ích hữu hình và vô hình. 

Lợi ích hữu hình:

  • Tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài để tạo nên những cải tiến lớn
  • Giảm sự lãng phí, gia tăng năng suất trong vận hành và sản xuất doanh nghiệp. Ví dụ như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian vận chuyển, trau dồi kỹ năng nhân viên,…

  Lợi ích vô hình:

  • Tạo động lực để nhân viên trong doanh nghiệp đưa ra nhiều ý tưởng cải tiến hiệu quả
  • Thúc đẩy, nâng cao tinh thần làm việc tập thể
  • Xây dựng nền văn hóa với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong doanh nghiệp

10 nguyên tắc của phương pháp Kaizen

nguyen-tac-kaizen-la-gi-2
Nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi triển khai phương pháp Kaizen trong sản xuất hay doanh nghiệp, dù ở quy mô nào và thời đại nào, các doanh nghiệp cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến để làm nên thương hiệu của Kaizen:

Điều 1: Xác định mục tiêu tập trung vào quyền lợi khách hàng

Các sản phẩm và dịch vụ cần được nghiên cứu phù hợp với thị trường và thỏa mãn, đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Điều 2: Cải tiến không ngừng

Khái niệm “Hoàn thành” không đồng nghĩa với việc kết thúc công việc mà là kết thúc một giai đoạn trước khi đến giai đoạn khác. Liên tục cải tiến sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 3:  Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Mỗi cá nhân cần hoàn thành đúng trách nhiệm được giao. Trong trường hợp mắc lỗi thì phải biết nhận trách nhiệm đúng đắn.

Từng cá nhân trong công ty phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể.

Bước 4: Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, nơi mà nhân viên có thể nhìn thẳng vào những sai sót, dám chỉ ra điểm yếu.

Xây dựng tốt mạng truyền thông nội bộ dành cho doanh nghiệp để nhân viên cập nhật tin tức nhanh chóng, trao đổi kinh nghiệm với nhau.

Bước 5: Khuyến khích làm việc nhóm 

Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm để giúp làm việc hiệu quả.

Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, tôn trọng nhân viên, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân.

Bước 6: Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án

Bố trí và kết hợp nguồn nhân lực từ  phòng ban, bộ phận trong công ty để hoàn thành dự án. Có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài khi cần thiết.

Bước 7: Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn

Không khiêu khích các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù). Cần tổ chức nhiều chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.

Bước 8: Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Thích nghi và tuân thủ các luật lệ của xã hội, công ty. Cần tự xem xét và kiềm chế điểm yếu, chấp nhận hy sinh quyền lợi của cá nhân.

Bước 9:  Thông tin đến mọi nhân viên

Công việc sẽ không đạt kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty.

Thường xuyên chia sẻ thông tin công ty cho nhân viên cũng là cách san sẻ khó khăn và thách thức chung cho mọi nhân viên.

Bước 10: Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc

Triển khai các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,…)

  • Cần đề cao nhân viên có tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc 
  • Phân công lao động cụ thể cho các đầu việc, dự án
  • Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng nhân viên
  • Khuyến khích nhân viên trong doanh nghiệp đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi
  • Công nhận thành tích nhân viên và khen thưởng kịp thời
khen-thuong-kaizen-la-gi-1
Khen thưởng nhân viên trong truyền thông nội bộ công ty

Lời kết

Hy vọng những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ giúp các trả lời câu hỏi Kaizen là gì. Và qua bài viết mong rằng các bạn đã hiểu rõ hơn về phương cũng như lợi ích mà phương Kaizen mang lại trong doanh nghiệp. Áp dụng ngày phương pháp Kaizen để đem lại những thay đổi tích cực cho của doanh nghiệp của mình nào. Chúc bạn thành công.