Việc quản lý đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Quản lý một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển và nâng cao năng suất làm việc. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp dùng chỉ số KPI để đo lường hiệu quả làm việc của nhân viên và quản lý doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhiều người thắc mắc rằng KPI là gì? KPI đem lại lợi ích gì? Và làm sao để xây dựng KPI cho công ty của mình. Hãy cùng chúng tôi giải đáp tất cả những thắc mắc về KPI qua bài viết dưới đây bạn nhé.

kpi-la-gi
Giới thiệu khái quát về KPI

Khái quát về KPI, KPI là gì?  

KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số thực hiện công việc. Thông qua chỉ số KPI, các quản lý có thể đánh giá và đo lường hiệu quả công việc của các phòng ban và cá nhân trong công ty. KPI sẽ thể hiện rõ ràng mức độ hoàn thành các công việc được đặt ra trước đó.  

Các công ty và các doanh nghiệp sẽ có những chỉ tiêu khác nhau, phụ thuộc vào chỉ tiêu và mục đích công việc của họ. Nếu như công ty có mục tiêu bán hàng, tăng trưởng doanh thu KPI sẽ được đo lường theo mức doanh thu, số sản phẩm bán ra. Tùy theo mỗi phòng ban trong công ty cũng có những chỉ tiêu KPI khác nhau. Đối với phòng nhân sự, KPI sẽ là số nhân sự mà họ tuyển vào, chất lượng của nguồn nhân lực,… 

KPI cũng có nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá hiệu suất làm việc của họ. Mục tiêu chung của công ty sẽ được đánh giá bởi KPI ở level cao. Các KPI ở level thấp hơn có tác dụng đánh  giá hệ thống và quy trình, hiệu quả làm việc của các phòng ban, các mục tiêu nhỏ lẻ. 

Tác dụng của KPI trong mỗi doanh nghiệp 

KPI đóng vai trò quan trọng và đem lại nhiều lợi ích với mỗi doanh nghiệp. Đối với chủ doanh nghiệp và những người quản lý, KIP sẽ giúp họ dễ dàng quản lý và theo dõi kết quả làm việc của các nhân viên. Thông qua hiệu suất làm việc của các nhân viên, quản lý có thể đề ra các chính sách lương và thưởng, phạt xứng đáng. Nếu các nhân viên không hoàn thành được các công việc, công ty có thể đưa ra những chính sách kỷ luật phù hợp. 

Đối với các nhân viên trong công ty, thông qua các chỉ tiêu của bảng KPI, nhân viên có thể sắp xếp và hoàn thành các công việc, nhiệm vụ của mình khoa học hơn, không bị bỏ sót công việc. Bảng KPI sẽ tạo ra động lực cho nhân viên, giúp họ yêu thích công việc hơn. Nếu họ bỏ sót hay chưa hoàn thành công việc kịp thời, họ sẽ có các biện pháp làm việc hiệu quả hơn. 

vai-tro-kpi
Vai trò của KPI đối với mỗi doanh nghiệp

>> Xem thêm Ngành markerting là gì?

Cách xây dựng bảng KPI hợp lý  

Xác định người chuẩn bị và lên kế hoạch KPI

Để bảng KPI được xây dựng hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các mục tiêu, xác định người lập kế hoạch KPI đóng vai trò rất quan trọng. Người đó cần hiểu rõ những công việc và mục tiêu của nhân viên. Bảng KPI cần đáp ứng đúng mục tiêu của các phòng ban trong công ty. Các phòng ban cần xác định được mục tiêu cụ thể và các công việc cần thực hiện. Các mục tiêu và công việc đó phải được thể hiện thật rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu. 

Xác định các chỉ số trong KPI 

Một trong những bước quan trọng trong cách xây dựng KPI là xác định các chỉ tiêu để đánh giá công việc. Các chỉ tiêu này sẽ đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên. Đồng thời, các chỉ tiêu nêu trên sẽ giúp đánh giá hiệu suất làm việc và giúp các nhân viên kiểm soát của công việc hiệu quả hơn. 

Các nhà quản trị cần xác định cụ thể KPI của từng bộ phận, từng chức danh và quy trình đánh giá. Tùy theo từng mục tiêu và từng loại bảng KPI mà chúng ta cần xác định khoảng thời gian phù hợp cho bảng KPI. Hiện nay, các nhà quản trị thường áp dụng mô hình SMART, đây là cách xây dựng KPI hiệu quả.

Mô hình SMART gồm có: S ( viết tắt của Specific) là mục tiêu cụ thể. M (Measurable) là có thể đo lường được mục tiêu đó. A (viết tắt của Attainable) tức là bạn cần xác định những mục tiêu nằm trong khả năng, và có thể đạt được. R (Relevant) có nghĩa là mục tiêu thực tế. Cuối cùng là T (viết tắt của Time Bound) có nghĩa là bạn cần đặt ra khoảng thời gian cụ thể cho các công việc. 

mo-hinh-kpi-la-gi-1
Mô hình SMART trong KPI

Khi xác định các công việc và chỉ tiêu, chúng ta có thể thấy rằng các công việc và mục tiêu được chia càng nhỏ thì càng dễ theo dõi làm việc hơn. Tuy nhiên, nếu chia quá nhỏ các đầu mục công việc, việc đánh giá và kiểm tra có thể sẽ gặp phải những khó khăn. 

Xây dựng mức lương thưởng gắn với bảng KPI 

Để thúc đẩy động lực làm việc và giúp nhân viên tuân theo bảng KPI một cách nghiêm túc. Các quản lý sẽ gắn mục tiêu KPI  với chế độ lương thưởng và kỷ luật phù hợp. 

>>Tìm hiểu thêm kiến thức về:

Kết luận 

Hiện nay, các bảng KPI được sử dụng rất phổ biến tại các công ty, văn phòng, giúp quản lý những công việc khác nhau. Bài viết trên đây của chúng tôi đã cung cấp những thông tin về KPI và cách xây dựng KPI hiệu quả. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn lập KPI nhanh chóng và chính xác hơn.