Bạn đã nghe về thuật ngữ Workshop rất nhiều từ trước đến nay, từ báo đài cho đến các trường học. Vậy bạn có hiểu được thực chất Workshop là gì hay không? Thế nào là một buổi Workshop chính xác và đúng nghĩa? Hãy cùng tìm hiểu kỹ lưỡng hơn về Workshop là gì qua bài viết dưới đây.
Định nghĩa về Workshop là gì?
Rất khó để đưa ra một định nghĩa tiếng Việt chính xác về workshop nghĩa là gì. Tại Việt Nam, Workshop được biết đến là một (hoặc chuỗi) các buổi chia sẻ kiến thức, phương pháp và kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể. Tùy theo chủ đề hội thảo mà lựa chọn diễn giả cho phù hợp. Giúp đỡ trong việc giao tiếp với những người tham gia. Hội thảo thường sẽ kéo dài 24 giờ, với 2 hoạt động chính, thứ nhất là trò chuyện với khách và thứ hai chính là hỏa động hỏi và đáp.
Hiện nay các Workshop ngày càng đa dạng bạn có thể tìm thấy những buổi Workshop cho mọi ngành, mọi lĩnh vực: công nghệ thông tin, y tế, giáo dục, tiếp thị, giải trí… Bất cứ khi nào một chủ đề nổi bật nảy sinh, các buổi Workshop sẽ được mở ra, trong đó các chuyên gia có thể thảo luận và trao đổi ý kiến với những người tham gia. Tuy nhiên, có thể thấy các buổi Workshop không được các công ty Việt Nam ưa chuộng lắm. Theo thống kê, hầu hết các hội thảo đến từ sinh viên hoặc là các tổ chức phi chính phủ.
Thật đáng tiếc, bởi vì nếu một công ty biết cách sử dụng những buổi Workshop và xem hội thảo như một chiến lược để tiếp thị, chẳng hạn để truyền đạt kiến thức cần thiết cho khách hàng và đưa ra các giải pháp của riêng mình, thì điều đó sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều trong việc nâng cao uy tín và thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của bạn!
Quy trình để thực hiện tổ chức một buổi Workshop là gì?
Khâu chuẩn bị để tổ chức buổi Workshop
Bước chuẩn bị luôn đóng một vai trò cực kỳ rất quan trọng, quyết định đến 50% sự thành công của buổi Workshop đó. Những việc mà bạn cần làm để chuẩn bị cho một buổi workshop cụ thể như sau:
- Xác định rõ ràng được mục đích của buổi Workshop, mục tiêu cần đạt được khi nó kết thúc.
- Xác định được những đối tác liên quan cần tham gia
- Lựa chọn những người quản lý, hướng dẫn tổ chức và cùng thư ký ghi chép quá trình mà hoạt động diễn ra
- Tạo ra một chương trình nghị sự – còn gọi là agenda
- Set up thật cẩn thận chu đáo cho khu vực tổ chức workshop, sắp xếp ngay ngắn bàn ghế, trang trí phòng ốc, không gian giống như kế hoạch đã lập.
- Gửi đến những bên đối tác và khách mời tham dự về kịch bản của chương trình (nếu có)
- Nếu có đủ thời gian để tổ chức phỏng vấn, phát phiếu hỏi đến những người tham dự để ta có thể biết được phản hồi của họ về workshop
Quá trình tiến hành buổi Workshop là gì?
Để buổi workshop diễn ra thành công nhất thì người tổ chức cần phải tuân thủ theo những quy tắc sau đây:
- Luôn luôn tôn trọng những quan điểm, ý kiến mà người tham dự họ đưa ra
- Thảo luận, trao đổi với nhau trên tinh thần cùng chia sẻ, học hỏi tích cực, lành mạnh
- Khung giờ thảo luận cần phải có những mốc thời gian nhất định để mà không làm ảnh hưởng đến những hoạt động khác
- Tập trung để thảo luận về các vấn đề chính
- Cần có sự tổng kết các ý kiến, từ đó đưa ra sự đồng thuận cuối cùng sau khi mà ta kết thúc buổi thảo luận
Xác định rõ vai trò của những người tham dự Workshop là gì?
Mỗi người tham gia vào buổi Workshop đều có vai trò riêng của họ, bạn tổ chức có trách nhiệm biết được vai trò của những người tham gia để đạt được kết quả như mong đợi.
Những nhà tài trợ cũng rất quan trọng
Các nhà tài trợ là những người hỗ trợ cho buổi Workshop theo nhiều cách khác nhau, thường là tài trợ về địa điểm tổ chức hoặc là kinh phí. Họ không nhất thiết phải có mặt tại buổi làm việc hay là chịu bất kỳ trách nhiệm nào về kết quả của buổi Workshop này. Quy mô của các hội thảo thường nhỏ, vì vậy nên những hạng mục để tài trợ cũng không nhiều.
Điều phối viên phải điều phối chính xác
Bạn là người đóng vai trò chính và là “người lãnh đạo” trong toàn bộ phiên làm việc của buổi hội thảo. Người ở vị trí này sẽ trình bày mục đích tổ chức và sẽ hướng dẫn những người tham gia thông qua các hoạt động của buổi Workshop cũng như là giám sát mọi thứ. Điều phối viên phải là một người rất tổng quát và phối hợp được với nhiều bộ phận khác nhau để mà có thể giải quyết các vấn đề phát sinh không mong muốn.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cụ thể để trả lời cho câu hỏi Workshop là gì cũng như là cách để có thể tổ chức một buổi Workshop đúng đắn và thành công nhất. Hy vọng bài viết trên sẽ có thể giúp ích cho bạn trong việc hiểu hơn về cách để có thể tổ chức một buổi Workshop là gì thật chuyên nghiệp.
